淺談信息化背景下的高校辦公室管理

胡鷹+武濤

【摘要】隨著科學技術的日新月異，人們學習、生活的每一細微之處都有著信息化的影子。同時，高校的信息化管理也需要與時俱進，推陳出新。文章就信息化背景下高校辦公室管理存在的問題及相應的解決方法做了一個粗略的說明，期望能為信息化背景下的高校辦公室管理盡一份綿薄之力。

【關鍵詞】高校辦公室管理；信息化背景；現狀；策略

高校辦公室是高校的綜合辦事機構，是學校溝通內外，協調各方的中樞機構，是保障整個學校日常工作順利進行的關鍵機構，其作用是學校其他部門不可替代的。隨著改革開放不斷深化，國家加大了對教育板塊的投入，對高校的信息化建設也提出了更高的要求。高校作為灌溉知識，培養人才，傳承文化，奉獻社會的場所，在弘揚中國精神，凝聚中國力量，實現“中國夢”的道路上有著不可忽視的重要作用。隨著我國科學技術的日新月異，全球信息化程度逐漸深化，高校必須與時俱進，緊跟時代變革，摒棄舊方法、舊制度、舊思想的糟粕，取其精華，加強信息化建設，為實現“中國夢”助力。

一、信息化背景下健全高校辦公室管理的重要意義

（一）高校辦公室信息化建設是順應時代發展的必然要求

高校是學習知識，培養人才，傳承文化，科學研究的根據地，每天接受的信息化數據繁多。而作為高校的綜合性辦事渠道，高校辦公室的信息化管理在一定程度上影響了高校的辦學效率和綜合實力。因此，順應全球信息化浪潮，引進計算機網絡信息技術處理方式，加強信息化背景下的高校辦公室管理，是高校辦公室管理的必然要求。

（二）高校辦公室信息化建設是促進高校自身發展的重要途徑

由于高校師生數量龐大，日常事務瑣碎，信息數據堆積如山，原始的信息處理方法遠不足以滿足高校處理日常事務的需求。作為高校連接內外、溝通上下的核心部門，高校辦公室理應響應信息化號召，改進學校辦公理念和行政方式，將計算機網絡信息技術應用于日常事務的處理中。這會大大提高辦公室工作人員處理信息化數據的效率，從而保障高校日常工作有條不紊地進行。

二、信息化背景下的高校辦公室管理現狀

（一）對高校辦公室信息化管理認識不到位

信息化技術是依賴于科學發展的一項便民的技術，用計算機來輔助人工辦事，往往會達到事半功倍的效果。當前許多高校領導和辦公人員對信息化認識不足，沒有意識到信息化技術在日常工作中的重要性與必要性，沒有引進相應的信息化技術設備，仍然憑借自身以往的經驗來手動辦公教學。這不僅大大拖延了辦事速率，準確性有時也會受到影響。

有的高校雖然建立了信息化系統，但是不夠完善，東一塊，西一塊，相關人員對信息化處理技術也沒有太大興趣，依舊按照自身經驗來處理事務，不愿意學習新的知識技術，并沒有將學校現有的信息化系統應用于實際的辦公教學中，所以辦事效率并沒有得到實質性提升，而且還造成了優勢資源的浪費。

（二）高校辦公室缺乏信息化設備

可能因為缺乏信息化意識或者資金等各方面原因，許多高校的信息化建設基礎設施不夠完善，高校辦公室的計算機破舊不堪，還處于簡單的文字編輯、圖片處理、文件收發層次。有的學校只注重數量不關心質量，大量購進計算機設備，但并沒有建立一個統一、完整、高效、安全的計算機網絡系統，學校各部門之間得不到及時有效的交流。

（三）高校辦公室信息化程度低，信息安全得不到保障

區別于以往紙質的信息數據管理，基于計算機應用的信息化管理是將所有的信息資料都儲存在學校統一的網絡里面，但這樣也意味著信息更容易遭到泄露。隨著計算機行業的不斷發展，高校對計算機信息技術的投入也不斷加大。各高校逐漸拋棄傳統的紙質辦公，開始嘗試“云辦公”，而對基礎網絡設施的維護不到位或者黑客入侵等都可能使學校數據庫里的信息泄露或丟失；同時，工作人員操作不熟練發生信息傳輸錯誤或者信息錯誤刪除等導致信息遺漏丟失的事件也時有發生。

