淺談新時期廣電系統文書檔案管理工作

陳愛珍

【摘要】文書檔案管理對于每一個行業而言都屬于基礎性的保障工作，具備較強的機密性、專業性和政策性。在信息社會發展的環境之下，傳統檔案管理方式已無法滿足實際工作的需求，越發突顯文書檔案管理工作信息化建設的重要性和必要性。本文主要分析在新時期信息社會背景下廣電系統的文書檔案管理工作。

【關鍵詞】新時期；廣電系統；文書檔案管理

在新時期高度信息化的社會環境之下，廣電系統的文書檔案管理工作必然會面臨信息容量、種類不斷增多等等諸多挑戰，從而導致傳統檔案管理方式越來越無法滿足實際工作需求。在這樣一個發展背景前提下，文書檔案管理工作必然需要持續創新改革，從而進一步提升廣電系統文書檔案管理工作的效率與價值。

一、文書檔案管理工作信息化的重要性和必要性

當前，廣電系統文書檔案管理工作的實效性并不十分理想，其主要原因在于信息社會所提供的各種信息化工具并未充分應用于傳統的文書檔案管理工作中，簡而言之，就是文書檔案管理工作并沒有隨著時代的發展而進行改革。

在實際工作中，尤其容易在思想上與時代脫節，認為文書檔案管理工作經過許多年的經驗積累已經形成較為成熟的體系，不需要再進行大程度的更新換代。這一思想的存在一定程度上導致了當前文書檔案管理工作故步自封、停滯不前的現象。我們不難發現，時至今日，仍有部分單位在文書檔案管理工作中未引進現代計算機技術和信息管理技術，文書檔案管理仍然停留在手工檢索階段，導致工作量大大增加，工作效率處在低下水平，無法適應當今快節奏的社會。伴隨著科技的不斷發展，人類社會已經全面步入信息化時代，只有充分利用現代化科學技術，實現文書檔案管理工作的信息化、技術化，才能減少資源浪費，大幅度提高工作效率。

二、新時期文書檔案管理工作的改革

（一）文書檔案管理方式的變革。新常態下，文書檔案管理工作的方式必然需要持續革新，這也是廣電系統向著信息化、規范化方向發展的必然途徑。傳統文書檔案管理方式僅僅是對紙質文件的管理，檔案信息相對零散、遲緩、更注重載體，而新時期的文書檔案管理工作實行信息化、數字化管理，顯得更為系統可靠，相對及時快捷、更注重信息內容。新時期的文書檔案管理理念，由實體保管轉向以信息組織并加以利用；信息的儲存方式從過去的紙質形式轉為紙質形式加電子形式。使用計算機檢索利用文書檔案非?？旖?，僅僅輸入關鍵詞，便可搜索到相關的文書檔案，大大縮短檢索時間，工作效率顯著提升。

（二）建立現代化的文書檔案管理系統。文書檔案管理工作為整個廣電系統的辦公室工作提供更為便捷的服務，最基本的要求便是保障廣電系統的信息安全性，因此，建立現代化的文書檔案管理系統尤為重要。目前本單位2001年至2016年的文書檔案已全部錄入“光典”檔案查詢系統，基本實現了文書檔案數字化建設，只需輸入關鍵詞，就可以查詢到相關文書檔案，大大提升工作效率。同時，將經過數字化加工后的檔案電子文件備份數據移交縣檔案館，確保資料安全。下一步，我們還要加入縣檔案館的“館室一體化”系統，實現全縣文書檔案在該系統內的共享利用，打破了以往各單位文書管理部門“各自為政”的局面，實現文書資源共享，有效提升文書檔案網絡化的效能。

（三） 培養專業的文書檔案管理人才。人員知識特別是計算機水平低下是目前文書檔案管理工作得不到信息化的主要原因，只有提高管理人員在計算機方面的技能，才能有效促進文書檔案管理的數字化建設。為了更好地實現信息化和數字化，首先要在管理層面引進具有相關的管理水平和計算機水平的專業人才。其次要加強對當前在職人員的崗位培訓，使他們能夠更好地熟悉和處理相關的管理工作。培訓內容分為兩個部分：一要加強其專業領域方面的培訓，結合廣電系統具體工作，使理論知識與實際工作更好地結合。二要加強對其工作態度的培養，將激勵機制引入到檔案管理工作中來，提高他們的工作積極性。

三、 結語

綜上所述，在目前全球經濟發展和信息化時代發展的大環境之下，新時期廣電系統的文書檔案管理工作必然會成為信息化的主要改革方向，同時也會逐漸滲透到社會企業當中加以應用。因此，在今后的工作中，需要根據廣電系統實際情況，不斷探索和改革文書檔案管理工作，讓其緊跟時代的潮流不斷創新發展，為廣電系統的建設發展提供強有力的基礎和保障。

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