提升照片檔案管理淺析

龐艷麗

摘 要：隨著檔案管理工作的發(fā)展，照片檔案作為重要載體和門類，在企業(yè)經營過程中具有保管和利用價值。但在實際工作中，照片檔案管理現狀已滯后與檔案整體發(fā)展水平。針對存在問題，查找原因，并對提升管理提出相應建議。

關鍵詞：提升；照片檔案；管理

照片檔案，以圖像為主要反映形式，是國家機構、社會組織及個人在社會活動中直接形成，有保存價值并輔以文字敘述的歷史記錄。作為檔案的一種載體形式，是紙質檔案的補充，也是檔案館館藏的重要組成部分。如何做好照片檔案的管理，提高歸檔質量和利用能力，是檔案工作必須解決的問題。為適應檔案工作的發(fā)展要求，要積極探索開展工作，提升照片檔案管理水平。

1 照片檔案管理現狀

照片檔案在檔案業(yè)務管理中，一是歸檔部門對照片檔案認識不夠，部分單位檔案管理人員在收集檔案材料時，只重點關注重要類別紙質資料，沒有把照片檔案納入為必須歸檔范圍，導致很多有價值的照片隨意散落，沒有集中整理歸檔，不能及時保護和規(guī)范管理。二是檔案管理部門標準不夠規(guī)范，管理方式滯后，不能緊跟檔案工作快速發(fā)展的需要，沒有及時制定管理制度和重視照片檔案業(yè)務管理。多重原因導致照片檔案作為重要聲像資料無法發(fā)揮其圖像價值作用，利用效果缺失。

2 照片檔案管理中存在的問題

（一）歸檔意識薄弱淡化。在工作管理過程中，歸檔單位對照片檔案歸檔意識薄弱，只側重收集歸檔文書、建設項目、設備、財務檔案等重要資料歸檔，沒有把聲像類的照片檔案也作為應歸必歸的資料范圍，導致照片收集歸檔工作緩慢，甚至嚴重滯后，照片資料隨意散放流失，部分重大事件和重要項目的珍貴照片資料缺失歸檔。

（二）收集整理過程不夠規(guī)范標準。照片檔案整理不夠規(guī)范，作為檔案管理機構，受管理理念、經費、制度缺失等多重情況，許多檔案室只是零亂地將照片放在規(guī)格不一的影集里，隨意用便簽標號，整理沒有統一標準；照片檔案的文字說明，沒有完整地將一張照片的事由、攝影者、時間、地點、人物、背景六要素標注齊全完整；也存在只將照片歸檔，不存原版底片的問題；同時也出現照片存放不善，照片畫面遭受發(fā)黃霉變、丟失和損毀現象，這給照片檔案的保管保護和提供利用帶來不便。

（三）照片檔案保管存在問題。照片檔案的歸檔從發(fā)展階段看，分紙質歸檔電子歸檔兩種方式。都是隨著事件結束后，選取具有代表性的照片沖洗隨同膠片底板同時歸檔，保管中以年度分類，實體照片已相冊保管存放與檔案庫中；隨著信息時代的發(fā)展，照片電子檔案歸檔也在進行，庫藏保管以電子數據為主。無論是照片實體檔案歸檔保管、還是電子檔案歸檔保管，都對檔案庫館的保管條件、裝具、溫濕度標準都一定要求。許多檔案機構在保管過程中沒有達到標準存放、科學保護。

3 照片檔案管理的規(guī)范

照片檔案管理應科學規(guī)范。歸檔要齊全完整，做到照片、底片和說明三部分相符，要維護照片檔案的有機聯系和歷史完整性。照片的歸檔范圍，要涵蓋反映本單位主要職能活動和工作成果的照片都要歸檔。一次事件、會議、活動，同一主題形成的照片，在整理歸檔時可按日程或活動順序選取主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾的幾組照片保存。照片沖洗加工后，由歸檔單位整理并編寫說明，及時向檔案機構移交歸檔。照片檔案的整理，應參照年度企業(yè)大事記等依據，按照時間進行分類排序，文字說明要綜合運用六個要素，概括反映照片影像的全部信息，文字簡潔通暢，一般不超過200字。在保管的時候使用質量優(yōu)良的檔案裝具，控制庫房溫度在14—24℃，濕度控制在45-60%較為適宜。同時要做到防塵、防光、防潮、防蟲、防霉、防盜、防水、防火等措施。數碼照片歸檔應為JPEG或TIFF格式。

4 如何提升照片檔案管理的建議

（一）強化歸檔意識。各歸檔單位要提高思想認識，在重大活動、重大會議的組織與宣傳時強化檔案意識，認真執(zhí)行照片檔案管理辦法和集中統一管理的原則，加強照片檔案的收集歸檔工作。

（二）完善管理制度。進一步完善實際操作性強、可指導業(yè)務工作的管理制度，編制《照片檔案管理辦法》、《照片檔案收集整理實施細則》等制度，提出統一標準，實現規(guī)范化管理。

（三）加強培訓力度。各級檔案管理部門要加大力度開展照片檔案知識的培訓，指導照片檔案按規(guī)范進行整理，強化收集、整理、歸檔等工作環(huán)節(jié)，使照片檔案能夠行之有效服務與企業(yè)。

（四）提升管理水平。針對照片檔案的工作開展情況，檔案管理人員要提升責任心和業(yè)務技術能力，主動開展工作，不斷學習新知識，提高綜合水平，以適應檔案發(fā)展的新要求。

要提升照片檔案的管理，就要針對性的解決問題，強化歸檔意識、保持收集齊全完整、整理規(guī)范、保管設施完善，確保照片檔案資源豐富，充分體現利用價值，提升服務能力。

參考文獻

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