人事檔案管理體系中信息化管理模式的建設

秦麗娟

【摘要】本文就機關內部如何針對自身的人事管理架構建立完善的人事檔案信息化管理體系展開詳細探討，并提出具體研究對策，供廣大同行借鑒。

【關鍵詞】人事檔案管理;信息化管理模式;問題研究

一、人事檔案管理體系中信息化管理模式建設的必要性

以大數據分析技術、移動交互技術為導向的人事檔案數字化管理體系的構建主要以人事活動常態化管理、人事變動、人事信息共享、信息更新為導向，結合不同單位內部人事管理架構的不同開展相應的信息管理活動。可以說，數字化人事檔案管理體系的構建以單位內部的基本人事組織模式為導向，根據單位內部的人事環境、人事管理體系、人力資源分布情況進行管理。其中大數據分析技術和移動信息交互技術的集中化應用是基于人事信息數字資源、電子資源形成的數據分析體系。因為在企事業單位社會職能履行的過程中，單位內部的人事情況每天都處在相對變化、運動的過程中，產生的信息內容相對較多，需要強大的信息處理機制對其產生的信息內容進行優化選取，選擇出最有價值的信息材料進行整理、分類、歸檔。大數據分析技術主要是根據單位每天的人事活動情況的變化趨勢進行分析、預測和計算，選取有價值的信息內容進行分類并根據信息性質的不同選擇不同的數據庫對相應的人事變化信息予以歸檔和存儲，滿足后期管理部門人事檔案信息查詢的需要。

二、人事檔案管理體系中信息化管理模式建設的途徑

（一）以機關單位內部宣傳機制的信息傳遞流程進行建設。借助移動互聯網平臺、信息收發平臺、檔案數據資源網站以數字技術、大數據技術為導向的人事檔案數字化管理體系的建設，還要根據單位內部宣傳機制的信息傳遞流程進行建設。人事管理是現代機關企事業單位內部管理機制的重要組織環節，直接關系到本單位的管理效率和運營效率。因此以數字技術為核心的檔案數字化管理體系有著明顯的信息搜集、材料總結、資源對接等優勢。因此在單位內部構建數字化人事信息管理體系，要切實根據單位內部宣傳的信息要求進行，按照信息傳播策略組織檔案管理體系建設。以互聯平臺為導向的檔案資源數據庫有著較大的風險性，不能有效防護各種虛假信息資源。所以，以單位內部信息宣傳機制作為條件限制，可有效約束檔案信息管理方式，提高檔案信息資源的處理能力。

（二）適應數字化建設的客觀需要，建立信息交替互補機制。機關單位內部構建數字化人事檔案管理體系，提升自身的信息化管理水平，就要適應數字化建設的客觀需要，以信息技術、網絡技術、移動媒體技術、數據分析技術為導向，建立多元化的信息交替互補機制。數字化是以信息局域網絡為基礎，利用先進的信息化手段和通信工具，包括各種移動終端設備而形成的數字化管理機制。在數字化管理體系建設過程中，必須要以符合數字化發展趨勢需要為基礎，根據用戶組成的不同，構建基于用戶管理、資源統一對接的網絡協調管理系統。高質量的人事檔案管理體系建設要為科學管理提供有力支撐，要遵循一般性的科學技術發展規律，以信息技術為引導整合人才資源，改進工作方法，提升管理質量。因為在信息技術引導下，檔案管理人員只需要登錄到局域網或局域網移動客戶端當中點擊相應的電子檔案目錄，就可以準確找到所要查詢的檔案材料，省去了查閱時間。因此數字化人事檔案管理體系的建設要突出信息操作的方便快捷，以節約信息查閱時間為基礎建立統一的數字網絡，為各部門人事檔案信息的查詢提供服務。

（三）人事檔案信息化管理模式建設要突出組織功能。人事檔案數字化管理體系的建設，還要突出組織功能，以協調各部門的組織關系為基礎，共同推進人事檔案數字化管理建設進程。人事檔案涉及單位中各個部門的信息內容，包括人事管理、人員調動、人事檔案、教育培訓、績效考核、人員審查、黨員統計等方方面面，因此人事檔案數字化建設必須突出各組織部門的建設職能，發揮各組織部門的職能關系，多方聯動，制定科學合理的信息采集維護和使用規定，明確界定各級各部門的責任區分、權限和義務，形成科學有序的信息化管理機制。在調動各組織部門組織職能的同時，要加強各組織部門人事管理人員的信息化培訓，提高使用者的信息化操作能力，促進其形成信息化素養，讓其根據人事變動情況對人事信息資源更新與維護，切實保障人事信息資源的準確有效。

（四）制定統一的信息資源管理標準。在人事檔案數字化管理體系建設過程中還要制定統一的管理標準，充分利用科技手段構建數字化信息共享平臺。在大數據分析技術和信息技術的引導下，數字傳媒已成為當前社會信息傳遞的主要形式。圖片、文本、聲音、錄像都以數字化編碼的形式進行信息傳播。因此，在單位內部人事數字化管理體系建設過程中，要突出信息共享平臺的建設，建立專門的資源共享網站和信息共享機制，打造一體化的人事檔案信息共享體系，滿足各領域、各部門的檔案信息查詢需要。

三、結語

綜上所述，機關單位內部要建立信息化、數字化人事檔案管理體系就要根據自身組織架構的不同，通過發揮各部門的社會職能，多方聯動，建設統一的數字化人事檔案信息管理體系，突出信息共享功能和信息管理職能，促進檔案信息多元化共享、多方傳遞，滿足單位內部各組織部門人事檔案信息檢索與查詢的需要。

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