淺析檔案管理的問題及對策研究

摘要：檔案作為社會文明發(fā)展的產物，有著深刻的社會影響，是社會發(fā)展進步的標志之一。檔案管理目前主要存在檔案材料不全、管理方式落后、利用范圍狹窄等問題，隨著社會的發(fā)展，為使檔案的管理更加完善，這就要求通過改善檔案管理制度、采用現(xiàn)代化管理手段、提高檔案管理人員素質等措施使檔案管理更科學、更實用。在現(xiàn)階段中檔案管理工作有著許多新問題，新情況，關系到未來檔案管理的深化和改革，我們應該認識檔案管理中的問題并對這些問題進行有效的處理，從而大大提高檔案管理的效能。

關鍵詞：優(yōu)化；檔案；管理

隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作越來越成為一項重要的工作。因為越來越多的單位都意識到，當前的世界發(fā)展速度太快，如果不留下檔案，那么一旦哪一步驟出現(xiàn)了問題，自己是無法發(fā)現(xiàn)的。因此就需要進行檔案的留存和管理。但是由于這項工作被忽略了這么多年，其專業(yè)的人才欠缺，管理的模式不過關等，都是嚴重的問題。這些問題沒有解決，那么就很難真正的進行檔案管理。接下來，筆者就為大家講解一下什么是檔案的特點。

一、 檔案的特點

（一）檔案內容具有專業(yè)性

檔案是記錄本單位經(jīng)濟業(yè)務、財務支出等經(jīng)濟情況、結果的重要資料與證據(jù)，記錄、反映了本單位的科學技術研究、技術設計、生產、試驗、基本建設等經(jīng)濟活動，包括了各種管理資料的立卷、歸檔、保管、查閱以及銷毀等。檔案記錄是投入的歷史成本，而歷史成本所具有的可靠性是不言而喻的。

（二）檔案來源具有廣泛性

各項管理活動都會形成檔案資料，包括了多種管理方面的專業(yè)材料，還含有大量的科研活動信息。檔案管理工作具有較強的服務性質，為經(jīng)濟管理提供參考。

二、當前檔案管理存在的問題

電子文件實現(xiàn)網(wǎng)上歸檔和網(wǎng)上利用一直一來都是各單位急需要解決的問題。如今，現(xiàn)存的大多數(shù)檔案資料并沒有進行信息化的管理，如果在進行某項決策的時間，使用這樣檔案需要進行人工的方式進行收集，效率也會非常的低下，但是把檔案資料傳輸上網(wǎng)并進行相關檢索，就會非常輕松的將資料收集出來，盡管在內部檔案的管理過程中，一些單位使用了計算機管理，但是并沒有全面的普及，使得檔案的信息化無法完全的實現(xiàn)。

（一）檔案的信息化建設發(fā)展緩慢

雖然電信公司在創(chuàng)立的初期就設立了檔案管理部門，但是因為公司在發(fā)展的過程中沒有對檔案工作引起足夠的重視，對檔案的管理的經(jīng)費投入明顯不足，這就導致了公司不能夠開發(fā)適合與公司發(fā)展的信息化檔案系統(tǒng)。在這樣的發(fā)展情況下，公司的檔案沒有形成網(wǎng)絡化的管理，檔案管理的利用效率低下，也為檢索查詢帶來了不便。

（二）檔案管理軟件已不適應信息管理工作的需要

筆者根據(jù)目前的檔案管理現(xiàn)狀，總結了以下幾點在檔案管理方面的問題：（1）文書檔案的管理規(guī)則出現(xiàn)了一些變化，原來個單位對于文書檔案的管理是以卷為單位的，現(xiàn)改革為以件為單位，這使得對于檔案的管理出現(xiàn)了較為巨大的變化。（2）目前雖然檔案的管理具有一定的信息化處理能力，但是在目前的信息化管理過程中卻沒有重視對信息資源的開發(fā)和利用，這是存在的一個主要問題。（3）無法進行高效的利用，對各種資源信息無法得到相應的整合，導致檔案的檢索所花的時間較長。

（三）信息管理一體化程度低

隨著電子科學技術的不斷發(fā)展，許多的大型企業(yè)都建立了專門的檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)。許多單位也建立了相應的檔案管理系統(tǒng)，但是從目前的情況來分析，對于檔案的管理目前仍然停留在對一些電子檔案的管理，對早期的紙質檔案的管理程度比較低，沒有形成一體化的管理方向。

三 、如何進一步優(yōu)化檔案管理措施

（一）建立規(guī)范化、信息化的檔案管理制度

高質量、高水平的檔案管理需要科學的方法和手段，由于傳統(tǒng)的檔案管理方法有許多局限性，也不符合實際情況，所以要迎合時代的趨勢，淘汰落后的人工化檔案管理方法，逐步建立起規(guī)范化，信息化的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效能。

（二）充實認識檔案管理的內容

從科學用人的角度來看，為了能更好地擇優(yōu)錄取和任免干部，需要對人員情況有充分的了解，知人善任，才能有針對性，更有效的給安排適合的工作。為了提高人事工作質量，在記錄檔案內容的時候就要盡量把個人工作經(jīng)驗、工作經(jīng)歷、專業(yè)特長、道德水平、資格證書、業(yè)績材料等都記錄在檔案內，提高檔案的價值，為單位用人決策提供可靠的依據(jù)，也可以適當加一些更具個人特色的內容在里面，作為參考。

（三）完善監(jiān)督機制

檔案管理效能的提升，制度是保障因素。所以一定要嚴格依照檔案管理的制度來辦事，做到有法可依，有章可循。檔案需要制度來維護，用管理來保證工作質量，需要定期對管理工作進行監(jiān)督指導，成立檔案工作的領導小組，制定出相應的工作計劃，并提出有效的改進建議，從而進一步提升檔案工作的管理效能。

總 結 ：

實現(xiàn)對檔案資源的信息化管理是各單位邁向新的平臺的重要一步，在激烈的市場競爭的社會中，我們應該利用好信息技術這一優(yōu)勢，在信息化的浪潮中，對單位內部檔案管理進行一系列的優(yōu)化，讓其在激烈的市場競爭中獲得一席之地，以提高單位的綜合競爭能力。隨著內外環(huán)境的不斷深刻變化，我們對檔案的管理也應該提出新的更高的要求。

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作者簡介：

孫敬懿（1977.10-），女，漢族，天津人，職稱：館員，主要研究方向：檔案管理。