淺析ERP在會(huì)計(jì)檔案管理中的作用

牟利平

摘要：如今的會(huì)計(jì)檔案保存方式已經(jīng)出現(xiàn)了巨大的變化。特別是隨著ERP的推廣使用，會(huì)計(jì)檔案管理已經(jīng)從過(guò)去傳統(tǒng)的原始單據(jù)的流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)變?yōu)榱藭?huì)計(jì)檔案信息資源的管理。在這個(gè)過(guò)程之中ERP發(fā)揮出了巨大的作用。為此，在文中就ERP在會(huì)計(jì)檔案管理中的作用進(jìn)行探討，以期為強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：ERP；會(huì)計(jì)檔案；作用

隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展和現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案的保存方式也發(fā)生了質(zhì)的飛躍一由原來(lái)的紙質(zhì)保存演變成為磁性介質(zhì)和紙質(zhì)并存，因兩種載體保管和使用方式的不同，所以對(duì)會(huì)計(jì)信息的保存提出了新的挑戰(zhàn)，也對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管提出了新的要求。既能使會(huì)計(jì)檔案在原有的基礎(chǔ)上完整和可追溯性，又要使得會(huì)計(jì)檔案在使用、管理方面能上一個(gè)新臺(tái)階，ERP在這種環(huán)境中應(yīng)運(yùn)而生。

1ERP實(shí)施對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的影響

ERP是將企業(yè)內(nèi)部所有資源整合在一起，對(duì)技術(shù)，采購(gòu)、生產(chǎn)、成本、庫(kù)存、銷售、運(yùn)輸、財(cái)務(wù)、人力資源進(jìn)行規(guī)劃，從而達(dá)到最佳資源組合，取得最佳效益。企業(yè)資源規(guī)劃ERP的合理運(yùn)用已經(jīng)改變了企業(yè)運(yùn)作的面貌。ERP通過(guò)運(yùn)用最佳業(yè)務(wù)制度規(guī)范以及集成企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程來(lái)發(fā)問(wèn)和提高企業(yè)利潤(rùn)，擴(kuò)展企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)空間和提高綜合能力，達(dá)到共享信息和管理整個(gè)企業(yè)發(fā)展。

2ERP系統(tǒng)運(yùn)行集成化，軟件的運(yùn)作跨越多個(gè)部門(mén)

ERP財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售是一系統(tǒng)工程，各個(gè)環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)、相互制約，為確保ERP系統(tǒng)得到持續(xù)、健康運(yùn)轉(zhuǎn)，達(dá)到有力地指導(dǎo)生產(chǎn)訂單，凈化物品庫(kù)存，減少資金積壓，深化財(cái)務(wù)核算，持續(xù)挖潛增效。

通過(guò)對(duì)生產(chǎn)系統(tǒng)的納入，實(shí)現(xiàn)了將生產(chǎn)過(guò)程、供應(yīng)部的原材料出入庫(kù)、銷售部的入庫(kù)銷售、財(cái)務(wù)部的數(shù)據(jù)導(dǎo)取等，全部納入系統(tǒng)中。系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，對(duì)具體實(shí)施的車間班組長(zhǎng)、庫(kù)管員、信息錄入員、核算員、材料員，供應(yīng)和銷售部庫(kù)管員、信息員等各單位負(fù)責(zé)人給予積極協(xié)調(diào)、配合，確保了各系統(tǒng)健康運(yùn)行并有效并軌。

3實(shí)施監(jiān)控動(dòng)態(tài)化，即時(shí)反饋糾正管理中存在的問(wèn)題

ERP實(shí)施過(guò)程中，實(shí)物存量可隨時(shí)追蹤查詢，如用于生產(chǎn)的材料消耗，通過(guò)材料出庫(kù)單或出庫(kù)明細(xì)查證；銷售的產(chǎn)品通過(guò)產(chǎn)成品出庫(kù)單查證；供應(yīng)部通過(guò)庫(kù)存帳查證。每天消耗的數(shù)量系統(tǒng)從存量中自動(dòng)扣除。實(shí)現(xiàn)了從材料進(jìn)廠入庫(kù)，到產(chǎn)品銷售的全程計(jì)量追蹤，包括過(guò)程中的消耗、報(bào)廢等，杜絕了以往材料從供應(yīng)出庫(kù)后即失控的局面，杜絕了車間隨便領(lǐng)料的現(xiàn)象，確保了材料及用工成本的精細(xì)核算。ERP針對(duì)系統(tǒng)流程的關(guān)聯(lián)，以及前期運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的一系列原材料計(jì)量不準(zhǔn)、盤(pán)存不準(zhǔn)、人錯(cuò)倉(cāng)庫(kù)、日期倒置等問(wèn)題各實(shí)施人員認(rèn)真糾正、積極發(fā)問(wèn)，解決了運(yùn)行過(guò)程中的技術(shù)和實(shí)際問(wèn)題，確保了系統(tǒng)間的順利并帳，實(shí)現(xiàn)了與產(chǎn)品相關(guān)的各個(gè)領(lǐng)域受控于ERP系統(tǒng)。

