“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下科研檔案管理探索

戴品怡 王宇松

[摘 要] 科研檔案信息化利用服務(wù)是在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的發(fā)展方向和重大變革，具有高效性與專(zhuān)業(yè)性、集成性和關(guān)聯(lián)性、自助性和多樣性契合融通的新特征。針對(duì)科研檔案利用服務(wù)的痛點(diǎn)，提出管理服務(wù)需在提升網(wǎng)絡(luò)覆蓋能力、加大收集力度、組織深層加工編研、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化管理、精準(zhǔn)定位檢索、探索服務(wù)規(guī)律這六個(gè)著力點(diǎn)上下功夫。

[關(guān)鍵詞] 互聯(lián)網(wǎng)+；科學(xué)研究；檔案信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 075

[中圖分類(lèi)號(hào)] G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）05- 0182- 02

0 引 言

中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心（CNNIC）發(fā)布統(tǒng)計(jì)報(bào)告指出，截至2016年12月，國(guó)內(nèi)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)7.31億，網(wǎng)絡(luò)普及率達(dá)到53.2%。國(guó)內(nèi)“.CN”域名總數(shù)為2 061萬(wàn)，居全球第一?；ヂ?lián)網(wǎng)行業(yè)整體向普及化、規(guī)范化、價(jià)值化發(fā)展。

當(dāng)前，隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)向縱深發(fā)展，先進(jìn)信息技術(shù)逐漸成為知識(shí)發(fā)展的契機(jī)和動(dòng)力。信息化發(fā)展為檔案建設(shè)提供了新載體、拓展了新空間，也對(duì)科研檔案發(fā)展提出了新要求。2017年中央發(fā)布《關(guān)于推進(jìn)公共信息資源開(kāi)放的若干意見(jiàn)》中指出要推進(jìn)公共信息資源開(kāi)放，加強(qiáng)信息資源深度整合，促進(jìn)信息資源規(guī)?；瘎?chuàng)新應(yīng)用。

科研檔案管理面臨著新的契機(jī)和挑戰(zhàn)：加強(qiáng)科研信息資源的整合開(kāi)發(fā)和管理，提升檔案服務(wù)能力。數(shù)字資源建設(shè)是“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案發(fā)展的新態(tài)勢(shì)。充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，進(jìn)行科研檔案資源整合成為科技信息機(jī)構(gòu)、科研機(jī)構(gòu)和科研部門(mén)發(fā)展的重要方向。

1 互聯(lián)網(wǎng)與科研檔案深度融合是發(fā)展的新態(tài)勢(shì)

1.1 以信息化高效性適應(yīng)科研檔案專(zhuān)業(yè)性需求

應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)才能更好地實(shí)現(xiàn)高效的科研檔案管理服務(wù)?？蒲袡n案是科學(xué)研究的產(chǎn)物，是科學(xué)技術(shù)專(zhuān)業(yè)活動(dòng)的過(guò)程記錄?？蒲袡n案主要服務(wù)同類(lèi)同種專(zhuān)業(yè)的科研和建設(shè)活動(dòng)，對(duì)專(zhuān)業(yè)性和準(zhǔn)確性有較高的要求，信息技術(shù)為準(zhǔn)確、高效地檢索公開(kāi)文件、獲得有關(guān)項(xiàng)目檔案信息、實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值提供了條件保障，滿足了當(dāng)前科研信息查詢(xún)者的需求。

