檔案數字化建設存在的主要風險和控制初探

李春燕

摘 要：在當今信息化時代，檔案行業也開始了數字化建設，借助先進的信息技術，有效地提高了工作效率和工作質量。在當前數字化建設過程中，還需要警惕網絡安全、信息真實完整性，以及人為原因造成的一些問題，所以必須堅持從實際出發，開展科學的管理措施，有效地防范和控制各種風險，促進我國檔案事業的數字崛起。本文主要探究了檔案數字化建設存在的主要風險和控制措施，以供參考交流。

關鍵詞：檔案；數字化建設；風險；控制措施

隨著科學技術的不斷進步，互聯網和計算機正在深刻地改變著人們的生產生活方式，越來越來的行業已經開始發展數字化建設，有力地促進了工作效率的提高，同時也提高了工作質量。當前檔案工作的數字化建設進程也開始了，但需要注意的是，在建設過程中由于網絡的開放性，可能會存在一些風險，相關檔案管理部門應該實施有效的措施，切實控制好這些風險隱患，保障檔案數字化建設的順利推進，全面提高數字化檔案的質量。

1 檔案數字化建設的核心內容

推進檔案信息管理的數字化，首要工作就是建立檔案信息數據庫，即必須實現普通文件處理向數字信息管理系統的轉化，并科學開發和設計檔案信息數據庫系統，這屬于檔案數字化工程的關鍵核心與基礎工作，更是檔案數字化建設中的主體工程。此外，要建立和健全技術保障體系，必須從計算機網絡技術安全以及檔案信息的系統安全等多個方面來保障檔案數字化建設的順利進行。在這方面，需要啟動入侵檢測及訪問控制的聯動，并建立科學完善的網絡化病毒防范體系，并采取防竊取和用戶身份認證等手段，加強檔案數據的安全隔離、加密和災難備份等。

2 檔案數字化建設存在的主要風險

1.網絡技術風險

檔案在互聯網的開放性環境下，必然存在著因為計算機技術方面帶來的風險。首先，互聯網作為開展的環境，檔案必然使用共同的網絡系統，檔案在傳遞的過程中也因此存在嚴重安全隱患；其次，雖然當前數字信息運行管理的法律法規不斷健全，但是當前構筑的信息安全體系仍不足以消除所有的安全隱患和風險因素，檔案在網絡環境下仍然容易受到攻擊[1]；最后，檔案中必然涉及到很多敏感信息，這些信息對網絡環境的要求更嚴格，對風險防范的要求更高，由于種種原因的限制，有些單位還不能保證在相對安全的環境下進行檔案數據信息的傳遞，增強了檔案風險。

2.真實性風險

首先，可能會因為網絡環境的改變，軟件版本的不同，造成檔案數據信息的變化；其次，在現有技術條件下，還很難保證檔案原真內容，再加上網絡環境的不兼容，軟件病毒出現等，都會造成失真風險；最后，在檔案的數字化加工過程中，還可以因為計算機設置的參數不同，加之網絡易改變數據，使數字化檔案不能反映檔案原貌。

3.完整性風險

由于檔案數據存在客觀條件的不同，相關設施設備支持方面的不足，導致檔案數字化內容的完整性的缺失。首先，電子文檔在生成、使用、傳遞等各個環節都可能使檔案遭到破壞，使檔案數據受到缺失風險；其次，現有的管理機制還不足以保證檔案的完整，存在著數據被篡改，檔案存在次序混亂，元數據不完整等情況。

4.安全保密風險

保證數字化檔案的安全性，在現實信息化網絡環境中，通常面臨著越來越多的不確定因素，特別是利用互聯網進行檔案數據的交換時，往往由于較小的疏忽，都可能導致電子檔案數據泄密問題，從而帶來較大的風險隱患。

5.人為管理風險

檔案數字化建設工程也同樣需要由人進行操作，由于現有人員的素質不滿足檔案數字化建設的需求，常常導致檔案數字化建設中承擔了不必要的風險 [2]。比如一些工作人員不具備完備的檔案數字化專業知識，不能熟練的操作相關設備，不能有效處理難題，給檔案數字化帶來風險。

