如何提高企業檔案收集整理歸檔的效率及措施

楊秀芬

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）11-000-01

摘 要 隨著社會的不斷發展，信息技術在生活中的普及率越來越高，其使檔案在收集、整理、歸檔的過程中又遇到了一些新問題，對企業人員的工作效率造成了一定的影響。本文將概括提高檔案收集整理歸檔工作效率的意義，分析其所遇到的問題，并提出處理方法，為企業在當下的工作中提供良好的助力。

關鍵詞 企業 檔案；收集；整理；歸檔

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。它詳細記載著問題產生、發展、解決的全過程，在當今社會的各企業中占有重要位置。有效的收集整理文書檔案，使其發揮出最佳的社會服務效果，是每一個企業檔案管理員應盡的職責，這充分證明了文書檔案收集整理歸檔的重要性。

一、提高檔案收集整理歸檔效率的意義

檔案收集整理歸檔工作是企業處理各項工作的基礎，也是其關鍵所在，是開展檔案管理的主要內容。文書檔案記載了企業發展過程中的優秀成果，記載著企業從創建，到發展過程中不斷摸索進步的成果，是企業在處理重大決策時，作出科學分析，揚長避短，制定科學合理規劃的重要范本。提高檔案收集整理歸檔的效率，有利于使企業的有關人員能夠迅速掌握企業的發展狀況，遇到意外突發事件時，能夠及時調整戰略戰術以減少不必要的虧損，為企業的決策管理提供支持性依據。

二、當前檔案收集整理歸檔工作遇到的問題

（一）企業對檔案收集整理歸檔力度不佳

目前，我國企業存在忽視對檔案文書收集整理的歸檔，導致檔案管理方面出現嚴重問題，具體問題如下：

一是，有些企業竟然出現文件檔案缺失現象，造成檔案管理的斷檔，嚴重影響了日常發展。二是，有些企業還在采用傳統落后的文字資料形式來收集整理文書檔案，而未能淘汰落后的工作方式，改用先進的計算機電子信息技術對文書檔案進行有效整理，導致檔案收集整理的效率極為緩慢。三是，檔案收集整理的流程不規范，對文件資料的區分不是很細致，導致檔案管理出現混亂，檔案無法及時歸檔，影響企業的日常發展。四是文書檔案缺少可靠性，不能適應企業的發展速度。

（二）檔案管理人員對檔案的管理意識較差

當前，我國企業越來越重視檔案文書的收集整理歸檔工作，這也使廣大的檔案管理人員的任務有所加重，要求其越發重視對文書方案的收集與整理。但從宏觀上來說，企業的檔案管理工作仍然未能落到實處。主要原因是檔案管理人員的素質有待提高，無法與檔案管理工作資料多、任務大的特點相適應。

一是，檔案管理人員受素質與能力的限制，導致檔案收集整理歸檔過程中，出現檔案收集不全面，整理不細致，分類不明確等問題。這些問題得不到解決，從而影響檔案的查詢。相關人員無法迅速獲取相關方面的有效信息，把時間、精力浪費在對檔案文書的查詢工作上，耽誤了正常工作的有效進行，進而影響日常工作。

二是，文書檔案整理的可靠性較差，部分企業的相關工作人員為了應付上級的指示與安排，力圖省事，以節省時間、精力，偽造文書檔案資料，導致所收集歸檔的檔案文書嚴重缺少可靠性與真實性，對企業的各項工作的開展造成嚴重損害。

三是，部分文書檔案存在嚴重缺失，資料缺頁、斷章的現象時有發生，使文書檔案出現空擋，不利于企業人事方面的處理。

（三）檔案收集整理方式與技術較為落后

在社會不斷發展的今天，部分企業的檔案收集整理工作還在采用傳統的人工筆錄方式，這與現代高科技電子信息技術顯得極為不協調。如此一來，企業出現檔案收集管理工作的效率極為低下與檔案管理不到位的問題。隨著我國經濟的發展與社會的進步，這就要求企業應該改變傳統，推陳出新，采用先進的檔案文書收集整理方式，提高行政效率，促進日常工作的開展。

三、檔案收集整理歸檔工作的解決措施

（一）規范管理工作

由于企業存在忽視對檔案文書收集整理的歸檔，導致檔案管理方面出現嚴重問題，極易出現工作不到位的現象。首先，我國企業應轉變思想，充分認識到檔案收集管理工作對于企業發展的重要性，建立健全檔案收集管理制度。其次，加強對所收集整理后的檔案文書進行不定期排查，檢測出其中是否存在檔案缺失的現象。如果存在此現象，應與相關人員進行有效溝通，將檔案缺失部分補充完好，確保檔案管理工作的順利進行。再次，采用電子計算機技術，進行檔案收集整理，提高收集整理的效率。最后，規范檔案收集管理流程，注意檔案的區分，避免檔案管理的混亂。

（二）增強人員培訓

企業要增強對檔案管理人員的訓練，提高其能力與知識素養，使檔案收集更加全面，整理更加細致，分類更加明確，使相關人員迅速獲取相關方面的有效信息。

檔案管理人員應提高工作能力及工作認真度，要對所收集的檔案進行細致的檢測與鑒別，從而判斷出所收集整理的檔案是否具有可靠性。認真檢查檔案是否齊全、是否存在缺頁少章的現象，切忌為力圖省事而應付了事，帶來不可預測的麻煩與后果。

（三）創新工作渠道

在新時代下，如何改變傳統的檔案收集整理方式，對部分企業來講，迫在眉睫。企業應大膽創新，變革落后的生產方式，以適應當前的社會發展。

一方面，要實現檔案管理的電子化、信息化，以取代傳統的人工筆錄的落后方式。檔案管理人員應保持一種創新意識，采用先進的生產方式，提高行政效率。如，把錄音、錄像、光盤等媒介當做新的檔案資源進行有效管理，雖然需要對歸檔方式進行相應的轉變，但是必定會極大提高檔案收集整理歸檔的效率。

另一方面，在文書檔案收集整理工作開展前，做好相應的宣傳工作，引導檔案管理人員在收集整理檔案時，提升服務水平與意識，更加積極地深入到檔案收集整理的工作中，實現檔案有效收集的目的。

四、結語

企業的檔案收集整理歸檔工作十分重要，與企業的發展密切相關。只有加強對檔案的監督與管理，增強相關人員的能力素質，改進生產方式，才能有效提高工作效率。