分析“互聯網 +”時代下高職院校基建檔案管理信息化

梁梅

摘要：隨著信息技術的不斷發展，“互聯網”時代已經到來，高職院校基層檔案管理也日趨信息化。為更好的促進高職院校基建檔案管理工作，高校應針對信息化管理工作統一提出任務要求，明確責任、細化分工，通過“領導負責制、基層檔案管理人員精細化、明確檔案數字化流程”等方式方法，針對“互聯網+”的時代要求，促進整改。

關鍵詞：互聯網+；基建檔案；管理信息化

“互聯網+”時代對各行各業均有著深遠的影響，包括日益完善的教育教學模式以及教育管理制度，包括高職院校的基建檔案管理上，明確提出“信息化、系統化、全面化”的要求。高職院校檔案管理的信息化建設對于學校全方位發展具有重大意義，是起到“整合、促進”的作用[1]。網絡環境的日益成熟、系統邏輯的日益完善，對于管理工作的精細化要求更進一步，為此，各高職院校應加快基建檔案管理的信息化，爭取促進發展，爭創一流。

一、高職院校基建檔案的特點

高職院校的基建檔案管理方面獨具自身特點，基建檔案的內容是對資料進行的記錄，保存著最原始的狀態。學習在開展日常工作的同時可以依舊檔案的管理，是開展學生教育、教師教學、課程教法等工作的重要依舊以及實踐憑證。因此，高職基建檔案的管理工作有著十分重要的意義。

（一）基建檔案的專業性以及系統性

高職院校的基建檔案由專門的工作人員負責，定期進行錄入、審核等工作，需要經過專業技術的培訓，從而進行建設、管理。同時應定期進行維護，及時更新檔案內容，確保各項資料的真實、有效，促進高職院校的各項工作。高職學校對科目的專業性要求較高，因此在進行基建檔案管理時要熟悉各科、各門、各系統之間的層次要求，確保知識結構具有一定的邏輯性。若想完成一套系統嚴密的基建檔案，要嚴格按照步驟，從明確建設要求、設計任務書、經過工程研究、報建、準備等全過程，缺一不可，這樣資料才能呈現出整體連貫性。

（二）復雜性以及廣泛性

高職院校基建檔案建設會涉及到多個學科的內容，一個完整的基建項目要經過建議、立項、設計、施工、竣工等多個步驟，同時還要涉及到地質、建筑、環境以及排水、電信等方面的知識，作為記錄和反映工程活動的基建檔案要更系統、廣泛的進行記錄，因此會呈現出一定的復雜性。在施工建設過程中，會涉及多家相關單位企業，包括設計單位、建設單位以及勘探、施工、監理等單位，互相之間積極配合，共同參與，推進建設工作，這反映了基層建設工程的全面化，作為檔案管理應廣泛涉及具體內容，確保縱深化發展。

（三）現實性以及校長的周期性

高職院校的基建檔案管理工作需要保留有價值的文字、圖表以及相關影像資料。這些更需要細節的不斷完善，利用“信息化”等互聯網手段，可以簡單有效的進行實際操作，大量的節約了人力、物力，對現實具有重大發展意義[2]。隨著高職院校辦學規模不斷擴大，很多高職院校開始開發擴大辦學條件進行新建院校，因此更需要多個部門共同完成，在不斷發展過程中需要較長周期進行完善。在建設過程中可以有效的借鑒前期建設檔案資料，為學校當前和長遠發展提供參考價值和憑證。

二、基建檔案管理工作現存問題

（一）基層檔案管理工作得不到領導重視

隨著高職院校不斷發展，新校區及其它專業課程的不斷擴充，日益增長的需求與現存的教學、辦學條件可以出現沖突、特別是在新學校的基建檔案管理工作中，容易出現較多的問題。因此，更加需要領導的重視，以此助推各方面的發展。但部分對于基建檔案管理工作存在誤區，重視程度不夠高。高職院校只重視學校教育教學，只建立教學檔案，忽視了基建檔案的建立工作，忽視了更高層次的發展方向，不利于高職院校更好的發展。

（二）基層檔案管理人員責任心不強、素質不高

檔案管理工作人員的業務素質不夠高，不利于基層檔案管理工作的標準化、科學化、規范化的發展。同時，高職院校更多的忽視了基層檔案管理建設的工作，缺乏系統完善的標準，相關工作人員專業技能不夠強，缺少經驗，同時人才匱乏，導致基層建設不夠完善，出現的漏洞難以更系統的改善。基建檔案管理工作人員一般為兼職人員，創新意識不夠，導致內容過于刻板，有較多的重復，沒有實質性意義。

（三）基層黨建管理工作不規范，忽視了“互聯網+”的信息化方式

由于缺乏專業人才，其基建檔案的管理工作不夠完善，手段檔案沒有科學的管理模式，與實際脫軌，從而造成部分檔案缺乏聯系性與實際意義，沒有任何可操作性意義，做成資源的大量流失。同時部分基層檔案管理還停留于表面，沒有借助“互聯網+”等手段，通過信息化的管理方式進行擴充完善，導致內容單一，項目活動落后發展。

三、促進高職院校加強基建檔案管理的方式方法

（一）充分利用信息化基建檔案管理方式

在信息化日益發展的今天，要充分發揮“互聯網+”的思想，結合實際工作，利用互聯網信息手段，進行改革創新檔案管理模式，促進發展。利用信息化的存儲方式，不僅可以縮短時耗、加快編輯速度還可以方便操作減少工作人員錄入、調取信息的是失誤率，確保信息的真實有效性[3]。將信息化手段充分利用到實際工作中，可以大大提高工作效率。

（二）建立完善基建檔案管理制度

高職院校應加強基建檔案管理制度的完善，明確工作步驟以及流程，加強工作人員的專業性以及責任意識，提高重視程度。同時，完善管理考核機制，對工作人員進行監督和考核，讓可想管理工作有序可依，有法可糾。定期開展培訓，納入專業性人才，提高人力，加強工作效能。

結語：

綜上所述，信息化手段在基建檔案管理中發揮作用，已經成為現代教育教學發展的必然趨勢，是一種突破創新。因此，在高職院校完善基建檔案管理工作過程中要提升自身綜合素質以及專業素養，利用信息技術靈活管理，發揮主觀能動性，不斷的改革創新。

參考文獻：

[1]豆亞玲.推進高職院校基層檔案管理規范化初探[J].新西部旬刊，2016（11）：128

[2]楊鳳蓮.高職院校基建檔案管理存在的突出問題及對策分析[J].科研，2016（8）：255

[3]陳玄.高職院校基建檔案管理策略探析[J].科研導刊：電子版，2014（11）：19-20