如何加強(qiáng)新時期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)初探

沈毅遠(yuǎn)

摘 要：對于任何一個行政機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位來說，辦公室都是一個必不可少的部門，這一服務(wù)機(jī)構(gòu)很強(qiáng)的綜合特征，關(guān)系到內(nèi)部工作的協(xié)調(diào)管理和外部的聯(lián)系溝通，可以說對單位自身能否健康可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。但是當(dāng)前辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)方面存在著很多的問題，工作人員自身素質(zhì)和工作效率都有待提高，新時期必須要做好辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)工作，這樣才能滿足社會發(fā)展的需要，才能真正承擔(dān)起辦公室的工作職責(zé)，保障整個單位的健康良性發(fā)展。本文主要探究了新時期加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)的建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時期；辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)；作用；問題；建議

辦公室承擔(dān)著一個單位中各項事務(wù)上傳下達(dá)的任務(wù)，是各種信息的中轉(zhuǎn)站，同時也要負(fù)責(zé)溝通和接待外部人員，對促進(jìn)整個單位的內(nèi)外部和諧發(fā)展具有重要的意義。在當(dāng)前社會不斷發(fā)展和市場經(jīng)濟(jì)改革深入推進(jìn)的背景下，對辦公室業(yè)務(wù)又有了新的要求，以往存在的各種工作質(zhì)量和效率方面的問題必須要進(jìn)行有效的改進(jìn)，通過深入開展改革，加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)，保障單位和單位的持續(xù)健康發(fā)展。

1 辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)的重要作用

辦公室是一個管理工作的核心部門，各個辦公室分擔(dān)著不同角色，處理著不同事務(wù)，相互交流與合作、統(tǒng)籌兼顧，最終達(dá)成一致，制定出適合行政機(jī)關(guān)或事業(yè)單位發(fā)展的最佳模式，并且對內(nèi)外部環(huán)境起著重要的促進(jìn)作用。對于外部環(huán)境，辦公室主要有對外交流與溝通、接待、聯(lián)系等工作職能與作用。對于內(nèi)部環(huán)境，辦公室對內(nèi)部的協(xié)調(diào)溝通和下達(dá)上傳以及參謀監(jiān)督的作用，參與到地戰(zhàn)略性決策中，并為內(nèi)部決策提供重要的信息資源和一些良好的建議[1]。另外，辦公室還要對各個部門的工作進(jìn)行輔助，監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)決策的落實(shí)情況。因此，辦公室業(yè)務(wù)在一個單位或者單位中具有很重要的地位和作用。

2 當(dāng)前辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)存在的主要問題

在新形勢的發(fā)展背景下，社會市場中存在激烈的競爭，這就需要辦公室業(yè)務(wù)發(fā)揮到極致，提高決策的科學(xué)性，只有這樣才能讓單位內(nèi)部更加團(tuán)結(jié)，讓單位發(fā)展更具競爭力。但是當(dāng)前很多單位的辦公室工作存在著一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 對外來人員的信息錄入問題

單位需要隨時與社會進(jìn)行溝通，加強(qiáng)與單位外來人員的交流與合作。但是在溝通的同時，單位辦公室往往不能完全掌握外來人員的信息錄入情況，可能會給單位的管理工作增加難度。另外，如果外來人員在進(jìn)入單位學(xué)習(xí)、交流時，得不到辦公室重視，就會使外來人員對單位形成不好的印象，不利于單位的進(jìn)步與發(fā)展。

2.2 信息傳遞不及時

在大多數(shù)單位中，普遍實(shí)施8小時工作制度，有些辦公室人員存在“上午盼午飯，下午盼下班”等消極思想，對本職工作不上心，有時候上級領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)了命令，辦公室不能及時地將信息傳達(dá)到下級區(qū)域，不僅耽誤了單位工作人員對新命令的了解，影響了決策信息的時效性，更是阻礙了單位的健康發(fā)展[2]。

2.3 辦公室人員的自身素質(zhì)問題

受傳統(tǒng)的管理理念影響，辦公室人員存在嚴(yán)重的懶惰心理，創(chuàng)新意識較差，不能對新出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時的研究與解決。有的只會紙上談兵，實(shí)際工作經(jīng)驗不足，不能給出有效的建議，影響單位決策的科學(xué)性。還有的辦公室人員開會時不善于思考，在工作時利用辦公用具做工作之外的事，如利用電腦玩游戲、購物等，心理狀態(tài)極度松散，缺乏工作責(zé)任意識。還有一些辦公室人員存在自私心理，辦公室內(nèi)存在著惡意競爭，相互排斥。另外，有的辦公室人員的工作態(tài)度不夠端正，不能完全遵守辦公室的各項規(guī)章制度，在上班期間處理私人問題，存在遲到早退現(xiàn)象，還有一些工作人員存在灰色收入，這些情況都會給辦公室業(yè)務(wù)造成極大的負(fù)面影響。

3 新時期辦公室存在問題的解決措施

3.1 提高辦公室人員的綜合素質(zhì)

