高校會計檔案信息化管理研究

摘要：在新的時代環(huán)境下，加快推進發(fā)展會計檔案信息化或數(shù)字化是提升高校財務管理水平的重要抓手。利用與時俱進的信息化技術使高校會計檔案管理與服務得到創(chuàng)新發(fā)展，對提高高校財務管理效–率具有重要的意義。

關鍵詞：高校；會計檔案；信息化管理

隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展變革，高校財務管理和服務的方式也在不斷創(chuàng)新進步。尤其是我國政府在2015年下發(fā)了雙一流方案（即《統(tǒng)籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》），明確指出要“總體規(guī)劃，分級支持”、“強化績效，動態(tài)支持”和“多元投入，合力支持”，說明未來高校經費來源將會更加立體化、多元化，同時管理的重點也由以往的“投入型”向更加突出績效評價的“績效型”轉變。因此，在這樣的背景下，高校的財務管理和服務方式也要不斷創(chuàng)新進步。隨著我國高校財務信息化的發(fā)展，財務管理的很多方面都完成了信息管理，但是會計檔案的管理相對落后，還處在紙質憑證的整理、裝訂、歸檔、保存、查閱等傳統(tǒng)的層面。因此，會計檔案管理的信息化或數(shù)字化將是未來高校財務管理的重要改革舉措。利用信息化技術使高校會計檔案管理與服務得到創(chuàng)新發(fā)展，從而為提高財務管理的效率和提升財務管理的水平奠定基礎。

一、研究背景

（一）高校管理改革和效率提升的內在要求

隨著管理改革的推進，高校對學校網絡化和數(shù)字化建設的重視程度也越來越高，因此建立數(shù)字化檔案已經成為全面推動高校管理改革的重要舉措。通過高效財務檔案管理數(shù)字化建設，從而提升高校財務管理效率，進一步打造公開、透明的高效財務管理體系，同時也是我國改革高校管理體制的重要舉措。

（二）克服當前會計檔案管理弊端的必由之路

傳統(tǒng)的高校會計檔案管理主要通過手工方式，以紙質為載體進行管理。主要存在以下弊端：原始會計檔案的保存主要以紙質為載體，無法利用信息化的手段進行數(shù)據(jù)挖掘和信息分享。受限于紙質載體，會計檔案在保存過程中受到自然壞境的影響，很容易出現(xiàn)信息缺失、損毀；保存的期限也受限于載體的特質，無法實現(xiàn)長久保存。進一步來說，會計檔案一旦形成，只能在單位內部保存，外借和轉移成本非常大，因此為會計稽核、審計帶來困難，無法實現(xiàn)遠程和實時監(jiān)督，不利于會計管理中的問題查找和補救。

（三）未來高校會計智能化發(fā)展的關鍵步驟

隨著高校會計信息化建設的不斷推進，高校財務管理也逐漸從原來的手工階段過渡到信息化階段，財務報賬、財務控制等逐步實現(xiàn)了財務數(shù)據(jù)信息化和數(shù)據(jù)共享，但是原始憑證等材料作為會計記賬的原始依據(jù)、會計核算的起點和基礎，只有實現(xiàn)其信息化才能滿足高校未來會計管理智能化發(fā)展趨勢，從而利用大數(shù)據(jù)技術對會計檔案進行分析、挖掘，找出相應關聯(lián)規(guī)則，為后續(xù)改進和完善會計管理提供決策支持。

二、高校會計檔案信息化推廣存在的問題

（一）檔案信息化后要保證檔案的特性不變

惟一性和憑證性是會計檔案的最基本特性，因此，會計檔案的信息化處理必須做到電子檔案一旦形成則不可變更，從技術上保證其“永久化”。其次，會計檔案保存的主要作用就是以備日后核查，因此會計檔案信息化系統(tǒng)的應該能夠適應海量的數(shù)據(jù)，同時數(shù)據(jù)格式應該能夠便于快速的檢索。最后檔案信息化要考慮信息化的未來發(fā)展方向，便于信息化后的檔案能夠被將來的技術所兼容，從而提升信息化檔案的利用效率。

（二）原始檔案的保存規(guī)范應符合信息化要求規(guī)范

日常報銷過程中產生的各類票據(jù)和憑證是高校會計檔案的主要組成部分。這些檔案的生成過程具體如下：發(fā)票和憑證等材料通常由報銷人員以相互重疊的方式黏貼在報銷憑證單據(jù)上；按照財務管理人員的要求，報銷人員會在票據(jù)上寫說明、簽字、蓋章等，有時甚至會寫在票據(jù)背面；最終財務人員將報銷完畢的票據(jù)和憑證進行打孔裝訂留存成為檔案。從以上過程可以看出，目前高校會計憑證的生成和檔案的保存于對于信息化非常不利，比如掃描和拍照不方便。因此應采用更加便于信息化的方式，比如要求發(fā)票或原始單據(jù)以不相互重疊的方式粘貼在A4紙上或者單獨分開放置等方式進行保存，從而提高信息化效率。

（三）建立有效的檔案信息安全保障體系

檔案信息化所使用數(shù)據(jù)庫的安全性是檔案信息化建設的重中之重。由于現(xiàn)有信息化系統(tǒng)固有的特性和存在的風險，因此相較于傳統(tǒng)紙質檔案管理，檔案數(shù)據(jù)庫日常維護、運營過程中的風險管理將更加的復雜，對相關管理人員的要求也更加苛刻。檔案信息化后的安全保障體系主要包括存儲安全和信息使用安全。

