淺談人事檔案管理信息化建設之我見

佟永利

摘要：在當前檔案管理工作中，人事檔案管理屬于十分重要的一項內容，在整個檔案管理中占據重要地位。在現代人事檔案管理工作中，為能夠使檔案管理水平及質量得以提升，需要對人事檔案管理加強信息化建設，提升人事檔案管理信息化水平，從而使人事檔案管理能夠更好地符合實際需求，得到更加理想的效果，實現進一步的發展。

關鍵詞：人事檔案；檔案管理；信息化建設

人事檔案在檔案信息資源中屬于重要組成部分，在人才優化配置方面可提供更加理想的依據，因而有效實施人事檔案管理工作也就十分必要。在現代人事檔案管理工作實際開展過程中，信息化建設屬于重要任務及要求，也是提升檔案管理水平的必然要求。因此，在當前人事檔案管理工作的實際開展中，相關工作人員應當積極實現檔案管理信息化建設，以確保人事檔案管理信息化的有效實現，為人事檔案管理工作的更好實施及發展提供較好的支持。

一、人事檔案管理信息化建設的重要作用及意義

首先，人事檔案管理信息化建設對于人事檔案管理現代化的實現比較有利。在當前信息時代不斷快速發展的大背景下，各種信息資源數量不斷增加，并且信息資源價值也越來越高，對于人事檔案管理信息化建設有著越來越高的要求，在人事檔案管理方面需要實現現代化管理。而通過人事檔案管理信息化建設，可使以往實體化管理轉變為信息化管理，從而使人事檔案管理工作效率得以有效提升，進而使人事檔案現代化管理得以更好實現，促使其更好的發展。

其次，人事檔案管理信息化建設對于人事檔案信息資源共享有利。在當前社會信息時代，信息資源已經成為十分重要的一種戰略資源，在社經濟及整體發展中屬于重要影響因素，因而實現信息資源的共享十分重要。在人事檔案管理工作中，通過信息化管理，可使相關檔案資源在不同部門及單位之間更好傳遞，從而也就能夠使信息資源的共享得以實現，使檔案信息資源能夠得以更好應用。

再次，人事檔案管理信息化建設對于人事檔案資源的利用比較有利。人事檔案管理而言，其最終目的就是對人事檔案資源進行利用，使人事檔案資源在人力資源管理及優化方面發揮著更好的作用。在實現人事檔案管理信息化建設的基礎上，能夠更好進行檔案資源的查閱及傳播，有利于管理者更好了解單位內部人力資源情況，更好進行人力資源配置，從而使人事檔案資源的利用率得以提升，使人事檔案管理的目的得以更好實現，從而得到更加理想的效果[1-2]。

二、目前人事檔案信息化建設存在的問題

（一）基礎的設施設備沒有得到完善。信息化人事檔案管理中，掌握信息技術的同時，硬件設備的支持與工作人員的技能培訓也是非常重要的。例如計算機與檔案管理員的匹配程度，要保證檔案管理員能夠熟練操作計算機，才能保證信息化的檔案儲存和管理工作能夠有序進行。目前有部分機關事業單位的計算機信息技術配備不全，加之設備陳舊、軟硬件不更新這些問題，阻礙了人事檔案信息化建設發展的進程。

（二）信息化管理沒有明確的管理標準。需要對信息化的人事檔案管理模式提出針對性的目標，才能朝向正確的改革方向進行。建立人事檔案管理制度需要機關事業單位根據單位本身的特點和時代的發展需求來進行正確的制定，要保證信息化管理制度的建設在全國范圍內是統一的標準，就要有明確的具體的標準。如果制定的管理制度不夠明確，會導致相關工作人員思想上對企業失去信心，失去工作的積極性，這種不公平的管理制度會影響工作氛圍和工作效率。

三、人事檔案管理信息化建設的有效途徑及措施

（一）加強人事檔案管理信息化基礎設施建設

在人事檔案管理工作過程，為能夠使信息化建設得以更好實現，首要任務就是要加強相關基礎設施建設。人事管理部門應當積極引進信息化設備，從而為信息化管理的實現提供硬件基礎與支持，同時對于部門內部現有的信息技術設備應當注意加強維護管理，從而使信息技術設備能夠得以更好應用，在此基礎上才能夠使人事檔案管理信息化建設更好實現。另外，還應當注意加強資金投入，對于新型信息技術設備積極購進，使部門內部相關信息技術設備不斷更新，使這些信息技術設備充分應用，促使信息化建設更好的實現。

（二）構建人事檔案管理信息化工作機制

人事檔案管理工作機制對于檔案管理工作的開展具有十分重要的作用及影響，因而在人事檔案管理信息化建設方面，應當構建相關工作機制。首先，在人事檔案管理內部，應當建立信息化管理制度，對于信息化管理工作加強指導及規范，從而使信息化管理更加具有科學依據。其次，構建信息化管理方面，這一點主要就是指應當改變傳統檔案管理方式，結合部門內檔案管理實際需求，選擇與實際情況相適應的相關信息化管理方法，以使得信息化管理得到更理想的效果，確保人事檔案管理信息化建設能夠得以更好實現。此外，人事檔案管理部門內還需要積極引進現代化檔案管理理念，通過現代化管理理念實施檔案管理工作，為檔案管理信息化建設提供更理想的支持。

3.加強檔案管理人才隊伍建設

對于人事檔案管理工作，其最終需要管理工作人員進行落實，因而為能夠使人事檔案管理信息化建設更好實現，還需要加強管理人才隊伍建設。在實際工作開展過程中，作為檔案管理部門需要對相關管理人員加強教育及培訓，尤其是應當注重信息技術培訓，使檔案管理工作人員的信息技術水平得以提升，為更好實現檔案管理信息化建設提供人才支持。另外，人事檔案管理部門還應當積極引進高素質信息技術人員，促使檔案管理人才隊伍得以不斷充實，也就能夠為更好實施信息化管理奠定更加理想的基礎，使人事檔案管理信息化水平得以有效提升，促使其更好發展[2]。

在當前各企業及單位內，人事檔案管理是十分重要的工作，在人力資源的優化配置方面發揮著不可替代的作用，因而有效開展人事檔案管理工作具有重要意義。在現代人事檔案管理工作中，為能夠使人事檔案管理更好地符合時代的需求，須通過有效措施加強人事檔案管理信息化建設，進而提升檔案管理水平及質量，促使人事檔案管理實現更加理想的發展，進而取得更好的成果。

參考文獻：

[1]郝小紅.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，2012（15）：142-143

[2]劉佳寧.人事檔案管理信息化建設的策略探討[J].辦公室業務，2012（11）：105-106