1.熱情接待外來人員

新時期的辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)工作的理念核心是合作共贏，辦公室人員對外來人員要熱情和積極，樹立好正確的迎接態(tài)度。提高單位對外部環(huán)境能夠的良好形象，構(gòu)建辦公室良好的外來人員迎接氛圍，促進(jìn)單位對外的親切友好交流。另外，對于外來人員參觀和來訪要詳細(xì)記錄，并對交流比較好的外來人員進(jìn)行及時的跟蹤和回訪，使得這次交流更有意義和價值。

2.上級指示要立刻執(zhí)行

辦公室人員在面上級下達(dá)的指令時要馬上執(zhí)行，并保證執(zhí)行工作的質(zhì)量和效率。在對下級進(jìn)行傳送信息時，要保證信息的準(zhǔn)確性和精確性，防止因傳送信息的失誤而影響了部門的工作質(zhì)量和效率。在上級下達(dá)工作指示后，辦公室業(yè)務(wù)人員在進(jìn)行相關(guān)的調(diào)研時要根據(jù)其指示進(jìn)行部門間的溝通和交流，使得單位的利益實(shí)現(xiàn)最大化。因此，辦公室業(yè)務(wù)人員要嚴(yán)格按照“隨時聽令——迅速出動——全程保通——信息致勝”的過程進(jìn)行，從而完善辦公室業(yè)務(wù)假設(shè)工作，另外辦公室人員要勤于學(xué)習(xí)，不斷的豐富和完善自身的知識儲備，有利于對辦公室工作效率和質(zhì)量的提高和強(qiáng)化。同時，具備豐富的專業(yè)知識和技能可以為解決辦公室工作中出現(xiàn)的問題打下堅實(shí)的基礎(chǔ)，從而有效提高辦公室工作水平，加強(qiáng)單位整體的管理水平。

3.克服懶惰，樂業(yè)奉獻(xiàn)

辦公環(huán)境會直接影響到辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)的實(shí)施和發(fā)展，克服辦公室人員懶惰心理是每一個單位或是單位提高管理有效性的重要途徑和方法。辦公室工作“重、苦、雜、難”，加班加點(diǎn)是常事，埋頭苦干是常態(tài)。但同時，辦公室處于上級與下級的聯(lián)系點(diǎn)、決策與實(shí)施的結(jié)合點(diǎn)、協(xié)調(diào)與服務(wù)的關(guān)鍵點(diǎn)，是一個磨練人、鍛煉人、成就人的極好平臺。應(yīng)引導(dǎo)辦公室工作人員牢固樹立無怨無悔的奉獻(xiàn)精神、狹路相逢勇者勝的亮劍精神，以陽光的心態(tài)，正確認(rèn)識苦與樂、得與失的關(guān)系，視擔(dān)當(dāng)為使命、視職責(zé)為生命，把愛崗敬業(yè)作為工作的立足點(diǎn)和基本點(diǎn)，在繁忙中體會快樂，在奉獻(xiàn)中感受自身價值[3]。要培養(yǎng)辦公室人員的奉獻(xiàn)精神，使辦公室人員能夠養(yǎng)成吃苦耐勞的堅韌性格，以及不計較個人得失的寬廣胸懷，將單位的利益放在第一位，樹立主人翁意識。endprint

4.學(xué)習(xí)上要學(xué)用相長

當(dāng)今世界發(fā)展變化很快，新情況新問題新事物層出不窮。作為辦公室工作人員，如果不加強(qiáng)學(xué)習(xí)，就很難跟上時代的步伐、跟上領(lǐng)導(dǎo)的節(jié)奏、適應(yīng)工作的需要。應(yīng)有本領(lǐng)不夠的危機(jī)感，以時不我待的精神，一刻不停地增強(qiáng)本領(lǐng)，堅持有的放矢地學(xué)、廣泛涉獵地學(xué)、持之以恒地學(xué)，不斷完善知識結(jié)構(gòu)、加速能力養(yǎng)成，在學(xué)習(xí)中提升參謀決策服務(wù)水平、增強(qiáng)破解難題能力、拓寬戰(zhàn)略思維視野，爭做“提筆能寫、開口能說、問策能對、遇事能辦”的綜合型人才[4]。

3.2 加強(qiáng)信息調(diào)研工作

由于知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和壯大，信息在目前經(jīng)濟(jì)市場中的地位愈發(fā)的凸顯出來，并逐漸被人們所重視和認(rèn)可。信息是一個單位進(jìn)行戰(zhàn)略決策和工作方向指導(dǎo)的重要依據(jù)和數(shù)據(jù)支撐，為單位的發(fā)展方向起著非常重要的引導(dǎo)作用，調(diào)研是獲取市場信息的重要渠道之一。因此，辦公室要重視調(diào)研工作，并收集的信息規(guī)劃和整合后準(zhǔn)確及時的信息提交到單位的決策部門，使得整個單位的決策更加準(zhǔn)確、高效，從而為單位的經(jīng)濟(jì)利益提供了基本的保障。信息工作在辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)工作中屬于一種經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作，因此單位領(lǐng)導(dǎo)層要重視對信息人力、財力、物力的投入，并積極組建信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而使單位管理變得更加信息化和時代化，提高管理水平。

