油田電子檔案管理模式探討

馬晶

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）1-000-01

摘 要 石油企業檔案管理工作需要突破傳統，創新管理模式，適應新時期市場綜合需求。電子檔案的出現，使得傳統的檔案管理方法對電子檔案管理已經不能適用。電子檔案具有管理資源信息化、使用更加方便快捷和歸檔不確定性的特點。本文就石油檔案管理模式展開探討，對提升生產管理績效，發揮檔案信息核心價值作用，有重要的實踐意義。

關鍵詞 石油 檔案管理 模式

隨著信息技術和辦公自動化的迅速發展，網絡和計算機的應用，使得電子檔案的出現，讓檔案的管理邁向了另一個階段。企業電子檔案是指對大量的電子文件進行歸檔整理，從而形成系統的文件、圖片和影像的資料集合。

一、石油檔案管理應適應新時期的需求

伴隨石油能源需求的日益廣泛，市場化建設進程的持續深入，石油檔案管理工作應摒棄傳統機械化、單一式管理模式，科學融入市場發展大潮中，促進檔案管理工作體制的創新變革。石油企業價值化檔案資源對于其勘探開采、監測開發、生產運營發揮著有效引導輔助與科學支撐作用，是企業發展建設的核心基礎，因此石油單位應依據自身發展需求、現實水平狀況，面臨的市場化管理競爭環境，進一步優化檔案管理制度。應面向企業探究發展需求，建立現代化、市場化檔案管理體系，注重資源信息的廣泛搜集、及時更新、實時匯總整理。檔案管理人員應科學把握市場動向，擁有敏銳的洞察力與判斷力。同時石油單位應依據市場特征給予檔案信息管理開發建設必要的支持傾斜，引進先進的設備技術優化發展檔案信息管理系統，科學利用高新技術拓寬信息渠道、豐富檔案管理服務形式，樹立人性化服務理念，充分滿足石油單位快速發展呈現出的豐富信息資源需求。同時石油檔案管理應科學圍繞單位經濟發展建設目標，明晰檔案管理方向，進一步令其向著市場化方向科學邁進。

二、石油檔案應符合分布集中模式管理

分布式管理主體代表基于一定范疇進行工作的有效分解、層級劃分，而集中式管理則將各類處于分散狀態的因素、事物、進行有效的匯總聚集。石油檔案履行分布集中模式管理，則代表其主體管理形式應履行集中管控體制，而實際上，則進行分散形式的具體管理。主體形式的集中，即石油企業相關管理檔案工作應統一由相關首級管理層進行綜合管控，實施管理體制的全面制定，令檔案管理工作程序更加優化完善。同時首級管理階層不直接進行具體檔案管理工作執行，而是進行相關權限的受控下派與統籌負責。而分散管理模式則是石油單位相關管理工作由具體檔案管理部門負責，并實施細化管理，對各類價值化檔案資源進行全面的匯總存儲與綜合利用，并提供人性化服務。分布集中檔案管理模式實質上還屬于分散管理范疇，當然該類分散管理并非絕對意義的分散，而是應遵循相關標準要求與良好的管理約束，應符合相關體制規程，確保檔案管理工作的規范、有序、合法、高效。

三、石油檔案一體化信息管理模式

信息化時代，石油企業檔案管理應引入一體化信息模式，完善情報搜集、檔案管理、資料匯總服務工作。為此，石油單位應科學引入高效、實用的信息管理技術，確保情、圖、檔的綜合全面管理，并應科學創建專項信息管理中心機構，承擔綜合管控職能。面對石油單位生產運營、開采挖掘、實踐管理、文化建設階段中，對檔案信息的豐富多樣化需求，信息管理中心應樹立以人為本的服務意識，拓寬服務渠道、細化服務類別。還可針對員工、部門的不同需求進行一對一的針對性服務咨詢，利用專業化知識、豐富技術儲備縮短員工應用查詢檔案咨詢信息的時間，提升全面服務效率。同時信息管理中心應注重良好的專業劃分，實現協調的分工管理、優質合作、有效互補。還應注重在歷史與現實檔案信息的服務管理中，體現良好的預見性與超前性，面對眾多豐富資源信息，進行良好的篩選、綜合全面的采集與優質的服務提供。可通過史料檔案令員工明晰石油單位企業文化變遷、綜合發展歷程、展現企業的科技研究成果，反應石油單位的歷史業績、輝煌事跡，進而有效提升其信譽度，為創設顯著效益提供鮮明例證。同時檔案管理部門還可借助網絡系統平臺、計算機技術、信息手段，進行相關石油業務、企業市場發展相關信息的廣泛利用采集，通過全面編撰匯總，為決策層提供科學的參考依據，發揮優質信息核心服務價值。石油單位實施信息化、一體化檔案管理，應基于檔案信息的生命周期進行科學實踐，借助網絡信息與計算機技術，樹立系統化管理理念，進行統籌的管理控制。同時應強化內部核心文件、信息的綜合管理，確保各職能單位信息數據的良好傳輸與銜接，進而令檔案信息實現全過程的科學管控。

四、結語

針對石油檔案管理的科學重要性，在信息化時代，我們只有更新管理模式、樹立全新管理理念，履行分布集中管理、一體化信息管控，才能全面提升檔案管理服務水平，激發檔案信息核心效用價值，令其對石油單位的科學發展做出重要貢獻。

參考文獻：

[1] 孫紅彬.電子檔案信息安全管理探索[J].小水電，2011（04）.

[2] 王東輝.談電子文件的檔案化管理[J].華章，2011（16）.