高校檔案隊伍建設中出現的問題及策略研究

張秋梅

[摘 要]隨著高等教育改革的不斷深入，學校辦學規模的不斷擴大，內外交流活動日益頻繁，以及招生數量逐年增長，學校的信息量劇增，檔案的工作量也隨之加大；另外，檔案資料在日常工作中被頻繁利用，教職員工的檔案意識也在日益增強，針對這一特點，我們大部分專職檔案員需要把精力集中在全校的檔案工作規劃中，平時檔案材料的收集、整理等一些工作就需要依靠兼職檔案隊伍來完成。如何保證檔案隊伍的建設和穩定發展是目前需要解決的一個重要問題。

[關鍵詞]高校；檔案工作；隊伍建設

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.04.212

為規范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，2008年8月20日，教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理辦法》，其中明確提出：高校檔案“是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”，高校檔案工作“是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃”，“高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能”。

隨著高等教育改革的不斷深入，檔案工作的內容和形式不斷創新，我們檔案工作人員面臨著新形勢、新任務。高校檔案不僅收集和保管本校的黨群、行政、科研、外事、教學、基建等各類檔案，而且它隨著高等教育改革的深入也在不斷細化發展，出現電子歸檔、固定資產分類等形式，而且隨著時代和科技的發展，它必將出現更多更細的分類形式。同時，隨著學校辦學規模的不斷擴大，招生、畢業、就業、教學等信息量也在每年遞增，檔案工作量也隨之加大。另外，學校在不斷發展的過程中，各學院各部門在日常檔案利用的過程中，檔案意識也在不斷提高，這就不單要求檔案人員必須提高自身的專業水平和管理水平，而且在人員的配備上必須充足，必須要有一支專業的檔案隊伍，否則無法科學管理每年遞增的信息量，不能確保檔案的及時歸檔。

由于工作關系，筆者對于高校檔案工作的基本情況有了一定的了解，對在隊伍建設中出現的問題做出一些思考并提出一些應對措施，希望能夠為檔案隊伍的建設提供參考。

1 隊伍建設中出現的問題

首先，學校領導不夠重視檔案隊伍的建設。高校檔案工作雖然是學?；A性的工作之一，但畢竟不是核心工作，因而很少受到重視，被提到學校工作日程上的概率也是少之又少，加上一些領導干部不能從根本上認識檔案工作的重要性，對檔案工作人員特別是兼職檔案人員任意指派，無形之中影響著檔案隊伍的建設。

其次，廣大教職員工檔案意識不強。檔案工作是一項長期工程，而且它的作用只有在被需要利用時才會顯現，因而很容易讓人產生檔案用途不大的錯覺，加上某些部門缺乏對檔案工作的重視和要求，導致一些檔案工作人員的工作流于形式，對該歸檔的資料能收多少就多少、可有可無，甚至對一些同志圖方便自己保管資料，不愿移交的行為也置若罔聞，這都是教職員工特別是檔案人員檔案意識不強的表現。

再次，檔案工作隊伍信息化程度普遍不高。當前很多高校的工作人員仍是以傳統的手段和方式來開展檔案工作的，大部分的電腦配備也只是用來作簡單的記錄存儲和查詢之用，這在一定程度上制約著檔案工作的發展，因此電子檔案的歸檔和建設還有待提高檔案工作人員的信息化水平。

最后，缺乏穩定的隊伍。檔案工作在高校普遍不受重視，除了專職檔案人員，一些兼職檔案人員的指派隨意性很大。在某些部門，領導不重視檔案工作，往往隨意指定，或者因人員調動，兼職檔案員更換頻繁，有些甚至指定新近人員為兼職檔案員，這些都會讓兼職檔案員因不熟悉本部門工作而無法順利開展檔案的收集整理工作，或者因崗位的調動而無法專心工作等，這種種因素都會導致兼職檔案員的業務水平差、檔案隊伍不穩定、檔案管理工作落后，進而影響整個學校的檔案工作。

