學校數字檔案室建設的思考

葛水文

摘 要：學校檔案工作是學校工作的重要組成部分。檔案數字化是信息時代下的大勢所趨。建設學校數字檔案室對學校保存利用檔案信息，實現學校檔案信息共享具有重要意義。本文圍繞學校數字檔案室建設，歸納了數字檔案室的概念，論述了建設學校數字檔案室的必要性，分析了當前學校數字檔案室建設的現狀，并提出了建議，希望對建設學校數字檔案室有所借鑒。

關鍵詞：學校；數字檔案室；必要性；現狀；意義

繼2010年發布《數字檔案館建設指南》后，國家檔案局又于2014年發布《數字檔案室建設指南》，對檔案數字化工作提出了新的發展要求，也為建設數字檔案室指明了方向。學校檔案工作是學校工作的重要組成部分，學校檔案數字化也是數字校園的重要組成部分。建設學校數字檔案室對學校保存、利用檔案信息，實現學校檔案信息共享具有重要意義。

一、數字檔案室的概念

對于數字檔案室的概念，檔案界一直沒有形成統一明確的定義。《數字檔案室建設指南》中所稱數字檔案室，是指機關在履行職能過程中，運用現代信息技術對電子檔案和傳統載體檔案副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。與傳統檔案室相比，具有檔案資源“數字”化、檔案實體“虛擬”化、檔案管理系統化和信息傳遞網絡化等特點。可見，數字檔案室是指以電子檔案傳統載體檔案副本為對象，以現代信息技術為手段，通過網絡實現檔案收集、整理、保管、共享利用的檔案管理平臺。它不僅是傳統檔案室的延伸和補充，更是傳統檔案室的發展和革新。

二、建設學校數字檔案室的必要性

（一）現實需要

《全國檔案事業發展十三五規劃綱要》中提出，要加快檔案管理信息化進程，持續推進數字檔案館建設，加快提升電子檔案管理水平，加快檔案信息資源共享服務平臺建設。傳統的以手工方式收集、整理、利用紙質檔案的管理模式已不能適應形勢的發展。加上學校檔案逐年增加，檔案室存放空間有限。檔案數字化后，可把已形成數字檔案信息的檔案搬移至其他庫房保管，不會影響這些檔案的查閱利用。檔案數字化也是學校電子政務和辦公無紙化管理的要求。

（二）保存需要

灰塵、潮濕等自然因素會對紙質檔案造成自然損害，而頻繁地調閱利用和復印原始檔案，也會對紙質檔案造成人為的損害。電子檔案，可以避免紙質檔案因多次反復利用而造成損害，保護檔案原件。特別是那些年代較為久遠的紙質檔案，因之前對檔案保護的不重視、檔案存放環境不理想、裝訂方法不科學等原因，紙張出現破損、發黃等問題，急需轉換成電子檔案便于日后的查閱利用。

（三）利用需要

實現檔案數字化，利用計算機進行檢索后，會大大提高工作效率和檔案信息開發效益。使用統一的檔案管理系統，可以使檔案查閱利用打破地域的限制，實現檔案信息數據的共享。打破地域限制，方便學校或個人查閱異地檔案，有利于浙江省提出的“最多跑一次”改革措施的落實，符合十九大提出的“以人民為中心”的發展思想。建設數字檔案室不僅要實現檔案數字化，更是要收集檔案信息資源，建立高質量的數據庫，為數據的統計與編研服務。

三、數字檔案室的發展現狀

近年來，由于對檔案管理工作的日益重視，在各地檔案部門的要求下，學校逐步開始實施檔案數字化，為建設數字檔案室作了大量的前期工作。但是也因為流于形式、應付任務等因素，存在著很多問題。筆者經過調查，歸納如下：

（一）缺乏資金投入

學校作為教書育人的主陣地，仍把主要經費用于學校的教育工作上，對檔案工作的支持力度相對較小。且檔案數字化成本大，以筆者當地市場價為例，掃描一頁A4紙需0.35元，每100萬頁檔案掃描就需35萬元，還需配備服務器、掃描儀等專業設備。若各個學校同時要求實現檔案全文掃描，對財政經費是一個很大的壓力。

（二）缺乏檔案數字化加工和管理的統一標準

結合當前的相關建設情況來看，省級檔案管理部門制定的地方標準是地方數字檔案室建設的依據，未有全國性統一的具體技術標準。當前的《數字檔案室建設指南》等是數字檔案室建設和管理規范方面的規范和標準，過于粗線條，且不夠具體，這不利于日后檔案信息數據查閱利用的共享。

（三）缺乏專業的檔案工作人員

檔案工作本身較為枯燥，且不受重視，很少有人愿意主動做檔案工作。很多學校的檔案工作人員年齡偏大，不懂計算機、掃描儀等新設備的操作。有些經常換崗，沒有系統地學習過檔案管理，都是參照前人的做法，以前的檔案是怎么做的，我也這么做。這就導致很多明顯的錯誤都發現不了。

（四）缺乏對檔案信息數據的實際利用

數字檔案在教學與科研中的應用不夠深入。很多學校的數字化檔案在利用上仍然停留在宣傳的層面，把花費了大量人力和財力的電子檔案搞成形式主義，而忽視了其實際的利用功能。

（五）缺乏維護檔案信息安全的技術支持

檔案數字化對檔案安全提出了新的挑戰。數字化加工過程中的現場安全，檔案卷宗安全、信息安全及人員安全等都是整個檔案數字化的重要安全保障。檔案管理系統使用局域網，也易存在網絡漏洞，需要設備、硬件及人員等技術支持。

四、對建設學校數字檔案室的建議

（一）結合實際 因地制宜

建設學校數字檔案室不是一蹴而就的事（下轉第80頁）endprint