關于企業檔案信息化建設的實踐與分析

李春玲

【摘要】本文針對企業檔案信息化建設現有問題進行討論，主要從提倡員工重視檔案信息化建設、科技改變檔案管理模式、提高檔案工作人員綜合能力以及完善企業檔案信息化的標準四個方面進行分析，希望企業檔案信息化能在企業的經營和發展中發揮重要作用，并最大程度保留企業文化。

【關鍵詞】檔案信息化；復合型人才；改革創新

一個企業的發展歷程主要通過企業檔案來體現，隨著科技的發展，技術也在影響著檔案的記錄形式，檔案信息化數字化逐漸走入人們的視野。不同于傳統的紙質檔案，企業檔案信息化不僅能夠最大限度地保留一個企業的文化，而且人們只需通過電腦進行檢索，就可以輕松找到某一時期的企業檔案，大大節省了時間，為企業的經營發展提供高效的服務。

一、目前企業檔案信息化建設的現狀

企業檔案是企業無形的資產，它記錄了一個企業的發展歷程和一個企業的文化。目前，我國企業的檔案信息化建設仍處在發展階段，存在諸多問題。其中主要問題有：第一，復合型檔案人才十分短缺。科學技術的高速發展不僅提高了人們的生活質量，推動了企業檔案信息建設的快速發展，也對檔案工作人員也有了更高的要求。目前，科技與專業知識相結合的復合型人才十分短缺，現階段的企業信息化管理人員更多的是計算機領域的人才，對檔案的了解和運用能力不足，而很多專職的檔案人員計算機知識又相對薄弱。第二，企業信息化建設目標不準確。由于一些企業進行檔案信息化建設的目的只是為了相應國家號召，并不理解檔案信息化真正的意義，導致檔案工作人員沒有具體的工作規劃，企業檔案信息化管理沒有起到提高生產的作用，最后成為企業的“擺設”。因此，明確企業檔案信息化建設目標，完善檔案信息化建設，需要檔案人員不斷地實踐與摸索。

二、如何有效進行企業檔案信息化建設

（一）加大重視，加強宣傳力度，強調企業檔案信息化的重要性。雖然企業檔案信息化建設對于企業的發展有著許多現實意義，但是大多數人對檔案信息化建設還是不夠了解，有些企業也不夠重視，企業對檔案信息化的宣傳力度還很不足。因此，企業需加大重視，支持檔案信息化建設，加強對檔案信息化的宣傳，讓全體員工，特別是專、兼職檔案管理員充分意識到檔案信息化對企業和個人的發展有著重要的作用，從源頭抓起，把檔案信息建設滲透到辦公室自動化當中，落實到位，企業檔案信息化數字化建設才有發展的可能。例如，企業可以在官網上設立檔案數字化建設版塊，及時傳播國家政策，播報企業檔案信息化建設進程，同時每一位檔案工作員工都可以為推進企業檔案信息化建設獻言獻策，其目的是建立起每一位員工的“企業檔案信息化意識”，轉變檔案工作者的固有理念，從而實現企業檔案信息化質的飛躍。

（二）注重科技在檔案信息化建設中的作用。企業檔案信息化建設離不開強大的技術支持，科技的強大通過建立企業檔案管理信息系統來體現。當前，數字檔案館的建設已經在我國取得了一定效果，各個企業也對先進的科學技術予以積極應用，考慮到我國大部分企業沒有自主研發資本，因此，對軟件及技術的選擇尤為重要。現在市場中，檔案管理軟件品牌較為繁多，每種軟件都有著不同的技術特點，企業需要結合自身的行業特點、實際需要和國家規范作出合理選擇。例如我國的云南白藥集團，就結合單位內部的檔案管理情況，選取了B/S和C/S結合的基礎管理軟件，并利用了在線OCR識別系統，讓檔案信息化建設得到良好的科技支持。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質。人才是企業發展的第一資源，檔案工作也不例外。在信息化高速發展的時代，傳統的檔案工作思維已跟不上時代發展的步伐，新時代的檔案工作者必須是具有足夠的計算機操作能力、檔案管理能力和信息技術應用能力的高素質、多技能的復合型人才。檔案復合型人才是實現企業檔案信息化的關鍵。而針對復合型檔案人才的培養，企業可以通過與高校合作的方式，可以采取社會培訓的方式，還可以在企業內部實行互幫互助的政策。比如企業內優秀的信息技術管理人員，可以向計算機知識相對薄弱的檔案管理人員傳授信息技術處理知識及計算機軟硬件知識，而專業的檔案管理人員可以向其他員工傳授檔案相關的專業的知識，以提高員工整體檔案整理水平。當然，檔案管理人員在日常的工作生活中也要注重自身的學習，不斷提高自身的綜合素質。無論是哪種學習培養方式，其目的都是為了使企業的檔案信息化建設能快速順利發展。

（四）加強企業檔案信息化建設的標準化管理。由于缺乏實踐經驗，我國一部分企業在改革檔案管理過程中沒有形成一套規范化體制，導致企業檔案信息化在建設過程中脫離了企業發展的需要。現代企業強調標準化管理，只有加強規章制度建設，才能保證企業檔案信息化建設的良好發展。為此，企業可通過引進國外先進的技術與制度，學習企業檔案信息化建設方法，不斷改革創新，完善企業檔案信息化建設標準，逐步建立符合中國發展的企業檔案信息化系統。

三、總結

總而言之，企業檔案管理應該隨著社會的發展轉變模式，由傳統的保管檔案實體逐步建設完善成為檔案實體的數字化管理，最終實現檔案信息化改革，為企業的快速長遠發展提供強力支持。

【參考文獻】

[1]張英奎，王飛，房彥君.大數據時代的企業檔案信息化建設[J].北京化工大學學報（社會科學版），2014（03）：32-36.

[2]韓娜.淺談如何以信息化提升建筑企業檔案管理水平[J/OL].建筑知識，2016（04）.