淺談中等職業學校檔案服務功能和創新

李勁松

摘 要 檔案服務是中等職業學校在發展過程中必須面對的問題，也是學校實現綜合管理的重要助手。因此，給予中等職業學校檔案服務應有的關注，符合教育形勢的發展要求，也是學校內部管理的重要內容。本文首先闡述中等職業學校檔案服務的功能，然后提出中等職業學校檔案服務創新的策略，希望對中等職業學校的整體發展起到積極的推動作用。

關鍵詞 中等職業學校 檔案 服務 功能 創新

中圖分類號：G472.4文獻標識碼：A

1中等職業學校檔案服務的功能

從某種意義上將，檔案資源是中等職業學校自身發展進程的縮影，是學校變化的真實寫照。因此，在中等職業學校的發展過程中，必然需要檔案資源的積極參與。可見，檔案資源發揮著非常重要的服務功能，這種功能可以讓師生、學校，甚至讓社會受益，滿足其不同的需求。

1.1為領導決策提供服務

從社會發展的角度分析，現代管理需要科學的管理和決策，而科學的決策管理離不開檔案服務功能的有效發揮，畢竟，檔案資源為科學決策管理提供了可靠的支撐。中等職業學校的不斷發展變遷，都需要以國家方針政策作為依托，同時也需要廣大教職員工的工作來加以保障，還要在發展過程中開展各項活動，這些是學習教育事業發展過程中的重要內容，這些內容都會在檔案資料中得到充分的體現。這無疑為學校領導的決策管理提供了強有力的后盾，使其決策更加合理可行，使其管理更加科學高效。因此，檔案資源的充分利用為中等職業學校的領導決策提供了服務和保障。

1.2為教學科研提供服務

檔案資源存在的直觀價值就是被充分利用，使各方面都能夠得到應有的發展。在中等職業學校發展過程中，教學科研同樣需要檔案資源提供助力。如此，檔案資源才能體現出共享性，使其價值不斷被挖掘呈現。隨著科學技術的不斷發展，很多教學科研檔案的內容被嶄新的媒體技術賦予嶄新的表現形式和載體，使更多的受益者能夠掌握檔案內容，實現了教學科研檔案的充分利用，拓展了共享面。可見，檔案資源為教學科研的積極探究注入了活力。

1.3為各類咨詢查證提供服務

對于中等職業學校而言，檔案資源有著非常明顯的真實性，其自然具備了權威性。如此，在學校各項管理活動中，必然會利用到檔案資源，確保活動內容的真實性權威性。檔案資源不單單是文字資料，還包括圖紙、照片、票據、錄音錄像等形式，這些檔案資源為師生甚至為社會提供了方便。比如，學校在開展課外活動中，可以查詢歷年的照片、錄音錄像;在核實資金流向時，可以查詢相應的票據。檔案資源無疑為各類查詢工作提供便捷可靠的服務。

2中等職業學校檔案服務功能的創新策略

中等職業學校的檔案服務為各項管理工作提供了真實客觀的資料。因此，注重檔案服務顯得非常必要。當然，在明確檔案服務功能的前提下，如何實現服務功能的創新同樣非常重要。可見，不能使檔案服務創新僅僅成為一句口號，而是需要依靠實際行動來加以把握。

2.1革新陳舊的工作理念，滿足服務創新的管理要求

談及中等職業學校檔案服務功能的創新，首先要對領導及工作人員的工作理念進行梳理和引導。換言之，服務創新理念要符合現今教育領域對于檔案服務方面的各種合理要求，才能讓中等職業學校的檔案管理呈現出嶄新的氣象，才能對領導決策、教學科研及各類查詢查證方面發揮更為有效的價值。因此，檔案服務工作理念的指導性意義不容忽視。領導及工作人員要對現有的檔案服務現狀具備較為明晰的認識，要認識到服務管理創新對學校發展各個版塊的現實影響，從而將一定的精力放在中等職業學校服務創新上面，明確創新與檔案服務功能的內在聯系，意識到工作理念的轉變是實現檔案服務功能創新的必然選擇。

2.2充分發揮當地檔案館的職能，夯實學校檔案服務基礎

中等職業學校的檔案服務，不能過分依靠自身“閉門造車”式的模式，還要積極借鑒外界的豐富經驗。因此，學校要獲取當地檔案館的大力支持和保障。當地檔案館的自身建設必然積累了較為豐富的經驗，會對學校的檔案服務產生一定的影響。可見，充分發揮當地檔案館的職能作用非常關鍵。首先，學校檔案管理部門應當與當地檔案館及時溝通交流，全面了解國家政策、方針等內容，使自身的檔案管理活動的開展具備政策法令方面的支持;其次，可以利用各種合理高效的手段，與當地檔案館合作組織開展關于檔案文化的宣傳活動，使師生在當地檔案館工作人員的指導下，認識到檔案資源利用的價值，使檔案資源的利用率實現顯著的提升;最后，做好檔案資料的收集確認工作，使其被妥善保管，可以通過制作相應檔案的形式加以固定，使其在學校管理的各個方面均能得到很好的體現和融入。

2.3提升工作人員的綜合素質，積極引入多媒體技術

檔案服務的重要性不言而喻，而推動學校檔案工作的發展需要相應的工作人員具備應有的素質。因此，重視工作人員的綜合素質符合學校檔案工作發展的內在要求。學校可以與當地的檔案館進行溝通，可以定期對本校工作人員進行培訓，給他們創造更多的學習機會交流機會，從而使檔案服務的功能發揮得更加及時充分。當然，隨著社會的不斷發展進步，很多新興事物值得肯定，在檔案服務過程中也可以融入嶄新的事物，傳達更多的新信息，讓檔案管理工作也跟緊時代發展步伐，做到與時俱進。學校可以投入一定的資金，引入多媒體設備，讓檔案的收集、篩選、分類及利用都呈現系統化。可見，工作人員要具備不斷強化創新意識，以滿足檔案管理工作的需要。

總之，中等職業學校的發展離不開檔案資源的支撐。因此，檔案服務功能必然要得到應有的重視，并積極探索合理高效的措施，滿足檔案服務的需求，并堅持與時俱進原則，不斷的創新檔案服務，是檔案服務發揮更大的價值和作用。