如何提高電子企業檔案管理水平

于淑春

[摘要]隨著我國經濟實力的提高和科學技術的進步，我國人民生活和工作的觀念也實現了較為明顯的轉變，其中最為顯著的變化奠過于相比較傳統的人力勞動工作，人們更青睞于利用現代化機器和技術更快速、高效地完成具體任務。企業的檔案管理工作就是最為鮮明的例子之一，早期的企業檔案管理工作多是依靠紙質版的存儲形式和管理工作人員簡單的整理和記錄，不僅大大增加了實際的工作量，檔案的靈活性也不夠理想，而現代化的電子企業檔案管理系統則從根本上改變了其工作現狀。

[關鍵詞]電子檔案 企業檔案管理 問題與對策

企業檔案管理本就是一項相對機密和瑣碎的工作，傳統的檔案管理工作形式和流程完全不能滿足現代企業高效率的管理目標，而且大量的紙質版文件極容易出現丟失、破損的情況，不便于多個子公司之間有效的溝通和交流。電子企業檔案管理系統的出現有效解決了這些問題，通過現代掃描技術和文件備份徹底改革了管理工作的形式。本研究將針對電子企業檔案管理進行詳細探討。

一、電子企業檔案管理工作面臨的機遇和挑戰

（一）企業檔案載體、工作形式的改變

企業檔案不僅僅是記錄各個子公司、各個部門工作人員的流動、成長情況，更是整個企業發展、強大、攻克每一道難關和策劃拿下不同任務的見證，其中涉及的文件和圖紙都可以稱為智慧的結晶、是整個企業每一位工作人員共同努力的結果，更是其他類似方案策劃的參考，所以在整理、收集企業檔案時，不僅要根據不同時間、不同部門、不同工作內容詳細分類各檔案記錄，更應全面保證檔案的完整性、私密性。但在實際的管理工作中，面對大量的紙質版檔案和圖紙信息，僅僅依靠個別工作人員簡單的整理、分類并不能有效保證企業檔案的可靠性。因此為了解決傳統檔案管理方法在現代化企業發展過程中存在的不足，電子企業檔案管理系統就應運而生。全新的管理系統和工作形式徹底改變了企業檔案管理工作的現狀，電子企業檔案管理系統主要可以分為兩部分，即電子掃描技術和云儲存平臺。電子掃描技術主要是為了將之前重要的紙質檔案掃描、備份，減少存儲空間的占地面積和避免不必要的文件遺漏。在企業后來運行過程中產生的新檔案信息以電子數據的形式分類儲存，由專業管理工作人員分類整理好后及時上傳至云平臺、備份保存，企業檔案載體和工作形式的全面改革有效提高了檔案管理工作的效率和專業程度。

（二）電子企業檔案的真實性、保密性不高

電子企業檔案管理系統的出現雖然全方面改革了企業檔案的載體、管理工作形式以及接收和傳送的方法，但是由于現代計算機技術中存在的不足以及管理工作人員掌握的專業知識有限，電子企業檔案管理工作中也存在著較多的問題，如電子企業檔案的真實性、保密性遠遠不如傳統的紙質版檔案。電子企業檔案多是保存為普通的文件格式，且由于大多數檔案內容的公共性，其實際內容多可由不同工作人員進行重新編輯，電子企業檔案的真實性并不能得到有效保障。同時由于現有工作人員掌握的專業知識相對有限，計算機操作技術也不高，雖然企業建立的電子檔案管理系統有一定的技術保護，但是對于更加專業的計算機高手來說，破解難度并不高，而云平臺儲存的電子企業檔案也不能很好地保障其隱私性。

（三）電子企業檔案的長久性不確定

企業檔案管理工作之所以有著極其重要的意義，最主要的原因就是其全面記錄了整個企業的發展歷史以及其中存在的嚴重弊端，企業管理者通過不定期查閱檔案記錄及時糾正部分錯誤的決策和尋找正確、有效的解決措施從而幫助企業更好、更快發展，因此企業檔案保存的長久性對企業的進步有著根本性的決定作用。但是詳細分析收集到的我國電子企業檔案管理工作實際情況，我們可以發現電子檔案雖然存儲方便、便于接收和傳送，但是其長久性卻不能有效保障。一方面是由于電子設備使用壽命有限、操作人員的失誤等極容易造成檔案文件的丟失或出錯，另一方面則是由于其他人員的非法攻擊，大部分文件遺失，從而造成較嚴重的經濟損失。

二、針對電子企業檔案管理中存在的具體問題有效的解決措施

（一）培養檔案專業人才高水平的計算機操作技術

電子企業檔案管理系統的不斷發展和完善促進了其在大小企業中的廣泛普及，但是技術的缺陷和管理工作人員認識的不到位而在實際應用中導致的各種問題也更為突出，因此我們必須針對各種問題的根本原因及時采取有效的解決措施，培養出一批高水平計算機操作技術的檔案專業人才更是最為首要的改善途徑。電子企業檔案管理工作主要是由管理工作人員主持、負責的，管理工作人員的專業性和高水平的計算機操作技術則從根本上保證了檔案管理工作的效率和質量，因此企業必須重視起來，及時開展有效的培訓工作不斷提高工作人員專業性和技術水平。

（二）完善科學、嚴謹的電子企業檔案管理工作制度

建立科學、嚴謹的電子企業檔案管理工作制度也是解決電子企業檔案管理系統應用中出現各種問題的有效途徑之一。任何一項工作的高質量、高效率都離不開科學、嚴謹的工作制度，企業檔案管理工作的特殊性更對其工作制度提出了較高的要求。企業管理者必須結合檔案管理工作的具體流程以及易出現的各種問題進一步總結、完善工作制度，明確規定不同內容檔案的修改權，從根本上保障檔案內容的真實性、保密性。

（三）加快開發兼容性高、便于操作的檔案處理軟件

一個企業涉及的文件檔案往往有多種格式，不同部門、不同子公司的工作人員對檔案處理軟件也有不同程度的青睞。雖然各種軟件的操作難度均不高，但工作人員處理大容量企業文件時仍要耗費較多時間，尤其是對于不同軟件處理后的檔案文件，工作人員常常需花費較多精力分別處理各個子公司的文件信息，因此各企業也應集中精力加快開發出兼容性高、便于操作的處理軟件，全面提高工作實際質量和效率。

三、結語

電子企業檔案管理系統是近些年由于各企業的迅速發展以及不同子公司間頻繁的人才交流應運而生的一種簡化企業檔案管理工作的現代技術，全面改革傳統大量依靠人員管理、紙質記錄低效率的檔案管理形式和流程，借助飛速發展的電子掃描技術和云數據儲存快速、便捷的存儲、更新不同部門員工的檔案。這種企業檔案管理模式大大提高了實際的工作效率，減少了不必要的人力、物力資源浪費。但是由于人們的認識有限和技術的不足，其中也存在一定問題，我們還需努力實現進一步完善。