（四）高校辦公室工作人員對信息技術運用不熟練

信息化技術是一門需要不斷學習的知識，要想將其熟練地運用于日常事務的處理中，就必須要具備專業的信息化技術。但許多高校辦公室都沒有引進專門的信息化人才，而原有的工作人員對信息化技術學習的熱情也不高，掌握的信息化技術水平較低，依然熱衷于手動辦公。高校辦公室的信息化系統沒有得到很好的運用，網絡信息系統也沒有得到較好的維護。

（五）對辦公室信息化建設的投入很少

許多高校注重面子而不注重里子，將資金花在一些不切實際或者根本就不需要的地方，對學校的信息化建設僅停留在表面，過度追求數量上的優勢，感覺越多越好，卻沒有深入到內部，關注軟件資源的使用情況，沒有體會到信息技術的應用對辦公室工作的必要性，從而造成了資源的閑置浪費。在高校辦公室信息化建設方面，除了學校對物質方面的投入較少，工作人員對信息化技術的投入也不大。

三、信息化背景下健全高校辦公室管理的策略

（一）加強高校領導及工作人員對信息化技術的認識

由于高校辦公室工作人員對信息化技術的認知程度較低，導致高校的信息化建設沒有得到普及，辦公室工作人員處理日常事務的效率得不到提升。所以高校應該加大信息化宣傳力度，重視辦公室信息化建設。

高校是吸收知識，培養人才，傳承文化，奉獻社會的場所，而作為高校的綜合辦事機構，高校辦公室信息化技術的運用在很大程度上反映了高校辦學效率。因此，要讓工作人員意識到信息化技術的好處，引進計算機網絡信息技術處理方式，轉變傳統的辦公方式，加強信息化背景下的高校辦公室管理。只有轉變了觀念，才能從本質上接受它，從而將信息化技術運用在事務處理的方方面面。

（二）加大高校辦公室信息化管理的設施投入

全球信息化的不斷推進，計算機網絡技術的不斷發展，對高校信息化技術基礎設施的要求也逐漸提升。必須引進最新的計算機信息設備，擴大現有的系統信息數據儲存記憶容量，更新高校正版辦公軟件下載渠道，提供師生下載教學資料論文數據網站免費通道，確保各方面信息接收及時反饋到位，使高校的網絡系統覆蓋范圍廣，深度大，精度準，安全性強。這樣才能全面實現高校辦公室管理信息化，從而實現高校建設信息化。endprint

高校應當注重質量而不是數量，不能一味追求門面好看而不落到實處，應該建立一個統一、完整、高效、安全的計算機網絡系統，確保學校各部門之間的交流及時且有效。同時，由于當今世界經濟技術的高速發展，計算機信息化技術也在不斷地更新換代。高校辦公室應當加強對辦公室信息技術軟件、硬件的檢測維修和更新換代，確保及時應對辦公室煩瑣復雜的日常工作。

（三）加強辦公室信息數據管理，確保高校信息網絡的安全

隨著計算機信息網絡的普及，各高校逐漸嘗試信息化辦公，這為高校辦公室工作人員帶來了便利，大大提高了處理日常事務的效率，但風險也隨之而來。所以，加強高校網絡系統管理，確保信息數據安全是高校辦公室信息化建設中的一個重點。

高校辦公室應當加強對學校網絡系統的安全防護，使網絡系統的硬件、軟件及其系統中的信息處理數據不會遭受到破壞、更改、泄露，確保網絡服務不中斷以及系統連續可靠正常地運行。

（四）加強對高校辦公室工作人員的信息化培訓

當前信息化技術發展很快，而高校辦公室工作人員并不能很好地順應時代潮流，熟練掌握計算機信息化技術，從而導致辦事效率大大降低。高校辦公室日常工作的信息化處理說到底還是需要人的動手操作，所以切實加強辦公室工作人員的技術培訓迫在眉睫。