2 面對問題，提出對策

《檔案管理學》中認為，檔案整理工作，就是按照一定的原則和方法，把處于相對零亂狀態的檔案系統起來，以便于保管和利用。我們要在高校完成這項工作，僅僅依靠一兩位或者幾位專職檔案人員是不可能實現的，人力和時間都有限，因此，我們必須建立一支相對穩定的專兼職檔案隊伍。

首先，應當認識到檔案是重要的參考資料，是制訂各種發展規劃的重要依據。我們學校領導應當主動關心檔案工作的發展，只有領導關心重視了，檔案工作才能得到推動，檔案隊伍的人才建設才能得到長足發展。

其次，檔案工作人員也需要提高業務技能，做好業務工作，主動抓住各種機遇宣傳檔案，讓領導和廣大的教職工意識到檔案工作在學校發展過程中的重要性，從而獲得肯定，自覺提高檔案意識，積極支持檔案隊伍的建設。

再次，為保證檔案隊伍建設的穩定和長期發展，我們要重視檔案工作人員特別是兼職檔案人員的培養，努力提高檔案隊伍的整體業務水平。專職檔案人員的專業技能首先必須過硬，要精通業務知識、業務規范，要能對兼職檔案員做好業務指導工作，能對他們提出各項要求、標準以及對他們的工作進行檢查驗收。根據兼職檔案員進校時間的長短以及對檔案工作的熟悉程度，能合理地、有針對性地做好業務指導工作，盡可能在合適的時間去關心了解兼職檔案員的工作開展情況，在與他們溝通交流時，對他們所遇到的難題及時予以幫助解決。進行業務指導時要講究方法，做好正確引導，努力培養兼職檔案員獨立開展檔案工作的能力，幫助他們了解各項規范、要求，幫助他們盡快掌握從事檔案工作所需的各項技能。

當然我們也要最大限度、盡一切可能來調動和激發兼職檔案人員的工作熱情。我們兼職檔案人員的工作重點不是檔案工作，絕大部分人員都是在做完自己的本職工作之后才會去完成檔案工作，為了激發他們的責任心，讓他們愿意以最大的熱情來做好我們的檔案工作，我們可以做好以下幾個方面。第一，定期召開專兼職檔案人員工作會議，在會上總結上一階段工作情況，對工作突出、任務按時完成的部門和兼職檔案員加以表揚，這是對他們認真工作的一種肯定。讓大家知道做得好和做得差不多是不一樣的，無形中產生積極向上的動力；第二，在評選先進的時候，從大家對待檔案工作的態度，完成的工作量以及歸檔材料是否移交及時等方面嚴格把握標準，“一份耕耘一份收獲”，在公平公正的原則上保證我們部分兼職檔案員的辛苦付出；第三，在平時的工作中我們要加強與兼職檔案員的溝通，既然是兼職做檔案工作，那就需要他們的奉獻精神，我們要在情感上多多加以鼓勵，讓他們以良好的情緒和積極的態度投身到檔案工作中去；第四，把檔案工作的完成情況加入到年終職能部門考核中，這樣既可以引起職能部門負責人的重視，又可以保證我們兼職檔案人員隊伍的穩定性。

最后，為了增強檔案意識，保證穩定的檔案隊伍建設，制度制定是保障。高?？筛鶕吨腥A人民共和國檔案法》《普通高等學校檔案管理辦法》《江蘇省檔案管理條例》等法律法規，再結合自身的情況和辦學實踐，形成了一套符合本校的檔案管理工作方面的規章、制度和方法，同時，根據制度匯編制定考核細則，再把檔案工作考核納入到學校年度考核體系當中，責成各部門檔案管理人員做好本部門的檔案收集、整理、歸檔工作，定期移交給學院檔案室，實行集中統一管理。這樣在制度的保障下，盡量避免檔案人員的頻繁更換。

當然，學校也采應當取各種措施，為檔案工作人員改善辦公環境、營造良好的辦公學習氛圍。多多支持檔案人員參加各種業務技能培訓，學習新知識，讓檔案人員不斷更新自己的知識結構，跟上信息時代發展的步伐，全面提高自身的綜合素質，為建立一支穩定的隊伍打下堅實的基礎。

參考文獻：

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