網絡環境下高校檔案的開發與利用

黃曉云 葉蘋

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，人們越來越認識到高校檔案工作的重要性，也把高校檔案工作帶入了自動化與網絡化的新階段，使高校檔案的開發利用有了新的發展平臺。只有足夠了解網絡環境對高校檔案開發利用的影響，才能充分發揮和體現它的價值，更好地為教學科研、經濟建設服務。

關鍵詞：網絡環境;高校檔案;開發利用

中圖分類號：G273.5?文獻標識碼：A?收稿日期：2018-10-23

基金項目：廣西高校中青年教師基礎能力提升項目課題“高職院校檔案信息資源開發利用的研究與實踐”（2018KY1019）成果之一。

作者簡介：黃曉云（1977—），女，廣西南寧人，館員，本科，研究方向：檔案管理;

葉 蘋（1985—），女，江西南昌人，講師，會計師，碩士，研究方向：基建會計。

一、高校檔案開發利用的意義

1.高校檔案開發利用為高校工作查考提供重要依據

高校日常工作情況需要大量的統計表格、數據、文字說明和其他載體（聲像、實物等）加以展現，而高校檔案館（室）除了保存大量的文字、數據記錄外，還有足夠的圖紙、表格，如下達基建任務、征用土地、實地勘察、圖紙設計、施工合同的簽訂到施工進度、竣工驗收及各類報告等來往文書本身，是歷史的真跡，能夠反映學校歷史的真實面貌。高校檔案開發利用是檢查高校教學、科研、實驗設施情況的重要依據，是開展教學、科研、管理的基礎，具有不可替代的重要作用。

2.高校檔案開發利用為個人問題提供重要憑證

高校教職工在職稱評定、工資調整等問題上為核對某一事實、證實某一規定等，就業與轉崗的歷屆畢業生為查詢利用成績單、畢業證書、學位證書、新生錄取名冊等，都需要到高校檔案館（室）進行查證，同時在打擊假文憑、維護學校信譽等方面，個人檔案也發揮了積極的作用。

3.高校檔案開發利用為高校教育教學改革提供信息

高等院校的教育教學要為了順應高校的發展而進行有必要的改革。高校的教育教學改革離不開檔案工作，檔案的開發利用尤為重要。近年來，高校由于發展壯大，包括升格、合并、擴招、綜合化，亟須高校整體管理水平的提升。高校檔案記錄著高校在發展中的發展歷程、經驗教訓，是高校重要的記憶寶庫，高校檔案工作成為高校重要的基礎性工作。通過高校檔案的開發利用總結高校歷年來的教育教學經驗，對高校檔案教育教學方面信息的加工、提煉得到適應高校發展的教育教學方案。

4.高校檔案開發利用可以為企業提供科技和人才信息

高等院校作為重要的科研基地，每年的科研成果是相當可觀的。其中一些科研成果通過申請專利或發表于公開刊物被社會所知曉利用，也有許多科研成果作為職稱評定、學校評優及個人工作總結等的材料成為高校的檔案，所以高校檔案中科技檔案占有一定的比重。這些科技檔案對企業的產品開發和技術改造都是極為寶貴的信息資源。善于開發利用高校檔案，無疑會成為企業巨大的科技信息庫。

高等院校不僅是科研基地，也是人才教育的場所。高校檔案含有豐富的人才檔案，因此，開發利用高校檔案可以成為一個人才信息庫，不僅可以找到目前急需的人才，還可以挖掘到能幫助企業長期發展的人才。

5.高校檔案開發利用有助于招生

高等院校要提高生源，吸收綜合素質較好的考生來高校就讀，就要做好對外宣傳工作。高校檔案的開發利用在服務學校外部宣傳工作中具有獨特的優勢。一般來說，檔案記載了學校辦學歷史的方方面面，不僅有大量的紙質檔案，還有很多音像檔案、圖像檔案、聲音檔案和實物檔案等載體的檔案材料。特別是音像、圖像、實物等載體的檔案資源較紙質檔案更具有直感性、真實性，是高校開展對外形象宣傳可利用的寶貴資源，也是高校對外宣傳令人信服的宣傳材料。高校可以利用多種形式介紹學校的校園面積、基本建設、師資力量、學生情況等多方面信息，讓考生了解哪個高校才是最合適自己的，高校也可以通過這樣的方式得到一定的優質生源，主動出擊。

二、網絡環境對高校檔案開發利用的作用

1.網絡環境的發展，促使紙質檔案逐漸向電子檔案過渡

紙質檔案具有原生信息特點和其載體一起構成了紙質檔案特有的，電子檔案無法比擬的原始憑證作用。而電子檔案以其現代化手段，在豐富信息存儲量、輸出、處理的方面有著紙質檔案無法比擬的高效、快捷優勢;檔案信息數字化是建立數字檔案館的基礎，網絡的任何終端可以擺脫時空的約束，實現資源共享，隨著電子政務和企業信息化的實施，實體型檔案向電子檔案過渡是必然的。

2.網絡環境下可以對高校檔案利用者進行信息需求調查和預測服務

“凡事預則立，不預則廢”。高校檔案部門要根據利用者的需要確定某些專題，并圍繞這些專題從檔案文獻中選擇有用的檔案信息，定期、主動地向利用者提供檔案信息服務，努力做到服務形式的多樣化，開發方式的多樣化，通過用戶調查;開展定向服務、定題服務等形式，以滿足利用者的需求。而網絡環境正好有這樣的條件。

