電子檔案管理在高校檔案管理中的應用

摘要：在如今的時代，電子信息技術運用的越來越廣泛，不僅進入了社會，還進入了我們的生活，電子檔案這項技術的應用就進入了學校，為許多高校解決了檔案存放與管理上的難題，本文將通過電子檔案的含義、特點、使用途徑進行分析，并結合如今電子檔案應用出現的問題提出相應的解決方法。

關鍵詞：電子檔案；高校檔案；檔案應用

如今，我們已經邁入了電子時代的大門，電子時代是可以直接運用一些網絡技術簡單、直接的處理過去的一些難題的時代，例如，電子檔案的管理技術就解決了過去檔案難存放、難管理的問題。它不僅造福了許多高校還使許多機關單位高層人員更加直接明了的了解職員的從業歷史。但是電子檔案模式的運用過程中也存在許多缺陷，需要去完善，更加需要各界人士的配合。

一、電子檔案的概念與特點

電子檔案子是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。

電子檔案有很多標志性的特點，首先電子檔案的信息具有非人工識讀性、存儲高密度性、檔案信息與載體之間還有一定的可分離性，信息還有繼承性，系統還有一定的依賴性。 面對電子檔案的這些特性，我們要運用不同的解決方式去解決這些問題

二、電子檔案的管理方法

1、使用電子設備選擇或制作從而獲得電子圖像文件，如使用非通用文件格式，收集時應該轉變為通用的文件格式。若是無法轉換，則應該將相關的軟件設施一起進行收集。

2、采用計算機的應用設計或者彩繪圖中產生的電子圖形文件如設計電子模型、圖紙、圖示等收集時應注明軟件硬件的環境和收集的各種有關數據。

三、電子檔案應用出現的問題

1、電子檔案管理的思想比較落后。檔案管理員在我國許多人眼里是一份不起眼的工作，看管檔案沒有人覺得它會是一件很難的事情，現在許多單位的領導對檔案的管理也并不重視，認為檔案工作者的任務就是將檔案進行保管，不僅領導不重視，管理檔案的工作人員本身對自己也不重視，對自己并沒有更加嚴格的要求，所以，電子檔案存在的問題并沒有得到太多人的關注，更不能做到與時俱進的更新。我們對有關檔案的知識并不了解，更缺少對檔案認真負責的態度。管理檔案的工作者，通常思想也比較陳舊，沒有調整自己錯誤的認識和思想。阻礙了檔案的發展歷程。所以注重培養檔案管理者的思想上的問題才最為關鍵。

2、電子檔案管理的不夠規范。因為電子檔案對計算機有很強烈的依賴性，在電子檔案的管理明細中規定了要對重要的信息進行備份防止丟失，但是電子檔案工作中的完整性還有漏缺，管理工作做的不夠完善，不能保證不會造成文件的丟失。

3、對電子檔案管理安全不夠重視。電子檔案的安全性會被很多電子管理者忽略，在電子檔案經歷收發、保存等過程中都容易使病毒感染計算機，有的甚至會造成檔案信息的泄露。而且電子檔案相比紙質檔案更容易被修改，破壞原始的檔案資料。所以要更加注重這方面的問題，并且必須要有相對應的處理對策。

4.電子檔案需要人工錄入容易發生錯誤，電子的方案通常是需要人工的錄入存檔的，在這個過程中，不能保證沒有造成任何的錯誤，更何況電子檔案的錄入員也未必對檔案工作持有重視的態度，所以電子檔案雖然可以直接明了的查看有關人員的方案，但內容畢竟沒有紙質檔案那么被認可。

四、電子檔案問題的解決方法

1、對于檔案管理者對電子檔案不重視的這種思想，應該對檔案管理者進行一定的系統培訓，不僅要教會他們如何安全的解決電子檔案管理的問題并且也必須讓他們從根本上認識到檔案管理的重要性。在這種形勢下，仍需要制定一些對檔案管理者的行為規范，保證安全的做好檔案管理工作。

2、對于重要文件，要堅持保證雙重歸檔發，不僅要安全的儲存電子檔案，也要對紙質檔案進行安全的保存，防止檔案的丟失。由于電子檔案的可隨時修改性，也有必要對紙質文件進行保存。

3、加強網絡的管理，防止一些黑客、病毒對電子檔案的破壞和篡改。

4.對于人工錄入存在的問題，不僅可以通過加大人員力度，多次檢驗矯正來解決這個問題，還可以對人工錄入員進行一定的培養和篩選，畢竟這個工作適合于比較有耐心和責任心的人員來負責。因為所有的事件都會有利與弊這兩種觀點的存在，認清利弊的天平到底向哪處偏，認真選擇到底哪一邊才是自己要堅持的觀點。做好正確的選擇才能跟隨時代腳步，創造出更加優質的解決方法。

五、提高電子檔案共工作人員的素質

1、由于現在許多人對電子檔案的管理并不重視，不僅不重視它的發展也不重視他的看管問題。要想從根本上解決電子檔案的管理問題，必須要從電子檔案的工作人員入手，對他們開展一些會議或者課程讓他們從根本上得到素質的提高和飛躍才是關鍵。提高了他們的能力與素質提高他們的嚴謹度才可以更加成功的完成電子檔案的管理問題和工作，讓電子檔案管理事業得到更多人士的重視。

2.提高電子檔案工作人員的素質，讓更多的人尊重這份職業，尊重電子檔案的開拓與創新。從根源上讓更多的人了解電子檔案的重要性。

3、提高管理人員的技術操作水平，讓其更加自信地解決檔案管理上的一些難題。

總結：

如今電子檔案的問題是十分棘手的問題，電子檔案的出現雖然帶動了時代的進步但是卻很少得到人的重視，所以要想讓電子檔案問題得到重視必須從根本上先讓檔案管理員認識到自己任務的重要性，提高管理水平學習更多的網絡知識。其次，對計算機等的硬件需求仍需要做到完善，絕對不包容任何的失誤。接受更加新穎的時代，努力跟住社會的需求。改掉舊思想費力氣去解決問題的方式，用新的技術讓我國進步.騰飛。

參考文獻：

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[3]龐力，崔艷玲.淺析電子檔案管理在高校檔案管理中的應用[J].中國教育信息化，2010（17）：47-48.

作者簡介：譚滿紅（1969年）女，民族：漢族，籍貫：湖南省婁底市，現供職單位：廣西科技大學鹿山學院，職稱：助理館員，學位：管理學，研究方向：會計。