1.2 以互聯(lián)網(wǎng)集成性?xún)?yōu)勢(shì)適應(yīng)科研檔案關(guān)聯(lián)性需求

科研檔案是關(guān)聯(lián)性的，是圍繞一個(gè)項(xiàng)目主題形成的相關(guān)材料，是一個(gè)密不可分的有機(jī)整體，記錄科研工作的思路、方法和過(guò)程。伴隨著一個(gè)獨(dú)立項(xiàng)目的進(jìn)行，形成諸如立項(xiàng)情況說(shuō)明、可行性報(bào)告、開(kāi)題論證、調(diào)查方案、實(shí)驗(yàn)記錄、設(shè)備使用、階段簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)驗(yàn)收、成果鑒定、專(zhuān)利申請(qǐng)、論文專(zhuān)著發(fā)表、成果推廣應(yīng)用、合同簽訂、評(píng)價(jià)反饋等若干相關(guān)文件，它們互相聯(lián)系，密不可分。只有統(tǒng)一收集保管，才能完整準(zhǔn)確地反映該項(xiàng)目科研活動(dòng)的全過(guò)程。信息技術(shù)將計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、遠(yuǎn)程傳輸技術(shù)、信息檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、手機(jī)端平臺(tái)等技術(shù)有機(jī)結(jié)合，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案分布的分散性、靜態(tài)性特點(diǎn)，滿足大眾綜合性、動(dòng)態(tài)性信息的需求。這是科研檔案服務(wù)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的深化，讓各類(lèi)信息獲取在網(wǎng)絡(luò)中融為一體，讓項(xiàng)目信息、學(xué)術(shù)交流、成果查詢(xún)、專(zhuān)利數(shù)據(jù)、論文閱讀等功能在網(wǎng)絡(luò)條件下有效集成。

1.3 以網(wǎng)絡(luò)檢索自助性適應(yīng)科研信息需求多樣性特點(diǎn)

科研檔案信息化管理，服務(wù)對(duì)象不再局限于到訪機(jī)構(gòu)的傳統(tǒng)用戶(hù)。網(wǎng)絡(luò)科研用戶(hù)構(gòu)成的多樣性決定了服務(wù)的多樣性。如普通高校師生對(duì)科研檔案信息主要是參考、閱讀；專(zhuān)業(yè)研究者需要的是可供研究、考證的科研信息；新聞工作者利用科技項(xiàng)目最新發(fā)展動(dòng)態(tài)；政府部門(mén)需要的是科技信息分析、科技戰(zhàn)略研究、科技決策支持的相關(guān)資料；企業(yè)機(jī)構(gòu)需要的是合作投資、新技術(shù)研發(fā)推廣、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的參考資料。科研檔案種類(lèi)繁多，類(lèi)型繁雜。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)自助檢索是科研檔案發(fā)展新趨勢(shì)。

2 科研檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的痛點(diǎn)

一是公共服務(wù)范圍有限，很多科研信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)僅限于在局域網(wǎng)上提供服務(wù)，并沒(méi)有開(kāi)放互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，使得網(wǎng)絡(luò)服務(wù)廣泛性?xún)?yōu)勢(shì)無(wú)法體現(xiàn)。

二是信息資源不足。多數(shù)科研網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供數(shù)字化檔案和案卷級(jí)目錄，范圍小，層次淺，遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足科研行為需求。傳統(tǒng)科研檔案受條塊、層次分割制約，無(wú)法體現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)集成優(yōu)勢(shì)。

三是信息質(zhì)量不高。在科研信息資源建設(shè)中缺乏標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在數(shù)字化檔案創(chuàng)建和維護(hù)過(guò)程中，由于編制不規(guī)范、格式不統(tǒng)一，導(dǎo)致部分科研文件失真、目錄內(nèi)容和檔案數(shù)據(jù)掛接錯(cuò)誤、項(xiàng)目信息不完整或核心數(shù)據(jù)無(wú)法清晰識(shí)別的問(wèn)題，影響科研檔案的查準(zhǔn)率和查全率，嚴(yán)重影響科研數(shù)據(jù)庫(kù)檔案的質(zhì)量和利用率。

四是科研檔案信息供需不平衡的矛盾。一方面呈現(xiàn)“信息爆炸”，各類(lèi)科研數(shù)據(jù)庫(kù)、信息庫(kù)種類(lèi)繁多，另一方面無(wú)法滿足利用者信息需求。在科研數(shù)據(jù)資源開(kāi)發(fā)上，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和協(xié)調(diào)，造成功能相近的科研信息庫(kù)重復(fù)開(kāi)發(fā)；數(shù)據(jù)編研加工不足，缺乏綜合性匯編、成果匯編等深層次科研文獻(xiàn)，離標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、整合化的信息資源建設(shè)還有一定的差距。

五是服務(wù)缺乏特色，未能體現(xiàn)一個(gè)學(xué)校、地區(qū)、區(qū)域科研發(fā)展變化特征。沒(méi)有公眾反饋機(jī)制，無(wú)法掌握科研用戶(hù)急迫的知識(shí)需求和知識(shí)交流、共享愿望，沒(méi)有及時(shí)接受公眾合理的意見(jiàn)建議，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)服務(wù)效率較低，無(wú)法發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)交互性的優(yōu)勢(shì)。