4業(yè)務(wù)流程合理化，各級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)完全優(yōu)化后的流程重新構(gòu)建

利用BPM優(yōu)化企業(yè)流程管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ)。企業(yè)通過(guò)BPM系統(tǒng)首先應(yīng)把企業(yè)的關(guān)鍵流程導(dǎo)人系統(tǒng)，由系統(tǒng)定義流程的規(guī)則。再以數(shù)據(jù)、圖形、報(bào)表等形式給出哪些流程合理，哪些流程需要調(diào)整，隨著企業(yè)流程的不斷執(zhí)行和優(yōu)化，形成企業(yè)自己的特點(diǎn)，給企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者提供決策的依據(jù)。業(yè)務(wù)流程通過(guò)信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)，采用一對(duì)多的運(yùn)作方式，信息可以同時(shí)傳遞給多個(gè)部門(mén)。為此，企業(yè)應(yīng)用ERP，首先必須與企業(yè)的流程管理現(xiàn)狀相適應(yīng)，必須有利于企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理的提高。企業(yè)應(yīng)用信息技術(shù)整合企業(yè)時(shí)，首先應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程及企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合目前企業(yè)的現(xiàn)狀，利用BPM為企業(yè)設(shè)計(jì)出業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)與重組方案，對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和優(yōu)化，找出缺少的流程，把不規(guī)范的流程規(guī)范化，最終提出合理的業(yè)務(wù)流程，確定企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。然后再利用ERP將手工信息流程轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒓夹g(shù)流程，從而直接實(shí)現(xiàn)企業(yè)效率和管理水平的提高。

5ERP系統(tǒng)成功應(yīng)運(yùn)，不斷改善企業(yè)管理機(jī)制

ERP系統(tǒng)成功應(yīng)運(yùn)，實(shí)現(xiàn)了監(jiān)控動(dòng)態(tài)化管理，實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)訪問(wèn)，產(chǎn)品的在線研發(fā)，在各個(gè)渠道與客戶開(kāi)展個(gè)性化的互動(dòng)，大大降低產(chǎn)品周期管理成本，運(yùn)用ERP進(jìn)行業(yè)務(wù)與帳務(wù)的處理，大大的提高了業(yè)務(wù)處理的實(shí)時(shí)性、及時(shí)性，加強(qiáng)了業(yè)務(wù)的計(jì)劃性，減少了庫(kù)存積壓；并增強(qiáng)了內(nèi)部控制，明確了相關(guān)部門(mén)、人員之間的權(quán)利職責(zé)，使經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)更健康合理。通過(guò)成本管理的實(shí)施與應(yīng)用，解決成本核算，通過(guò)信息化管理系統(tǒng)及時(shí)、精準(zhǔn)的實(shí)現(xiàn)以單品成本核算為主，核算出庫(kù)存物料成本、半成品成本、產(chǎn)品成本，同時(shí)建立物料清單，按生產(chǎn)訂單控制原材料的領(lǐng)用，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響成本的因素，保障成本數(shù)據(jù)核算的及時(shí)、準(zhǔn)確。同時(shí)，通過(guò)信息化管理系統(tǒng)中的成本管理，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，建立并規(guī)范起對(duì)于以單品成本核算為核心的分配規(guī)則，并對(duì)涉及到成本相關(guān)數(shù)據(jù)來(lái)源的整合。通過(guò)物料清單和生產(chǎn)訂單管理，保障設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)與生產(chǎn)環(huán)節(jié)的技術(shù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性、精準(zhǔn)性，并有效控制生產(chǎn)車間隨意領(lǐng)料，解決好現(xiàn)有物料，特別是半成品的替代料與替換料的問(wèn)題，有效的降低生產(chǎn)成本。基于生產(chǎn)訂單結(jié)合產(chǎn)品配方，實(shí)現(xiàn)按單發(fā)料管理與限額領(lǐng)料，并進(jìn)行生產(chǎn)訂單全過(guò)程管控，如改制、挪料等，有效實(shí)現(xiàn)基于生產(chǎn)訂單過(guò)程中的成本控制。通過(guò)建立符合制造業(yè)管理需求的管理信息系統(tǒng)，在實(shí)現(xiàn)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)作的基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌信息，快速響應(yīng)，提高存貨的利用率，加強(qiáng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析，為管理者提供及時(shí)有效的數(shù)據(jù)。endprint