高校檔案信息化建設存在的問題及對策研究

摘要：檔案管理作為高校行政管理中的重要內容，對高校整體管理水平的提升具有非常重要的作用和意義。對此，本文在研究中主要以檔案信息化建設為核心，探究高校檔案信息化建設存在的問題及對策，進而促進高校可持續健康發展。

關鍵詞：高校；檔案；信息化建設；問題；對策

隨著社會經濟和科學技術的不斷發展，促進了高校管理體制和基礎建設的進一步完善和優化，同時也對高校檔案管理建設提出了新的要求。在新時期下，為了謀求更好的發展，高校要重視檔案信息化建設，以資源建設為主要指導，將紙質檔案數字化和信息化作為高校檔案管理工作的重點，在計算機網絡建設的基礎上，重視檔案信息資源的合理開發與利用，進而有效實現高效檔案信息化建設。但就目前而言，高校檔案信息化建設中還存在一定的不足之處，在一定程度上影響了高校檔案信息化建設的步伐，不利于高校長久發展。對此，在這樣的環境背景下，探究高校檔案信息化建設存在的問題及對策具有非常重要的現實意義。

一、高校檔案信息化建設的客觀要求

（一）社會發展要求

高校檔案信息化建設是目前信息化市場背景下，社會發展對高校各項基礎設施和管理體系的要求，在社會不斷發展和進步中，辦公自動化發展進程逐漸加快，在一定程度上現代科技的發展和應用。應對這樣的時代背景，高校檔案管理要跟進社會發展的步伐，改變傳統手工操作和紙質檔案的管理方式，加快高校檔案信息化和現代化建設，實現高校檔案管理工作效率和工作質量的提升，進而促進高校的可持續快速發展[1]。

（二）檔案服務要求

高校檔案信息化建設有效強化了高校檔案的信息服務職能，為信息化社會提供基礎性公共信息，為各個領域的研究提供真實數據，實現高校檔案信息的共享，支撐信息化社會的的發展。從高校自身發展的角度上看，檔案信息化建設可以提高檔案信息真實性和實效性，及時收集信息，為高校發展戰略和各個管理決策提供重要的信息依據。除此之外，借助現代化管理手段進行信息儲存與管理，可以提高高校檔案信息資源的利用率，拓展檔案信息服務范圍。

（三）檔案管理要求

在進行高校檔案管理的過程中，實現檔案信息化建設主要是利用現代化科學技術和網絡技術，構建高校檔案智能化管理體系，取替傳統手工操作與紙質管理方式，。在高校檔案信息化建設完成后，檔案日常管理工作主要交由系統執行，轉變管理人員工作角色，縮短檔案的周期，促進高校檔案管理工作的改革與創新。

二、高校檔案信息化建設存在的問題

（一）建設目標不明確

在高校檔案信息化建設進程中，管理人員沒有結合高?，F有管理現狀和發展要求制定建設目標，使得檔案信息化建設與高校實際情況相背離，無法落實高校各項檔案管理制度，造成體制混亂的現象。同時，在實際建設的過程中，各項管理體制靈活性較差，仍采用傳統管理模式和管理理念，使得高校檔案管理無法滿足高校整體快速發展需求，各個部門相對獨立，缺乏溝通。對此，相關管理人員要以檔案管理流程化和科研檔案數字化，建立檔案管理系統，發揮出網絡資源的作用，做好工作分配，將各個部門的力量匯集在一起，進而實現高校檔案信息化建設的目的[2]。

（二）建設經費不足

現階段，經費投入不足是當前限制高校檔案信息化建設的主要障礙，在進行高校檔案信息化建設的過程中，需要大量資金投入，無論在人員、設備還是各種物資方面，都耗費資金來引進，大型設備更需要后期的維護[3]。由于高校缺少足夠的投入資金，使得高校檔案信息化建設仍處于完善階段，無法發揮出檔案信息化的功能與作用，檔案數字化管理也成為紙上談兵，進而不利于高校檔案管理水平的提升。除此之外，高校檔案信息化資源較為分散，利用率較低，在高校開發自動化辦公后，形成了大量電子文件，這些文件要被及時儲存和處理，由于高校各個部門檔案無法連接總系統，造成資源分散的問題，加重了信息化檔案接收任務。

（三）缺乏統一標準

為了順應高校發展要求，很多高校逐漸建立網站信息系統，在與此同時各項管理制度還未統一，缺乏一定的應用標準和工作標準，并在實際檔案管理工作中出現維護電子文件原始性與真實性問題和電子簽名等問題，進而影響高校檔案管理水平的提升，阻礙檔案信息化建設進程。對此，在進行高校檔案信息化建設的過程中，相關管理人員要制定統一的標準，明確各個工作標準，做好管理評價工作，為高校檔案信息化建設提供嚴格的信息保障，在法律、法規以及各項標準方面給予一定的支持，進而實現高校檔案信息化建設。

