淺談檔案信息化建設

蔡欣

摘要：新時代檔案信息化，是指對檔案信息資源進行分類、整理和保存，對紙質檔案進行圖像處理，進行數字化，建立數字檔案。檔案信息化的特點和作用，需加快制度、體制、管理模式、人員培訓的建設。

關鍵詞：檔案；信息化；新時代

隨著以信息化和數字化等為特征的新時代的到來和普及，檔案信息化也成為時代形勢和社會發展的必然選擇。新時代檔案信息化，是指對檔案信息資源進行分類、整理和保存，對紙質檔案進行圖像處理，進行數字化，建立數字檔案。

一、數字檔案的特點。

在信息時代下，檔案管理的網絡化，實現檔案數字化，有利于更快的檢索檔案，提高檔案利用率，拉近不同利用者的距離。另外，通過檔案的數字化處理，也有利于防止部分篡改檔案的行為。檔案數字化使檔案在管理過程中更具有高效性和準確性，更好的適合新時代中國特色發展的步伐。

二、信息時代完善檔案信息化的措施

1、加快檔案制度建設。

檔案工作規范化、標準化，是實現檔案管理的保證，建立健全檔案管理制度是做好檔案工作的基礎。制度本身就是一種規范，在一定程度上是規范管理的根本，同時也是對檔案管理信息化的基本要求。做好檔案管理工作，首先要加強制度建設，要根據檔案工作的實際，建立健全文件形成、收集、整理、運轉、編目、立卷、檢索、安全保管、利用方式方法等一系列基礎性工作的各項規章制度，統一標準規范整理，做到有章可循、有據可依，嚴格執行。同時，由于檔案管理方式的變革，檔案管理制度實踐中還需要逐步完善，根據實際作出相應的調整，對不適應發展的制度進行修訂，對空白的地方要作出補充，這樣才能真正實現檔案管理各環節的標準化、規范化。

2、完善檔案管理的體制。

由于信息化技術的不斷發展，檔案管理工作能夠和信息技術進行更加有效的結合。但是就目前來說，在信息化的時代下，檔案信息管理體制在一定程度上還存在著管理力度不夠、檔案利用過程不便、檔案信息系統建設過程分散、軟硬件設施不達標等問題。所以在管理體制上我們必須要強調一點，那就是加強相關部門對信息自動化系統的統一規范管理，這不僅要求對技術操作進行有效的規范，還要求對軟硬件設施的選擇進行統一的界定。

3、實現檔案信息資源共享。

目前在信息化建設過程中，對軟件的使用比較混亂，而且硬件上的功能在一定程度上也沒有得到有效地發揮，這樣就會進一步導致檔案信息資源不能充分共享，相關各個部門在檔案信息管理的過程中都是各自為營。所以，我們需要明確檔案管理過程中的內容以及范圍、規范檔案管理過程中的各項工作、理順檔案管理過程中的各個環節、建立相對規范的系統工程，以保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

4、加強檔案數據庫建設。

檔案信息化目前還處在文件處理向信息化管理過渡的階段，要想讓這個過程更快、更規范，最重要的就是建立檔案信息數據庫。數據庫系統不僅是檔案信息管理的核心，同時還是其重要的基礎。檔案數據庫建設需要長期的過程，在建設過程中我們應該本著從低級到高級的原則，有效結合檔案管理工作和計算機技術，整合檔案綜合數據及檔案目錄庫，形成開發式網絡以及分布式的數據庫，不斷提高檔案信息化管理的工作效率。

5、提高檔案管理人員素質。

隨著檔案事業的發展，檔案管理工作發生了顯著變化，這也就對從事檔案管理人員提出了更高、更新的要求，造就一支高素質的檔案管理隊伍，是強化檔案管理的關鍵。如何提高檔案從業人員素質？一是要有專業素質和能力，檔案人員應具有較高相應的專業知識，不僅掌握檔案理論知識（如歸檔程序、編目、檢索、利用等），還要熟悉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術（如：文史知識、社會學、情報學、統計學等學科），不斷提高自身的業務素質，并對其相關知識進行有效的的掌握，運用現代化手段對檔案進行規范化管理。二是要有責任心和事業心，檔案管理人員一定要具備較強的責任心和事業心，對檔案管理工作能夠全身心地投入。三是要有政治素養和大局意識，檔案工作人員要樹立較強的大局意識，使檔案管理工作能夠滿足相關法律法規制度的要求，保證工作的過程中不會出現紕漏。

在信息技術逐漸發展的今天，辦公逐漸的走向無紙化，檔案也要適應新的發展趨勢，轉變管理理念，采取相關的管理措施，對紙質檔案進行數字化管理，建立相關的數據庫，實現檔案資源的共享，滿足人們的服務需求，不斷提高檔案管理水平，提高檔案人員的服務水平。

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