3.網絡資源為高校檔案信息服務提供了新途徑

為了達到高校檔案資源共享的目的，在建立好主頁的基礎上，還要根據學校的具體情況，如建立學生成績及檔案數據庫、科研成果數據庫、名人檔案數據庫等，利用網絡環境擴大信息收集范圍，對信息進行過濾、組織、鑒定、傳遞。這為高校檔案信息資源的獲取和開發利用帶來了極大的方便，還可以通過在線展覽形式開發利用高校檔案館藏資源。以圖文并茂的方式將館藏的珍貴老照片制作成生動的網頁形式搬上互聯網，讓廣大利用者能欣賞到這些平時不容易看到的真實歷史鏡頭。

4.網絡環境實現了高校檔案信息的數字化、網絡化

高速的數字信息網絡成為社會信息交流的主要工具，它將來自社會各方面的信息匯集、加工、傳遞，達到社會各領域相互交流的目的。高校檔案部門必須采取相應的對策，朝著現代化的方向發展，利用網絡環境將高校檔案信息數字化、網絡化。高校檔案信息數字化、網絡化具有一定的特點，檔案載體和人們對實體和信息內容的管理與使用上發生了主要變化，使許多檔案材料在形成時已由計算機處理，從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作。檔案網絡化后收集手段主要通過計算機網絡管理來完成，檔案部門可充分利用網絡優勢進行電子檔案的收集。

5.通過校園網實現高校檔案管理網絡化

隨著計算機網絡技術在教育領域的推廣應用，當前高校普遍建立了自己的校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。通過校園網進行檔案信息收集與傳遞，提高工作效率，通過校園網提供檔案信息資源，方便檔案開發利用;校園網還聯結因特網，實現檔案信息服務社會化。

三、網絡時代對高校檔案開發利用的拓展

信息時代引發了高校檔案工作變革，使檔案信息服務成為社會發展的趨勢，激活了高校檔案工作。信息社會把高校檔案開發利用推進了一個新的發展時期，走向了全方位現代化的發展道路。

1.網絡時代對高校檔案信息的收集及編研工作有了新的定位

檔案信息資源的開發利用是以收集工作為基礎的，在網絡環境下，更是要通過網絡加強對各種檔案信息的收集，以多形式、多類別的網上檔案信息豐富資源。檔案信息的開發是通過加工，將檔案中有價值、滿足利用者需求和社會發展需要的各類信息挖出來。因此，編研工作是檔案信息資源開發工作的重要組成部分。通過網絡做好高校檔案編研工作，就要全面、系統地進行館（室）藏檔案信息的分析，利用網絡快速捕捉學校各部門、各類人員對檔案信息需求的動態。

2.檔案的自由開發利用在網絡時代才得到實施

高校檔案信息在網上傳遞，利用者可以從網上方便地查詢和下載所需檔案信息，不受時間和地域限制，真正享有自由開發利用權限的檔案信息。把高校檔案信息實現多媒體存儲和海量存儲，供實地開發利用和上網遠程傳送，使高校檔案信息資源共享變為現實。現代信息網絡是享有自由開發利用高校檔案的主要工具，只有在當今信息網絡時代，實現高校檔案的數字化、上網傳輸，自由開發利用高校檔案才能以完美的形式全面實施。

3.數字化要適應高校檔案信息自由開發利用的發展趨勢

走向數字化是高校檔案發展建設的必然趨勢，而建設數字化檔案館，其核心就是資源建設。在網絡環境下，高校檔案館藏資源建設應講求社會化、特色化、精品化和現代化。數字化、網絡化技術的發展使世界面貌發生了根本的變化。人們以空前的規模從事信息的收集、貯存、輸送、處理和開發利用，信息、知識已成為社會經濟發展最重要的資源，必須以檔案數字化、網絡化來滿足自由開發利用檔案的要求，從容地應付社會信息化的挑戰，為高校檔案事業爭取更大的發展空間。

4.先進的網絡技術要求高校檔案信息服務方式多元化

隨著計算機多媒體和網絡技術的日益發展，高校檔案利用者的信息需求結構也發生了變化。從過去單一的文獻借閱服務，轉向要有聯機檢索和光盤檢索服務，還要有信息咨詢的多元化格局。高校檔案利用者亦不再僅滿足于印刷型文獻，而是希望盡可能多地獲取網絡信息和多媒體信息。高校檔案利用者信息需求和信息資源的多樣性要求高校檔案館信息服務工作不能拘泥于傳統的工作方式，必須探索基于網絡環境的信息服務工作的新路子，針對高校檔案利用者的需求提供全程性、全方位的信息服務，包括信息內容和獲取信息的技巧、方法等多方面服務。

5.豐富的網絡資源要求高校檔案信息服務工作內容不斷拓展

網絡環境的形成擴大了高校檔案可開發利用資源的范圍。高校檔案信息資源不再局限于本館原有的印刷型文獻信息，而是擴展到網絡可檢索和共享的其他服務器上的信息資源。隨著網絡的普及，人們的信息意識日益增強，對信息的需求和使用日益普遍，信息需求從單一型、專業型向各行各業及生活領域擴展，形成了全方位、綜合化的態勢。高校檔案要更有效地開展信息服務工作，必須對網絡信息資源進行開發和利用。高校檔案的信息服務工作內容從傳統的印刷型事實館藏為主，向傳統館藏與網絡信息資源并舉發展已成為必然趨勢。

參考文獻：

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