存儲安全即包括數(shù)字化信息本身在保存過程中的安全、不能被破壞或者發(fā)生錯誤，同時也包括數(shù)字化信息所依附的實體——存儲介質的安全性。因此，首先檔案信息化后的數(shù)字信息需要保存在專門的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應該做到內外網分離，寫入和讀取分離，主數(shù)據(jù)庫和備份數(shù)據(jù)庫的實時同步，以此來保證數(shù)據(jù)信息本身的安全性；同時，存儲數(shù)字化檔案的場所應該是專用的，服務器和磁盤要有專門的安全認證，相關場所應該配備全天候的監(jiān)控措施并有專人負責。

其次是使用安全，使用安全主要指在規(guī)定的時間給符合資格用戶使用。數(shù)字檔案的信息共享和使用是檔案信息化的最大吸引力，但同時也是檔案管理面臨的最大挑戰(zhàn)。使用安全面臨的挑戰(zhàn)其實主要源于網絡化本身所存在的隱患，比如網絡攻擊造成的服務中斷，通過身份偽裝進行數(shù)據(jù)竊取等。因此，數(shù)字化后的檔案信息在使用過程中首先要做好網絡安全的防護。具體的做法包括比如將內網和外網分離，不同網絡環(huán)境下用戶對數(shù)據(jù)的使用權限嚴格區(qū)分，從而防止惡意攻擊或篡改數(shù)據(jù)，具體包括：第一，會計檔案的存儲服務器必須徹底切斷與Internet直聯(lián)，限制在本單位內網中通過獨立的局域網連接，外部的訪問需求可采用安全的接口方案進行調用；其次，對檔案重要程度進行分級，對不同級別的檔案電子化數(shù)據(jù)采用不同級別的安全策略進行管理，同時嚴格區(qū)分用戶權限，不同級別的用戶所能訪問的數(shù)據(jù)被嚴格控制。endprint

（四）加大軟硬件設施建設和加強人才培養(yǎng)力度

由于會計檔案信息化管理的特殊性，因此需要有與之相配軟件和硬件設施的支持，比如：用于數(shù)字化檔案存儲和備份的服務器以及標準機房，用于將紙質檔案轉換為數(shù)字化檔案所用的自動掃描儀、高拍儀等專用器材，同時還要配備對相應設備和場所進行實時監(jiān)控的監(jiān)控系統(tǒng)。從軟件供應商的選擇到系統(tǒng)運營維護服務的提供商選擇都要嚴格篩選，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。其次，由于會計檔案的信息化管理從管理方式到管理過程都區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質化檔案管理，因此，會計檔案信息化管理人員的業(yè)務能力和專業(yè)知識都提出了更高的要求，而管理人員的素質的高低直接影響會計檔案管理的質量。會計檔案信息化需要既理解財務管理實務有掌握信息化技術的人員來操作和維護會計檔案信息化管理需要配置熟悉信息化操作的會計檔案管理工作人員。

（五）建立完善的會計檔案信息化管理體系

檔案信息化帶來了管理制度和管理手段的變化，因此要使檔案信息化發(fā)揮最大效用，就必須要建立完善的信息化檔案管理制度。首先，高校會計檔案信息管理人員要深入分析現(xiàn)有會計檔案的類別、重要程度，建立數(shù)字化檔案的分類分級管理體系。其次，深入研究和理解現(xiàn)有法律法規(guī)方面會計檔案管理的相關規(guī)定和要求，使信息化會計檔案管理具有法律上的完備性，保證檔案信息化的管理方法和規(guī)定符合審計監(jiān)督部門的監(jiān)管要求。最后，明確信息化檔案管理的使用權責，建立信息化檔案的產生、制作、使用、更改和銷毀流程。

三、結語

會計信息檔案是高校財務工作的重要記錄，也是高校管理和發(fā)展中所留存的重要資源。所以高校會計管理部門必須隨著管理技術的進步不斷升級管理措施，推動會計檔案管理的規(guī)范化和有效性，促進高校改革的進一步深入。

會計檔案影像化管理是指利用信息技術實現(xiàn)各類記賬憑證、檔案資料和電子交易流水數(shù)據(jù)的匹配關聯(lián)影像化存儲以及以影像為基礎的在線查詢和調閱。本文首先闡明了高校會計檔案進行影像化管理的實施背景和需求，然后探討了實施高校會計檔案影像化管理工作可能面臨的問題及解決辦法：會計檔案完成數(shù)字化信息化的過程要確保檔案的特性不變，并在此前提下，盡量做到數(shù)據(jù)的有效共享，以利于未來更廣領域的復用和使用；進一步規(guī)范原始檔案的保存形態(tài)，以利于快速便捷規(guī)范的數(shù)據(jù)信息化；必須建立有效的檔案信息安全保障體系，確保檔案的存儲安全和使用安全；從軟件、硬件兩方面加強基礎設施建設，并且從人才培養(yǎng)角度提出對電子化檔案的管理人員的要求；建立完善的會計檔案信息化管理體系以利于全面推進高校會計電子檔案管理工作。

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（作者單位：天津大學財務處信息管理科）endprint