事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的相關研究

趙小茗

摘要：伴隨事業(yè)單位的改革，檔案管理工作逐漸成為其管理工作主要內容，并屬于事業(yè)單位協(xié)調和高效運行的重要保證，尤其是在現(xiàn)代化技術不斷發(fā)展下，對于事業(yè)單位檔案管理工作更是提出較高要求，只有根據(jù)當前工作現(xiàn)存問題，對其采取相應解決措施，才能更好實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新目的。對此，文章首先對事業(yè)單位檔案管理進行闡述，其次分析當前檔案管理存在的問題，最后提出幾點創(chuàng)新措施，以實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，從而促進事業(yè)單位的發(fā)展。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新研究

事業(yè)單位改革逐漸深入，檔案管理的重要性逐漸凸顯出來。結合以往工作經驗發(fā)現(xiàn)，檔案管理屬于事業(yè)單位主要工作內容，檔案管理工作人員進行檔案的收集和整理等操作，此項工作需要有計劃和系統(tǒng)性完成，且整個工作過程應該嚴格按照相關規(guī)定標準進行，以便于發(fā)揮檔案信息的重要作用，為更好進行社會實踐提供相應服務。對此，事業(yè)單位進行檔案管理時，可以通過改革制度的優(yōu)化、工作理念更新等，對當前管理問題進行有效解決。

一、事業(yè)單位檔案管理的分析

事業(yè)單位作為國家機構主要構成部分，其檔案主要是對事業(yè)單位的信息予以管理，因此，在進行事業(yè)單位的檔案管理時，需要嚴格按照相應標準和原則進行，具體包括以下幾點：第一，規(guī)范與靈活結合原則，具體是指事業(yè)單位進行檔案管理時，其管理方法需要具備規(guī)范化與靈活性，在滿足有關規(guī)定的基礎上，按照單位自身情況進行檔案的靈活管理，確保檔案管理更加實用，符合事業(yè)單位實際需求。第二，權益兼顧的原則，事業(yè)單位的檔案管理中，管理制度的制定需要對領導干部、工作人員自身職責進行明確，同時確定其相應權益，如果檔案管理工作存在漏洞，可以將其落實相應責任人，以便于對其進行公平處理。第三，制定與執(zhí)行同等重要原則，在制定檔案管理制度時，需要遵守合理與科學、系統(tǒng)原則，同時保證其具有較高執(zhí)行效率，從而實現(xiàn)管理制度的貫徹落實。第四，與時俱進原則，對于事業(yè)單位來講，檔案管理工作的開展，應該做到與時俱進，只有和國際相接軌，才能確保檔案管理方法、體制、制度得以創(chuàng)新，進而提升檔案管理整體工作水平。

社會發(fā)展背景下，事業(yè)單位通過檔案管理的創(chuàng)新，能夠更好符合新時代改革需求。首先，利用管理人員針對性教育和培訓，加強其整體管理能力，以便于提高檔案管理工作效率。其次，通過現(xiàn)代網絡的應用，對檔案資料進行詳細記錄，以此提高檔案管理網絡化，同時還能改善事業(yè)單位整體科學水平。最后，當實現(xiàn)檔案管理人員和管理工具的優(yōu)化后，事業(yè)單位可以及時發(fā)現(xiàn)管理中存在的不足之處，在進行管理體制的不斷優(yōu)化和完善后，以及理論知識和實踐的有效結合，確保管理問題得到及時解決，從而推動事業(yè)單位的檔案管理更好發(fā)展。

二、目前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）材料制作不科學

當事業(yè)單位進行檔案管理時，對于檔案材料的制作，仍然存在許多不科學、不規(guī)范情況，直接阻礙了檔案管理工作的開展。通常情況下，檔案入庫之前需要予以統(tǒng)一管理，以便于今后對其進行查閱，然而，目前事業(yè)單位進行材料制作時，普遍呈現(xiàn)較為混亂現(xiàn)象，不僅不利于進行查閱，而且還會影響檔案管理的創(chuàng)新，需要引起工作人員的重視。

（二）信息化水平較低

在新形勢背景下，我國社會發(fā)展呈現(xiàn)持續(xù)上升的趨勢，使事業(yè)單位業(yè)務量隨之持續(xù)增加，因此，傳統(tǒng)檔案管理方式已經無法適應單位發(fā)展需求，急需進行管理模式的創(chuàng)新。由此可見，事業(yè)單位的檔案管理中，其信息化水平相對較低，使其成為事業(yè)單位急需解決的問題；目前科學技術的更新速度較快，計算機水平得到明顯提升，但在檔案管理工作中，此項技術并未得到有效運用；部分單位雖然將檔案目錄和個人信息等錄入至計算機內，但進行調閱檔案和資料檢索時，仍然采取手工操作的方式進行，并未實現(xiàn)無紙化的閱檔目的，從而造成工作效率的持續(xù)下降。

