電子檔案管理系統(tǒng)解決方案及其關(guān)鍵技術(shù)實(shí)現(xiàn)

王云輝

摘 要：市場(chǎng)上的產(chǎn)品和人們生活中應(yīng)用的工具越來(lái)越多都顯現(xiàn)出了電子化的功能，這是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的結(jié)果，是滿足人們需要的結(jié)果。而在企業(yè)國(guó)家檔案管理中，也逐漸的應(yīng)用了電子化技術(shù)，代替了原本的紙質(zhì)管理辦法，將資料以聲音、視頻、圖片、文字等形式進(jìn)行云保存，使得減少了企業(yè)檔案管理所需的空間還有效的進(jìn)行了管理。但是在信息量劇增的今天，電子檔案的管理模式還存在一些問(wèn)題，電子檔案的管理系統(tǒng)還不完善，工作中依然會(huì)出現(xiàn)麻煩，這和電子檔案管理中的技術(shù)運(yùn)用也分不開(kāi)，所以，本文針對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)解決方案和其技術(shù)進(jìn)行以下分析。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理系統(tǒng)；關(guān)鍵技術(shù)

現(xiàn)代化的技術(shù)層出不窮，這是一個(gè)快速發(fā)展的時(shí)代，這是一個(gè)需要進(jìn)行改革創(chuàng)新的時(shí)代，這是一個(gè)技術(shù)頻出應(yīng)用的時(shí)代。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展在電子檔案管理中起著不小的作用，是企業(yè)管理部門加強(qiáng)工作質(zhì)量的方法，促進(jìn)效率和效益的現(xiàn)代化電子檔案的管理手段。但是要讓其發(fā)揮真正的作用，必須確保檔案信息的真實(shí)性，信息錄入的正確性和及時(shí)性，管理的科學(xué)性，這就需要加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題要有合適的解決方案，在其信息化技術(shù)上，要做到真正掌握并應(yīng)用，這樣才能有助于企業(yè)和國(guó)家有效的進(jìn)行電子檔案的管理。

1 電子檔案管理系統(tǒng)研究的背景

電子檔案的管理系統(tǒng)的研究越來(lái)越受到人們的重視，信息化高速發(fā)展的同時(shí)也給我們提出了新的要求，在電子檔案管理中，利用信息化技術(shù)進(jìn)行對(duì)資料的整理、保存、查閱已經(jīng)不是新鮮事，但是如何進(jìn)行高效的管理，形成一個(gè)成熟的運(yùn)行系統(tǒng)，這是電子檔案管理中的問(wèn)題。與傳統(tǒng)電子管理相比較，現(xiàn)在的電子檔案管理有著無(wú)法比擬的先進(jìn)性，而且傳統(tǒng)檔案的管理方式正在減少，企業(yè)和國(guó)家逐漸都使用了電子檔案進(jìn)行管理，但是信息的巨大化和工作的快節(jié)奏給電子檔案的管理系統(tǒng)帶來(lái)了很大難題，這是對(duì)這個(gè)時(shí)代的人們提出的挑戰(zhàn)。只有進(jìn)行完善與創(chuàng)新才能力求突破，實(shí)現(xiàn)我國(guó)的高效信息管理，加快人們管理工作。因此，對(duì)于電子檔案的管理系統(tǒng)的研究，企業(yè)和政府方面也對(duì)其重視和支持，這也是時(shí)代發(fā)展的必要。

2 現(xiàn)階段電子檔案管理軟件中存在的問(wèn)題

現(xiàn)存的軟件大多還是應(yīng)用于對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行輔助的管理，對(duì)于電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的差異性，沒(méi)有創(chuàng)新檔案管理方法，而電子檔案管理系統(tǒng)在工作流程和使用功能上都應(yīng)該有一定的變化。

很多軟件主要是針對(duì)某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無(wú)法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，忽略了與之相關(guān)的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。

諸多軟件在設(shè)計(jì)過(guò)程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設(shè)置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開(kāi)發(fā)技術(shù)比較落后，無(wú)法順應(yīng)電子檔案內(nèi)容和類型不斷更新的新形勢(shì)。

3 電子文件檔案管理系統(tǒng)

3.1 電子文件檔案管理系統(tǒng)的基本要求

自動(dòng)化產(chǎn)生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點(diǎn)也是難點(diǎn)，與紙質(zhì)檔案的管理也有一定的區(qū)別。對(duì)于電子化檔案的管理主要包括幾個(gè)方面的內(nèi)容：首先是檔案的收集，自動(dòng)化而成的電子檔案是產(chǎn)生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過(guò)程中也需要運(yùn)用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標(biāo)就是保證檔案的準(zhǔn)確性，在進(jìn)行整理時(shí)，盡量按照檔案的原件進(jìn)行整理。