三、促進高校檔案信息化建設的有效途徑

（一）明確建設目標，構建高校檔案信息資源體

高校檔案信息資源體系的建設主要涉及到以下幾點內容：第一，數字化資源建設。在數字化資源建設的過程中，相關管理人員要篩選具有價值的檔案信息，明確信息源，定期從各個部門檔案系統中收集信息資源，并對這些信息進行整合、歸檔，進而保證高校館藏檔案的完整性與有效性。同時要將綜合類、學生類以及人事類資源進行集中管理，強化電子文件資源管理，做好文件接受、管理和利用等環節，引入數字模擬整合技術，將紙質檔案錄入到計算機中，并做好原始信息的儲存工作。第二，數據庫建設。管理人員根據現有電子文件構建檔案數據庫，先從文件目錄著手，做好文件分類工作，明晰檔案數據庫結構框架，為數據庫的豐富與補充打下良好的基礎。同時，管理人員要在各個子目錄下建立對應的數據庫，其中主要涉及到學生管理數據庫、教師管理數據庫以及科研成果數據庫等內容，以方便管理和查詢，進而提高高校檔案信息資源的服務水平[4]。

（二）優化管理隊伍，構建高校檔案信息化人才隊伍

為了實現高校檔案信息化建設，高校要從檔案管理隊伍入手，優化檔案管理隊伍組織結構。首先，提高管理人員對高校檔案信息化建設任務的重視程度，改變原有的管理理念、使用理念和服務方式，利用現代化信息技術轉移工作重點，創造主動服務和網絡共享平臺，進而實現檔案管理模式的改革與創新。其次，做好工作人員培訓工作，利用繼續教育和專題講座的方式豐富管理人員專業知識和管理技能，并定期開展學術交流會，開展現代化信息技術技能培訓，進而有效提高檔案管理隊伍的綜合素養。同時，學校要重視管理人員的培養，使其具備一定的信息獲取、交流、傳播、鑒定、加工等信息處理能力，為高校檔案管理工作培養尖端管理人員。第三，高校檔案館要積極投身于管理改革隊伍中，制定有效的管理體制，激發工作人員的工作熱情和工作積極性，以人才為基礎，構建高校檔案管理隊伍，進而實現高校檔案管理水平的提升[5]。

（三）加大投資力度，構建高校檔案信息化管理體系

針對高校檔案信息化建設投入資金不足的問題，高校要和當地政府加強聯系，加強高校、政府、企業等三方的溝通和交流，政府部門要加大對高校檔案信息化建設資金投入，解決高校建設資金短缺的問題。在進行檔案信息化建設的過程中，高校要完善自身管理體系，并主要表現為以下幾方面：第一，建立統一的管理平臺，加大高校檔案信息建設投入力度，重視先進設備的引進，其中主要包括通用網絡、掃描儀、計算機、數據處理軟件以及打印機等基礎設施。第二，自行研發檔案管理軟件，連接校園網絡，將紙質公文與電子公文有效的結合在一起，實現高校檔案管理一體化，進而提高高校檔案管理水平。第三，以檔案館為中心，構建覆蓋高校檔案應用系統，連接高校自動化辦公系統，為信息共享創造有利的平臺。除此之外，管理人員要做好檔案日常維護工作，定期進行檔案整理與核查，保證電子公文數據信息的完成性，進而實現高校檔案信息化建設[6]。

（四）統一工作標準，構建高校檔案信息化安全保障體系

在進行高校檔案信息化建設的過程中，為了發揮出檔案信息的作用，管理人員要進行檔案信息化標準建設，落實檔案信息化標準，其中主要涉及到資源建設標準、管理標準、成果利用標準等規范條例。高校各個部門要統一思想，相互協調合作，制定完善檔案信息化建設標準和各項工作標準，結合當前檔案管理現狀，建立文件收集和處理等相關制度，優化檔案管理標準與管理方式，進而滿足現代化高校發展對檔案管理的要求[7]。同時，為了保證高校檔案信息的安全性，管理人員要加大監管力度，對各個電子檔案生命周期進行實時監控，將電子與紙質有效結合在一起，做好重要檔案備份保存，進而保證高校檔案管理系統的科學性和安全性。

結束語：

本文通過對高校檔案信息化建設存在問題及解決對策的研究，從高校檔案信息化建設的客觀要求入手，分析高校檔案信息化建設存在的問題，并提出明確建設目標、優化管理隊伍、加大投資力度、統一工作標準等有效措施，不斷優化和完善高校檔案信息化管理體系，進而實現高校檔案信息化建設。

參考文獻：

[1]荊晶.我國高校信息化建設問題成因與對策[D].吉林大學，2016.

[2]顧玉萍.高校檔案網站建設問題與對策研究[D].華東政法大學，2016.

[3]牛堯堯.高校檔案網站評估指標體系的構建與應用研究[D].鄭州大學，2015.

[4]錢欣.高校檔案網站評價體系研究[D].安徽大學，2015.

[5]金丹.遼寧省高校檔案信息化建設現狀研究[D].遼寧大學，2016.

[6]李怡璇.烏魯木齊國土資源檔案信息化建設研究[D].新疆農業大學，2014.

[7]秦麗媛.山東省高校檔案網站建設研究[D].山東大學，2016.

作者簡介：董亞玲（1990-09），女，漢族，湖北省武漢市，碩士研究生，湖北大學