淺談醫院檔案數字化

路曉艷

摘要：醫院檔案大多還在進行手工管理，與現在醫院的發展和管理相差甚遠，對檔案進行數字化是提高檔案管理水平的重要途徑，加大財力投入，提高檔案人員的素質是關鍵

關鍵詞：醫院；檔案；數字化

隨著科學技術與信息技術迅速的發展，檔案數字化是在必行，在醫院檔案的管理中，電子文件成為醫院信息化的重要的內容。但是當前的檔案的電子化中，仍然存在一些問題，不能夠滿足人們的使用需要，檔案管理水平與人們的使用需求之間的矛盾日益凸顯出來，檔案數字化時不我待。。

一、醫院檔案數字化的現狀

1.領導重視程度不夠。大部分的領導對檔案管理的重視程度不夠，認識不足，檔案還停留在紙質保管的水平上，對于電子檔案管理僅僅是停留在應付上級檢查層面上，沒有認識到檔案電子管理在醫院管理、醫院運作、病患關系中的重要作用，在電子檔案管理上的資金投入、人員配備、基礎設施上都嚴重不足。

2.檔案管理滯后。在當前的檔案的管理中，往往是將檔案分門別類的整理，然后裝訂成一個個小冊子，在需要檔案的時候，要查詢到相關的檔案資料，翻閱卷宗目錄，然后翻閱每個柜子查找，非常的繁瑣與費力，特別是有的人還需要復印，這個時候就要將裝訂線去掉，再一頁頁的抽出來，打印之后還要再一次的裝訂回去，這樣一次次的折騰下去，檔案難免會出現丟失損壞的現象，影響檔案的美觀、整潔，當形成電子文件管理的時候，在人們需要的時候，就可以直接去網站上下載下來，省時省力，方便快捷。

3.檔案管理水平與新的形勢不相適應。比較突出與關鍵的問題就是管理人員的素質有待提升，檔案管理相關人員都是一些年級比較大的工作人員，在技能上與新的時代要求不相適應，有的甚至不能夠有效的操作計算機，這些人員知識老化、基本素質不夠，在電子文件歸檔的時候感覺力不從心，不知道如何進行科學合理的分類、分析、加工、組織、排列，嚴重影響了檔案信息的電子化的建設，使檔案的質量逐漸的下降，影響的工作效率的提升。

二、檔案的電子文件歸檔的重要意義

根據醫院的職能檔案一般分為業務類、行政類與黨群類，這些檔案里面有著大量的信息值得研究，通過這些檔案我們可以查詢到很多信息，可以為醫院日常的管理活動中存在的問題提供一定的依據。但是檔案的內容量非常大， 系統性相對來說也比較繁雜，因此依靠傳統的紙質管理、人工管理比較費時費力。因此，必須轉變管理方式，形成電子化管理，這樣才可以迅速的查找到相關的信息，解決相關的問題，制定方案等等，醫院文書檔案電子化管理對于醫院的運作、發展，解決醫患關系中的一些問題具有非常重要的意義。

三、醫院文書檔案的電子化管理的實現途徑

1.提高認識。在檔案的管理中，需要加強現代化的管理意識，要與時俱進、開拓創新，隨著信息技術與科技技術的發展而不斷地變化發展。醫院要對檔案的電子化管理給與高度的重視，加強對檔案的利用，提高管理水平，從領導層面上樹立比較明確的目標，在思想上、行動上、基礎設施的建設上以及管理制度的建設上，都要為實現電子檔案的管理水平提供支持，適應檔案電子化管理水平新的需求。

2.對檔案實施現代化的管理。采取一些有效措施著力提高檔案的管理水平和檔案利用效果，為當前的工作提供一些幫助，這才是醫院檔案管理的重要的內容。隨著信息技術的不斷發展，辦公的信息化、自動化、科技化已經是必然的趨勢，辦公正在向無紙化發展，這樣可以節省紙張資源，減少在各種各樣的文件發放的過程中物質的消耗與資源的浪費，有利于保護生態環境，在電子文化管理中，在網上建立信息庫，有利于實現信息的與資源的共享，促進檔案逐漸的信息化與電子化，有利于實現檔案的電子化管理。因此，在醫院檔案的管理中，必須實施現代化的管理，在傳統的管理模式中注入現代化的管理因素，逐漸提高檔案的管理水平。

3.建立電子檔案的管理制度。在檔案的管理中，建立電子檔案制度有利于促進其管理的科學化與合理化，這些規章制度的建立必須與醫院的實際情況結合起來，結合醫院實際的工作需要，制度要簡明、易于理解還要實用，具有可操作性，便于更好地發揮檔案電子文件的重要作用，促進檔案管理的規范化，在執行制度的時候要主要堅持規范性、保密性，體現相關制度的權威性，提高管理制度的有效性。

4.加強檔案管理人員的隊伍建設。電子文件的形成、處理都是在計算機軟件中形成的，需要管理人員的專業素質以及操作計算機的技能，對于文件的整理、保管等等都能夠有效的操作。因此，要對管理人員進行及時的培訓，提升他們在信息技術上的技能，重視這些工作人員外語水平的提升，使管理水平適應新的形勢發展的需要。

總而言之，在信息技術逐漸發展的今天，辦公逐漸的走向無紙化，醫院檔案也要適應新的發展趨勢，轉變管理理念，采取相關的管理措施，對紙質檔案進行數字化管理，建立相關的數據庫，實現檔案資源的共享，建立公正的、透明的、人們滿意的醫院，滿足人們的服務需求，不斷提高檔案管理水平，提高醫院的服務水平。

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