3 科研檔案信息化服務(wù)的長(zhǎng)效機(jī)制

3.1 把提升網(wǎng)絡(luò)覆蓋能力作為“主陣地”

開(kāi)展地域和專(zhuān)業(yè)科研機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)合作，實(shí)行無(wú)縫鏈接和技術(shù)聯(lián)通，構(gòu)建科研檔案電子信息網(wǎng)絡(luò)體系，提升網(wǎng)絡(luò)一體化服務(wù)能力，同時(shí)做好檔案安全工作，對(duì)科研利用者進(jìn)行權(quán)限和角色設(shè)置。

3.2 把加大科研信息檔案收集力度作為“主任務(wù)”

收集工作是科研檔案數(shù)字化建設(shè)的源頭，網(wǎng)絡(luò)只是一種提供服務(wù)的平臺(tái)工具，最重要的是后臺(tái)科研檔案信息的質(zhì)量。通過(guò)收集工作提高科研檔案的歸檔率、完整率、合格率，主動(dòng)收集新技術(shù)研發(fā)推廣、新科技信息服務(wù)和科研信息分析資料，更新數(shù)據(jù)庫(kù)信息，借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔，改變傳統(tǒng)文件收集的被動(dòng)為主動(dòng)，確保內(nèi)容新穎、傳遞及時(shí)、覆蓋面全。同時(shí)重視重大科技創(chuàng)新活動(dòng)檔案、重點(diǎn)科研檔案的收集管理。

3.3 把加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)制度建設(shè)，提升深層次科技編研能力作為“主功課”

強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)建設(shè)管理工作，實(shí)行科研工作和網(wǎng)絡(luò)建檔工作的同步管理，實(shí)現(xiàn)科研文件管理和信息資源建設(shè)一體化。設(shè)立電子文件形成、加工、編制的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，加強(qiáng)檔案的審查與鑒別。以知識(shí)管理為導(dǎo)向，在做好信息文檔接收、管理基礎(chǔ)上，加強(qiáng)科研檔案深加工，如專(zhuān)業(yè)科技匯編、綜合文獻(xiàn)匯編、成果匯編等高層次信息資源。設(shè)立集保存、交互、利用三位合一的監(jiān)管機(jī)制，提升源頭信息質(zhì)量。

3.4 把提升檢索工具精準(zhǔn)定位、有效檢索功能作為“主手段”

網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的核心和關(guān)鍵環(huán)節(jié)是資源的有效檢索。要完善檢索工具功能。一方面，要提高科研檔案著錄、標(biāo)引的深度和廣度，盡可能多角度地反映有關(guān)科研信息內(nèi)容；另一方面，要完善檢索途徑，擴(kuò)大檢索范圍，聯(lián)合建設(shè)檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檢索資源共享，形成合力。整合現(xiàn)有科研信息資源，對(duì)科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容優(yōu)化配置，促進(jìn)科研檔案資源協(xié)調(diào)建設(shè)、互通有無(wú)，避免重復(fù)建設(shè)。注重資源共享，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互補(bǔ)和集成創(chuàng)新功能。

3.5 把預(yù)測(cè)和需求分析作為“主航線”

加強(qiáng)用戶(hù)跟蹤調(diào)研，通過(guò)專(zhuān)題調(diào)研、網(wǎng)上問(wèn)卷調(diào)查、用戶(hù)反饋信息，充分考慮科研用戶(hù)知識(shí)需求和關(guān)注目標(biāo)，做到特色服務(wù)，探索用戶(hù)利用規(guī)律，提高服務(wù)質(zhì)量；加強(qiáng)科研評(píng)價(jià)模型構(gòu)建，掌握科研工作發(fā)展新趨勢(shì)，預(yù)期科研檔案服務(wù)焦點(diǎn)與熱點(diǎn)，有重點(diǎn)地收集相關(guān)檔案，使科研信息服務(wù)更具關(guān)注點(diǎn)和時(shí)效性。

注：王宇松，通訊作者

主要參考文獻(xiàn)

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