3.3 做好業(yè)務(wù)落實(shí)及協(xié)調(diào)督辦工作

辦公室是單位的管理核心部門，同時也是一個綜合性比較強(qiáng)的部門，不僅要進(jìn)行各個部門的溝通和調(diào)節(jié)，還要參與到單位的各個決策和會議中，并把異己定的規(guī)章制度落到實(shí)處，輔助領(lǐng)導(dǎo)或是決策者處理好日常實(shí)際的工作內(nèi)容。因此，辦公室工作要詳細(xì)而具體，強(qiáng)調(diào)處理的每一件事情要做到“有結(jié)果”，為了實(shí)現(xiàn)辦公室工作的落實(shí)，辦公室要按照工作的要求與標(biāo)準(zhǔn)通過有效的手段和方法，進(jìn)行及時的跟蹤和監(jiān)督，將辦公室的具體任務(wù)和工作落到實(shí)處，提高單位整體的管理水平和效果。另外，辦公室工作具有瑣碎繁多的特點(diǎn)，在處理問題上給辦公室人員帶來了很高的挑戰(zhàn)，因此辦公室工作重視協(xié)調(diào)督辦，并將辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)實(shí)行制度化與規(guī)范化，將上級的致使落實(shí)到辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)中，從而使得辦公室的調(diào)節(jié)作用與辦公室工作理念和思想認(rèn)識具有一致性。

3.4 加強(qiáng)辦公室工作的執(zhí)行力

在辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)中，執(zhí)行力是建設(shè)的核心和基礎(chǔ)，也是貫穿在整個辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)中的核心因素。因此要重視辦公室工作的執(zhí)行力，從而強(qiáng)化辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)工作的有效性。首先，要全面培養(yǎng)辦公室人員的奉獻(xiàn)精神，從而在繁瑣復(fù)雜的辦公室工作中能夠吃苦耐勞，不計較個人得失，將單位利益放在重要的位置；其次，辦公室人員要有協(xié)調(diào)能力。在實(shí)際的辦公室工作中對領(lǐng)導(dǎo)掌握身份，對同事以禮待人，堅守自己的原則和標(biāo)準(zhǔn)，并在實(shí)際的辦公室工作中要較強(qiáng)的時間觀念和務(wù)實(shí)作風(fēng)；最后，要重視督辦能力。在單位規(guī)劃發(fā)展方向或是做出決策時，辦公室人員要根據(jù)實(shí)際的事項標(biāo)準(zhǔn)與目標(biāo)進(jìn)行跟蹤與監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題要及時上報給領(lǐng)導(dǎo)層，并始終堅持“求結(jié)果”的督辦原則，從而提高單位整體的管理水平。

3.5 注重標(biāo)準(zhǔn)細(xì)節(jié)，強(qiáng)化服務(wù)保障

細(xì)節(jié)決定成敗。辦公室工作無小事，每一項工作都“牽一發(fā)而動全身”，一旦失誤就很難彌補(bǔ)。應(yīng)發(fā)揚(yáng)極端負(fù)責(zé)、精益求精的精神，強(qiáng)化服務(wù)理念、質(zhì)效意識和底線思維，重細(xì)節(jié)、講細(xì)心、求細(xì)致，凡事多回頭、多檢查，盡可能把各種可能的情況想全想透，把各項措施制定得周詳完善，扎實(shí)做好辦文、辦會、保密、值班等工作，做到“文出我手無差錯，事交我辦請放心”，于細(xì)微之處見精神，在細(xì)節(jié)之間顯水平[5]。

3.6 打造和諧的工作氛圍

辦公室人員大部分時間都是在辦公室度過的，如果不能打造一個和諧健康的環(huán)境，則會對工作人員的積極性與辦公效率造成影響。因此，可以在辦公室擺放一些盆栽，緩解員工的視覺疲勞。還要加強(qiáng)同事之間的交流，定期開展小組內(nèi)的交流活動，增強(qiáng)團(tuán)隊意識，培養(yǎng)辦公室人員的組織協(xié)調(diào)能力，對同事以禮相待，建立和諧的辦公室環(huán)境，堅持工作原則，自覺遵守辦公室規(guī)定。培養(yǎng)員工的創(chuàng)新思維能力，確保辦公室的工作效率，使單位能夠獲得最大的經(jīng)濟(jì)利益。

4 結(jié)語

總之，在當(dāng)前社會不斷發(fā)展和市場競爭日趨激烈的背景下，單位所面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)越來越多，做為核心部門的辦公室應(yīng)該充分運(yùn)用自身的綜合職能，深入開展辦公室業(yè)務(wù)改革，全面加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)，這樣才能單位的發(fā)展提供強(qiáng)勁動力，增強(qiáng)整個工作團(tuán)隊的凝聚力，最終促進(jìn)行政機(jī)關(guān)或事業(yè)單位不斷向前發(fā)展。

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