3 檔案數字化建設中風險的控制措施

檔案信息化工作是一個龐大的系統工程，在推進中會遇到各種各樣的困難和挑戰，面對諸多問題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢，解決新問題，加快檔案信息化的進程。

1.加大投入力度，滿足建設發展需求

做好檔案數字化建設的風險控制工作，必須加大對檔案數字化建設投入力度，不斷滿足檔案數字化建設的發展需求，提高檔案數字化建設風險防控的針對性。首先，提升檔案數字化建設中風險防控的重要地位，提高領導對風險防控工作的重視程度，圍繞風險防控制度科學的防控制度和嚴格的防控程序，規范檔案管理人員和使用人員的操作程序；其次，對檔案數字化建設給予必要的經費保障，全面加強檔案數字化設施設備的建設，提升必要的軟硬件支持，特別是引進先進的安全防控設備，這樣才能有效地防范各種網絡安全問題；另外，檔案信息技術特別是檔案數據庫等基礎技術，更應該使用自己的技術，把主動權掌握在自己手里，通過對檔案中介企業的扶持與引導，使企業能做大做強，進而促使企業投入更大的人力、物力來開發檔案新技術，促進檔案事業現代化發展。

2.提高安全防范意識，有針對的解決問題

做好檔案數字化建設的安全防范工作，必須提高檔案數字化安全防范的意識，有效識別和歸類各種風險，針對具體風險使用科學的防范措施。首先，要樹立居安思危的意識，時刻注重研斷檔案數字化管理工作的安全形勢，圍繞檔案管理的風險情況，做好必要的預防監管措施；其次，根據檔案數字化日常運行情況，加強對檔案數字化運行過程中的問題收集匯總分析，圍繞系統存在的漏洞，進行制度上的全面修訂，不斷解決檔案數字化在制作、傳遞、使用過程中存在的實際問題[3]。

3.加強人才隊伍建設，注重培訓和選拔

做好檔案數字化建設工作，有效防控檔案數字化建設過程中存在在的風險，必須打造一支素質良好的專業檔案數字化建設隊伍，滿足檔案數字化管理的實際需求。一方面，要加強復合型檔案人才的選拔和培養工作，為單位的檔案數字化建設工作選擇合適的人才，不斷充實檔案數字化建設需要的信息技術，網絡安全，檔案管理信息化方向的人才[4]；另一方面，對于檔案管理部門和檔案使用人員，應該進行專門的信息化知識和能力培訓，全面提高相關人員的信息技術操作能力，使檔案管理人員和使用人員掌握相關的操作方法。

4.建立風險監控體系與機制

在硬件方面，要建立自動化的防火系統和計算機技術防范系統；在軟件方面，應當進行實時監控，并及時地對計算機病毒庫進行更新，以阻止各類非法訪問及網絡攻擊等行為。同時，還應當定期地對各項安全保密工作進行檢查，尤其是要保證涉密的檔案數字化信息和互聯網進行徹底的物理隔離，如果發現存在問題，則應當及時上報和立即處理，防止失誤[5]。

4 結語

總之，在當今信息化時代，很多行業都已經開始了數字化建設，在檔案事業數字化建設工作過程中，相關人員必須要樹立風險意識，做好風險分析，實施有效的防控措施，加大設施投入，建設優秀的人才隊伍，從而科學地統籌規劃，扎實地推進整個工作有序的開展，這樣才能真正實現檔案工作的數字化管理，不斷提高管理質量，為人力資源管理工作提提供更好的支持。

參考文獻

[1]謝建云.檔案信息化建設中安全工作思考[J].中國管理信息化，2014（04）：58-59.

[2]梁景智.檔案數字化建設存在的主要風險和控制[J].檔案管理，2015（04）：33-34.

[3]鄧楊.檔案信息化建設的風險及防控措施[J].蘭臺內外，2016（10）：120-122.

[4]吳寧寧.案信息化建設的風險及防控措施分析[J].智能城市，2016（08）：40-41.

[5]譚鑫.高校檔案數字化管理中安全風險評估研究[J].辦公室業務，2015（07）：85-86.endprint