實現檔案科學化管理分析

王作艷

摘 要：檔案管理在社會各項事業的發展過程中所發揮的作用愈加凸顯，這與當前信息化時代的發展和進步有著極為密切的關聯，因此要實現檔案管理的科學化，將各項管理工作的機制建設得更為完善和健全，并逐步提升檔案管理的工作效率和質量，這樣才能逐步實現管理模式和制度建設的科學化。

關鍵詞：檔案；管理；科學化

檔案管理工作的重要性不言而喻，各單位和企業的管理層也更加注重對檔案的管理工作，但是現階段的檔案管理之中還存在一些缺陷和問題，這主要表現在管理制度上的缺陷和不足，進而導致很多檔案信息的搜集整理出現偏差和遺漏，這不利于科學化的管理模式的形成和迅速發展，因此要采取科學的舉措來提升管理水平，彌補管理漏洞。

1 檔案管理工作現況

信息和數據對于企業或者單位的生存發展的作用越來越大，檔案本身就是企業寶貴的信息資源，其使用價值被不斷放大，在實際工作中的使用頻率也越加的頻繁，但是對于檔案的管理工作來說，還存在很多漏洞，管理人員沒有積極的履行自身的職責，沒有對檔案的管理樹立相應的安全防護意識，管理體系還不健全，很多措施得不到及時有效的落實和執行，隨著計算機技術和信息技術的迅速發展，電子檔案以及檔案信息處理系統的應用極大的促進了管理效率的提升，并且檔案管理的工作質量也有了一定程度的增強，但是在系統的運維和安全性方面存在的風險問題還沒有得到徹底的解決，還需要進一步完善當前的管理制度，合理利用技術方法和手段不斷提升管理的質量水平。

2 如何實現檔案科學化管理

2.1 完善檔案管理制度

對于檔案的價值和重要性人們已經有了一個較為清晰和全面的認識，但是目前的首要任務和關鍵要點就在如何去完善當前的管理制度，來提高管理水平，進而實現科學化的管理模式。因此一方面要建立相應的法律規范，使檔案管理的工作有法可依，做事有依據和參考，另一方面要扭轉各企業和單位目前管理人員的工作觀念和態度，培養其認真履行工作職責的正確意識和良好的工作習慣，健全績效考核和監督問責的相關機制。

2.2 規范管理流程

檔案的管理是一項基礎性工作占據主要地位和部分的工作事項，通過對信息的搜集和整理，進而分析其信息的真假，評估對于企業發展的時效性和實用價值等多項工作為基礎，建立起相應的檔案來記錄和管理相應的信息資源，這期間涉及到的諸多工作環節和程序都需要制定規范化和標準化的管理工作的流程，并做好期間的交接和辦理手續等關鍵工作事項。

2.3 創新檔案管理理念

檔案管理涉及到方方面面的工作，隨著時代的發展管理工作會發生很大的變化，因此管理人員也要與時俱進，適時轉變自身對于檔案管理這項工作的看法和觀念，培養和樹立創新觀念。

3 提高檔案管理科學化水平的有效途徑

3.1 樹立先進的檔案管理理念，建立科學的檔案管理機制

具體的做法有：首先，我們應該借鑒當前所使用的一些最先進的管理理念，然后結合檔案管理的實際需求來制定比較先進的管理制度，對檔案管理工作中的諸多環節進行明確、細分，推行責任制的管理模式。其次，與計算機工程人員以及多媒體工程人士進行溝通與交流，將檔案管理與信息技術和互聯網技術進行有效的結合。最后，借鑒國外的檔案管理工作經驗，為國內檔案管理事業注入新的思想和動力。

3.2 提高檔案管理工作人員的綜合素質

其主要的做法是：一方面定期對檔案管理人員進培訓，培訓的主要內容圍繞著計算機、互聯網的應用技術以及信息技術、和現代化管理理念來開展，確保培訓能夠有針對性、目的性地提高檔案管理工作人員的現代化檔案管理工作能力和技術水平。另一方面，加強對檔案管理工作人員職業素養的培養和塑造，提高檔案管理工作人員的責任心和學習創新的能力。

3.3 制定標準化的檔案管理流程，確保檔案管理的高效性

標準化的檔案管理流程對于規范檔案管理工作中的每一個細節，從整體上很好的控制檔案管理工作的科學化有著重要的作用。具體的做法主要有：首先，我們應當改善檔案管理的條件。建立標準化的檔案室、配備專業素質較高的工作人員、制定比較完善的管理制度等等。其次，加強對檔案工作的監管力度，及時的進行檔案移交、審批。最后，對檔案進行細分化的管理，對重要檔案進行嚴格的監督監管，提高檔案的準確性和及時性。

3.4 建立電子檔案工作室，提高檔案網絡管理的水平

具體的做法主要是：（1）將電子檔案管理從檔案管理工作中獨立出來，對電子檔案進行專門化的管理；（2）給電子檔案工作室配備現代化的辦公工具，并安排系統維護人員以確保電子檔案管理工作的順利進行；（3）提高電子檔案管理工作人員的業務操作水平。提高檔案網絡管理的水平主要從強化檔案網絡系統的現代化水平以及確保網絡安全、不斷進行系統更新兩個方面進行著手。

4 關于檔案未來發展方向的探討

4.1 利用計算機互聯技術以及數字信息技術，實現檔案工作的保存、管理、利用的一體化

電子檔案隨著計算機互聯網的發展以及數字信息技術的發展已經逐漸的走向成熟，由于檔案內容里面的公式圖表以及分析圖等等需要專門的軟件進行處理，這些問題現代化的軟件工程早已能夠妥善的進行解決，我們需要做的就是將這種軟件廣泛的在檔案的建立者以及檔案的管理部門之間能夠廣泛的應用，使得檔案管理能夠擁有一個專門的系統實現檔案材料的保存、管理、利用一體化，將為檔案的發展提供一個巨大的飛升空間。

4.2 專業化的管理團隊，打造出地質檔案管理的現代化、科學化

隨著越來越多的人認識到管理對于經濟發展、對于事情的成敗有著至關重要的作用，越來越多的人開始著手管理學的學習，這也造就了大批優秀的管理人才活躍在當今的社會中。這就為檔案管理建立專業化的管理團隊提供了極大地可能性。

4.3 提高人們對檔案重要性的認識，依然是檔案管理工作努力的重要方向

雖然經濟的飛速發展給檔案的現代化管理提供了發展的機遇，但是我們建立檔案最終的目的依然是讓它以知識的形式傳播下去、擴散開來，為人類的持續發展提供動力和基礎。因此加大人們對于檔案利用的關注度，向人們傳播檔案利用的重要性和巨大的價值，也是未來我們要繼續堅持發展的重要方向。

5 結束語

總之，要使檔案工作有新的進展和突破，就要提高檔案管理科學化水平的有效性以及檔案管理了科學化水平提高的重要途徑、檔案管理未來發展的重要方向來綜合性的論述檔案管理科學化水平的提高。

參考文獻

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