機關辦公室工作如何實現精益管理探微

陳登寶

【摘要】機關辦公室工作經常存在內容缺乏標準化、缺乏直接衡量指標、程序缺乏標準化、工作缺乏“流動”性等不良表現。因此，本文從精益管理及精益辦公出發，找出機關辦公室工作缺乏精益的不良表現，并根據不良表現進行具體分析，進而實現辦公室工作精益求精管理的方法，為日后機關辦公室實現精益管理提供有效參考。

【關鍵詞】機關辦公室;工作;精益管理

機關辦公室是企事業單位重要的協調機構。對于機關事業單位來說，辦公室的工作千頭萬緒、紛繁復雜，很多工作人員在開展工作的時候秉承的都是服從上級命令、不出差錯的原則。隨著時代的不斷發展，傳統機關辦公室中的行為作風已經脫離了時代發展的要求，很多傳統的工作已經為機關辦公室工作造成一定的影響，其中包括：資源浪費、工作效率不高、工作人員工作職責不明、沒有一定的管理規章制度等。因此，現階段的生產領域中，精益辦公已經成為主要的管理方式，這不僅可以提高機關辦公室的工作效率，還可以為機關辦公室制訂一套合理的管理方案，同時也為提高辦公室工作效率提供了新的思維方式。

一、精益管理以及精益辦公

機關辦公室中的精益管理和精益辦公已經隨著時代的發展進行了一系列的改革。由最初的在生產系統的管理實踐慢慢步入企業的整體結構中。這種新型的改革方式不僅讓機關辦公室在與客戶合作的過程中提高客戶對機關辦公室的滿意程度，還進一步避免了機關辦公室的浪費現象，進而降低了機關辦公室發展的成本。因此，精益管理的目標可以概括為：在機關辦公室為顧客提供便利的同時還可以將企業生產中的浪費降到最低，利用最少的資源實現利益的最大化。

二、機關辦公室工作缺乏精益的不良表現

（一）機關辦公室工作內容缺乏標準化。機關辦公工作和工業企業相比，標準化以及規范化管理相對比較薄弱。例如：崗位職責、工作流程、績效考核等。機關辦公室從整體的管理方面都進行了合理的改進，現階段的管理行為相比過去的機關管理行為來說制度更加規范。但是隨著深入調查發現，機關辦公室雖然在管理方面進行了改革，但是還存在很多的問題，很多時候出現了職業界定不具體、管理權限不清晰、制度執行能力不強的現象。

（二）機關辦公室工作缺乏直接的衡量指標。機關辦公室工作沒有創造客戶對機關單位的認同標準。對于辦公室的工作內容，很多活動的成本、活動的內容、活動的服務質量顧客都是看不到的，這種情況就會造成和客戶之間有一定的距離感。

三、實現辦公室工作精益管理的辦法

（一）通過工作分析實現工作內容的標準化。機關單位的工作大致分為兩種形式：第一種形式就是每天重復發生的，另一種形式就是創造性或者非常規性的工作。在實行重復性工作的過程中，應該對每一個工作部門和工作崗位進行深入分析，將每一份工作任務分配給適合的員工進行工作。首先從機關各科室的管理崗位進行改革，將管理人員的工作進行重新分配，將合適的人員安排到相對應的崗位上。然后根據《部門標準化手冊》進一步匯聚整個機關管理標準化手冊，盡力滿足各個部門的要求，使每一個部門都可以明確自身的工作職責，按照工作目標前進。

（二）采用過程指標衡量機關辦公工作。對于機關辦公室的工作來說，首先要對工作中的數量和質量進行合理分配，并根據一定的標準進行衡量。因此，采用過程指標主要從以下幾個方面入手：時間指標、交付周期等。舉例子進行分析證明，例如：文書、辦公室機關單位的信息不充分、后者不明確等。

（三）通過流程優化實現工作程序標準化。1.工作簡化。首先要講述的就是簡化的對象。一旦在工作的過程中或者快結束的出后出現差錯，而且在工作的時候員工的工作不均衡，就會導致工作效率比較慢，這時便可以使用簡化的工作方式。例如：在例行公事的過程中文件運轉速度緩慢，很多時候工作人員在工作的過程中經常將工作拖延處理，工作人員普遍反映工作的流程相對比較繁瑣，很多時候在工作的過程中工作人員沒有辦法將過程中的步驟記得非常清楚，在經過學習培訓時，大多數工作人員沒有辦法掌握工作的順序和流程，所以在工作的時候難免會出現一些問題。很多員工在這種情況下可以通過簡化工作來解決遇到的問題。2.建立機關管理常用的流程圖。系統流程圖、工作活動流程圖等，這幾種流程圖主要使用在機關管理實踐中。流程圖主要表現為兩種形式，一種是以表格為基礎，另一種主要以圖形為基礎，這兩種形式既可以對各種已有工作進行相對應的程序分析，還可以將其用在對新工作的程序設計上。

四、結束語

綜上所述，現階段的機關辦公室工作中還存在大量的問題值得思考。在傳統的事業單位工作中，工作人員主要的工作就是服從上級的命令，并做好自己的本職工作，對于單位中的一些工作沒有自己的獨立想法。在現階段的機關事業單位中，工作內容都缺乏一定的標準化，沒有直接的衡量指標，這些問題對于機關事業單位來說都是值得優化的工作內容。因此，想要在機關辦公室工作中實現精益管理，不僅要轉變工作人員的傳統思想，還要帶領這些人深入思考當前工作中出現的問題，并盡全力去解決問題，為日后機關辦公室的工作帶來整體的改革，進而實現機關單位與時代發展交相呼應，也為社會作出自己的貢獻。

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