高校辦公室在學校中處于樞紐地位，應當與學校其他信息化部門多交流，多學習，多探討，適當引進計算機人才，開展培訓，提高他們的信息處理能力、計算機操作能力、服務師生需求能力、熟練應對突發事件能力，打造一支有能力、有素質、有技術、有思想的高信息技術水平的辦公室管理隊伍，做到人人懂信息，人人愛信息，為廣大師生提供便捷高效的服務。

（五）完善信息化背景下高校辦公室的管理制度

規范合理的制度是高校辦公室職能正常發揮的保障，只有制度完善了，各項工作才能順利開展。高校辦公室信息化技術的推廣對辦公室工作人員的細微工作以及現有制度都提出了更高層次的要求。在信息化浪潮的推動下，高校辦公室的各項規章制度也應該順應信息化趨勢，與時俱進，堅決杜絕默守成規。創新是高校進步的靈魂，是高校發展的第一生產力。所以要摒棄傳統制度體系的糟粕，取其精華，全面完善高校辦公室制度，才能提高管理水平，從而提升高校辦公室的辦事效率，真正服務廣大師生。

首先，要完善高校辦公室管理制度，并結合信息化背景，不斷更新相關制度，比如規定員工必須使用某信息化軟件等。其次，制定溝通各部門的信息網絡鏈，保障各部門的交流及時有效。再者，細化高校辦公室的人員分工，使每個崗位都有專職人員在崗，保障各環節工作不出差錯，順利完成。最后，可以適當設置獎懲制度，雖然努力工作并不是為了獲得獎勵或是避免懲罰，但一定的獎懲制度有利于激發工作人員的工作熱情，促進良性競爭。

（六）營造辦公室學習信息化技術的氛圍，增強員工提高自身工作能力的意識

高校辦公室煩瑣的日常工作說到底是由辦公室員工來完成的，而計算機信息技術只是一種可以提高辦事效率的輔助工具。

首先，高校辦公室領導應該做好表率，努力學習信息化知識，明確自己的職責范圍。辦公室領導是一個上能準確揣摩上級領導的需求，讀懂上級領導的任務并準確傳達給下屬，使下能合理安排好員工的任務分配并監督幫助其完成工作的傳輸帶職位，理應通過不斷學習信息化技術來強化自身的職責，同時要對員工一視同仁，獎罰分明，要做到讓員工心服口服。其次，高校辦公室領導應該增強自己的創新精神，這樣才能適應快速發展的信息化浪潮。再者，高校辦公室工作人員應該強化自身的信息化技術本領，樹立終身學習的意識，在學習中進步，在進步中完善自身，這樣才能跟上不斷發展的信息化時代，才能更好地為廣大師生服務。

（七）重視信息化技術人才

高校是研究學術，以文化人的地方，所以大多高校都在積極引進吸收具有學科專業文化知識的教授、學者，對他們加大吸引力度，希望能招入麾下，而對那些具備計算機信息化技術的辦公室管理人才并不是特別關注。具有學術權威的專家教授一般專攻教學研究方面，他們不具備專業的信息化技術能力。高校應當將二者區分開來，平衡兩者的比重，在大力研究學術的基礎上也要加強對辦公室管理人才的引進。具備專業信息化技術的辦公室管理人才，不管是在辦公室管理還是在處理學校繁雜的日常事務方面，都有自己獨立的體系和能力，他們的學術水平不高，卻能運用自己的特長，在工作中運用計算機信息技術，快速精準地完成各項工作，保證學校工作的順利開展。高校的學術和行政不是兩條平行線，而是相輔相成的，不能獨立于彼此而存在，所以高校應當在重視學術研究的同時培養辦公室管理人才。

四、結束語

綜上所述，在信息化浪潮不斷推進的當下，作為學校的樞紐部門，高校辦公室應當通過不斷學習，掌握信息化技術，將學到的知識應用到實踐中，貫徹落實可持續發展觀，適應新時代的信息變化，在煩瑣的日常事務處理中不斷深化自身，充分發揮好為校領導解憂，為校師生服務的職責。

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