3.2 電子文件檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

收集模塊。電子文件檔案管理系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門的工作人員在日常工作中產(chǎn)生的文件按照各部門的要求進(jìn)行歸檔，各部門的工作人員運(yùn)用系統(tǒng)中的收集器開(kāi)展收集工作。

鑒定模塊。電子檔案的鑒定主要是檔案管理人員對(duì)相關(guān)檔案的管理期等內(nèi)容進(jìn)行修改，并且發(fā)表鑒定意見(jiàn)，同時(shí)對(duì)已滿管理期限的電子檔案歸入銷毀清冊(cè)中。首先是對(duì)已歸檔電子檔案的瀏覽對(duì)其使用價(jià)值進(jìn)行判斷，其次對(duì)符合要求的電子檔案進(jìn)行屬性判斷，最后則是形成預(yù)立卷電子檔案。

整理模塊。電子檔案整理工作的對(duì)象是經(jīng)過(guò)鑒定的預(yù)立卷電子檔案，對(duì)其整理可以按照一定的方式進(jìn)行歸類，例如檔案的管理年限，檔案的年度等。將電子檔案按照一定的方式整理完整后就將其錄入電子檔案的目錄表，然后通過(guò)目錄表可以對(duì)歸檔的電子檔案進(jìn)行查詢。

4 技術(shù)分析

在電子檔案管理系統(tǒng)建立和完善中，必不可少的要應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，而這些技術(shù)是運(yùn)營(yíng)電子檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵。這其中主要涉及的關(guān)鍵技術(shù)為NET、XML、Web Services等。而其關(guān)鍵技術(shù)應(yīng)該具有以下功能。

4.1 統(tǒng)一用戶登錄入口

電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用關(guān)鍵技術(shù)應(yīng)該做到實(shí)現(xiàn)登錄入口的統(tǒng)一，并且在用戶登錄后。依據(jù)其職能分類提供其相應(yīng)操作的可能性。這是系統(tǒng)運(yùn)行的初始點(diǎn)。

4.2 有效分配權(quán)限

電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用關(guān)鍵技術(shù)應(yīng)該做到根據(jù)不同人的職責(zé)分配不同人的權(quán)限，有的用戶要控制使用等等，使其功能完善并且合理化。

4.3 集中數(shù)據(jù)存儲(chǔ)

應(yīng)用關(guān)鍵技術(shù)中，應(yīng)該做到數(shù)據(jù)集中儲(chǔ)存，通過(guò)對(duì)資料的整理和分類，系統(tǒng)能有效對(duì)其進(jìn)行掃描封存處理，在過(guò)程中，還要注重加密過(guò)程，實(shí)現(xiàn)云保存。

4.4 檢索和統(tǒng)計(jì)

關(guān)鍵技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于檢索和統(tǒng)計(jì)有著極大的作用，確保檢索和查詢時(shí)系統(tǒng)能夠做到單一詞匯和組合詞匯都能出現(xiàn)結(jié)果，這些關(guān)鍵字的輸入，使其系統(tǒng)進(jìn)入相應(yīng)的搜索功能，而關(guān)鍵技術(shù)對(duì)其統(tǒng)計(jì)和分析，最終智能化的以word、excel等形式呈現(xiàn)結(jié)果。

4.5 保障數(shù)據(jù)安全

技術(shù)的運(yùn)用還有最重要一層的意義，那就是保障企業(yè)的電子檔案中資料的安全，減少數(shù)據(jù)損毀、丟失、文字錯(cuò)誤等等現(xiàn)象發(fā)生的可能性，保證數(shù)據(jù)的安全才是技術(shù)應(yīng)用的價(jià)值體現(xiàn)。

5 總結(jié)

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在電子檔案管理系統(tǒng)中是時(shí)代發(fā)展的需要，是企業(yè)發(fā)展的需要，也是專業(yè)管理人員的需要，為其電子檔案管理工作帶來(lái)了便利和經(jīng)濟(jì)效益。電子檔案管理工作中的信息資料，具有復(fù)雜性、多類性，通過(guò)科學(xué)有效的手段進(jìn)行保護(hù)是管理人員的基本職責(zé)，因此，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，為其實(shí)現(xiàn)高效管理提供了可能，對(duì)于信息的加工和處理產(chǎn)生了實(shí)際效益。電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)也同樣重要，這是實(shí)現(xiàn)完美運(yùn)行的基礎(chǔ)，最重要的是保證其科學(xué)性、設(shè)計(jì)的合理性。如此，最終實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行和工作，使人們工作簡(jiǎn)單化又輕松，而且還保證工作效率和質(zhì)量。所以，電子檔案管理系統(tǒng)的建立與完善在企業(yè)和國(guó)家檔案管理中尤為重要。

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