（三）管理人員專業(yè)能力較低

基于信息化的逐漸深入，事業(yè)單位在檔案管理工作人員方面提出較高要求，即在擁有較強專業(yè)知識能力的同時，還應該與時俱進，實現(xiàn)服務理念的及時創(chuàng)新。然而，根據(jù)當前情況來看，事業(yè)單位的檔案管理仍然與專業(yè)標準存在較大差異，主要表現(xiàn)為管理人員知識水平方面，加之檔案資料收集缺少完整性，且格式無法統(tǒng)一等，均屬于檔案管理工作現(xiàn)存問題，同時會對檔案管理的創(chuàng)新造成直接影響。

（四）領導未對檔案管理予以重視

現(xiàn)階段，事業(yè)單位在檔案管理工作中，阻礙其工作和創(chuàng)新的主要原因：單位領導未對此項工作予以重視，對其呈現(xiàn)可有可無態(tài)度，最終造成檔案管理工作無法順利進行，加之管理人員的懈怠，直接阻礙了工作的開展。長期以來，單位領導和工作人員在檔案管理方面存在錯誤理解，即檔案管理工作僅需保管和抄寫，確保檔案不會出現(xiàn)泄漏與丟失即可。因此，領導會直接忽略檔案管理，從而無法對其進行改革和創(chuàng)新，并呈現(xiàn)工作停滯不前的狀況。

三、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施

（一）管理制度的創(chuàng)新

為了確保每項工作均可以有序進行，還應先構建相應規(guī)章制度，而事業(yè)單位的檔案管理同樣如此。首先需要引導管理人員正確掌握檔案法，其原因為：此項措施可以對管理人員的工作行為予以約束，同時對檔案管理給予高度重視；有利于規(guī)范單位內部相關工作，同時具有調理性特點。除此之外，事業(yè)單位的管理人員還應該做好檔案管理的監(jiān)督工作，通過對獎懲制度的完善，針對優(yōu)秀員工予以激勵，使其可以積極參與創(chuàng)新工作，并從另一方面對表現(xiàn)較差員工予以警示，使其成為規(guī)范工作人員自身行為的主要保障。

（二）檔案管理的信息化

對于傳統(tǒng)檔案管理而言，其工作主要是將紙張作為媒介，通過手寫錄入的方式進行，但是該方法存貯量小，且工作效率較低。對此，將計算機技術合理應用在各領域，能夠更好開展檔案管理工作，使其查找更加便捷。由此可見，檔案管理的信息化主要是為了形成大數(shù)據(jù)庫，確保各單位均可以利用互聯(lián)網進行檔案錄入，在達到信息共享目的的同時，還有利于上級有關單位查找。endprint

（三）強化人員整體素質

事業(yè)單位在進行人員管理時，應先完成一項基本工作，即聘請一批優(yōu)秀工作人員，若要實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，則應保證管理人員具有較強專業(yè)素質，構建專業(yè)化管理團隊，在此基礎上，對管理人員管理實施創(chuàng)新。具體措施包括：利用工作獎勵的方式，充分調動管理人員工作積極性；通過人力資源管理的創(chuàng)新，以提高檔案管理效率。

（四）管理理念的創(chuàng)新

伴隨事業(yè)單位迅速發(fā)展，需要摒棄原有檔案管理理念。當前，在事業(yè)單位檔案管理高速發(fā)展下，其工作量隨之持續(xù)增加，同時提高了檔案的使用率，無疑對檔案管理帶來較大挑戰(zhàn)。因此，對傳統(tǒng)檔案管理的管理理念進程創(chuàng)新，已經成為事業(yè)單位重要工作任務，即通過對檔案資源的高效運用，以發(fā)揮檔案資源的獨特價值。為了更好實現(xiàn)此項目標，應該重點從兩方面進行，一方面，加大檔案管理重視力度，同時強化檔案管理的投資，保證檔案管理可以和社會協(xié)調發(fā)展。另一方面，創(chuàng)新管理理念的同時，還能夠加強工作人員綜合素質，以此對檔案管理的創(chuàng)新進行貫徹落實。

（五）增加經費投入

基于事業(yè)單位檔案管理的正確認識，除了需要對其予以重視之外，還應該增加其經費投入，例如：向當?shù)卣⑵渌麢C構予以申請等，以便于滿足事業(yè)單位的建設需求，與此同時，還可以通過資金的投入，推動事業(yè)單位檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。另外，在保證檔案信息完整性的基礎上，構建檔案管理體系，均可以實現(xiàn)員工責任心和工作方法的結合，同時進行信息資源的深入挖掘，以發(fā)揮其檔案管理最大價值效益。

對于事業(yè)單位來講，檔案管理工作具有較高綜合性，其管理水平更是關系到事業(yè)單位發(fā)展情況。需要事業(yè)單位從觀念角度，正確認識到事業(yè)單位更新檔案管理的重要性，逐步構建完整管理制度，使其形成滿足現(xiàn)代化需求的檔案管理體系。除此之外，在進行檔案管理的創(chuàng)新時，還需要通過不斷研究與探索，保障檔案管理工作可以高效完成，在實現(xiàn)管理水平全面提升的同時，能夠更好適應當前形勢發(fā)展，以發(fā)揮其在事業(yè)單位發(fā)展中的重要作用。

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（作者單位：吉林省洮南經濟開發(fā)區(qū)管理委員會）endprint