會計電算化條件下的會計檔案管理工作

羅潔

摘 要：事業單位經營管理中內部財務會計管理對企業發展具有重要意義，隨著會計電算化的深入發展，會計檔案工作也朝著電子會計檔案發生轉變。本文主要對會計電算化條件下會計檔案管理進行探討。

關鍵詞：會計電算化；會計檔案；檔案管理；電子檔案

隨著電子計算機和網絡技術的發展，檔案管理信息化工作代替傳統手工工作是必然發展趨勢，會計的歷史信息也可實現隨時調取和使用。事業單位通過建立檔案管理系統來識別和統一保管不同時期的資產會計檔案信息，并通過信息系統增加檔案模塊功能，集中管理和儲存所有電子檔案，實現會計檔案電子化管理。隨著會計信息化的發展，會計檔案的管理將從傳統的紙質檔案管理轉向電子會計檔案的存儲形式。

1 電子會計檔案管理的意義

每一個事業單位都擁有自身的檔案管理，曾經傳統化的管理多數存在于人工記錄，而如今電子會計的形成，能夠通過電腦的實時記錄，將信息進行最快速地儲存和分析，并且在任何時間都能夠進行排查運用，成為了每一個事業單位經濟狀況和重要文檔最有利的分析依據和資源庫。電子會計主要通過電子文件、電子憑證、電子報表等形式，將資料自動化輸入系統，并且根據環境做出分析存檔，相較于人工的檔案管理有更加保密的安全性和智能性，以更為快捷和兼容的形式將電子核算資料進行進一步的規整梳理。

2 電算化會計檔案的特點

與傳統的財務檔案相比，電算化會計檔案具有以下特點：第一，擴大電算化會計檔案歸檔的范圍電算化會計檔案不僅能夠保管傳統意義上的由計算機財務軟件輸出的紙質會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料，還能保管脫離計算機系統存儲在光盤、磁盤等介質上的電子會計檔案，以及會計數據庫、計算機操作系統及網絡操作系統型號、會計電算化軟件系統名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料等，擴大了會計檔案的管理范圍[1]。第二，節省人力、物力。電算化會計檔案能夠更方便、快捷、準確地保管會計資料。財務人員在存儲和調閱電算化會計檔案信息時，在對以往幾年的財務數據進行分析時，可以利用計算機財務軟件，或部門局域網平臺進行查閱、運用財務數據，能夠在短時間內準確、迅速地獲取相關信息，為領導決策、業務部門項目管理等方面提供財務依據。同時，會計電算化檔案能夠節約人力、物力，提高了工作效率。第三，對存儲的環境和條件有更高的要求。電算化會計檔案改變了傳統會計檔案的存儲介質，一般存儲在磁盤、光盤等介質上，對存儲的環境和條件有更高的要求。首先，歸檔載體應作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。其次，存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣本隔離。因電算化會計檔案具有系統依賴性，只能在特定軟硬件環境的支持下才能打開，還具有已毀損難查痕跡的特點，所以電算化會計檔案的安全性、完整性更高。

3 會計電算化條件下的會計檔案管理工作

3.1 完善會計檔案管理制度

第一，在電算化系統開發和應用過程中，事業單位需要嚴格按照正常操作流程開展工作，并且在打印數據前需要妥善管理副本，同時分類保管現金日記賬、總分類賬以及記賬憑證等，以此提高相關資料的管理質量。此外，會計檔案管理人員需要按照審計、稅務等相關部門的要求，對報表和賬簿等進行科學整理。第二，對于一些比較重要的賬簿則需要根據要求按月、季度以及年等進行打印、封存和收檔；對于一些涉及大筆現金、業務往來的賬簿則需要及時進行審核、記錄，避免出現操作失誤現象。第三，對于一些比較重要的財務信息除了做好紙質檔案記錄外，還需要做好電子檔案記錄，并采用一些質量較好的光盤記錄檔案信息，并在年終整理和歸類所有的檔案信息，然后交由負責人進行妥善管理，從而便于以后查詢和閱讀。第四，為了落實以上管理措施，單位還需要根據實際情況制定歸檔管理制度，要求所有管理人員嚴格按照規范流程開展財務檔案管理工作[2]。

3.2 電子會計檔案分析處理

大數據、云計算以及物聯網技術的應用，使得財務共享模式得以實現，基于財務共享的電子會計檔案管理也實現了會計檔案管理的數字化、信息化和網絡化。基于財務共享模式下的電子會計檔案分析包括：維護電子會計文件間的內部有機聯系，使電子會計資料形成完整、有序的信息資源統一體，有利于電子會計檔案價值的發揮。為此，事業單位應盡快建立符合實際的電子會計檔案管理體系，形成標準化、規范化的電子會計檔案管理制度，規范電子會計檔案業務流程，強化以財務共享云平臺為載體的電子會計檔案分析處理能力。從電子會計檔案管理框架組成來看，其分析處理主要在數據層完成，利用Hadoop、HPCC、Storm等技術將不同部門形成的會計檔案數據導入至數據中心中，形成資金管理、預算管理、費用報銷等分布式數據庫以及分布式電子會計檔案存儲集群，從而實現電子會計檔案數據信息的查詢、分類和匯總，為后期電子會計檔案的查詢和應用奠定扎實基礎。

3.3 優化會計電子檔案資源的開發利用

針對當前會計電子檔案資源尚未很好地開發其價值的問題，各單位應該采取一系列宣傳措施，強化對會計電子檔案的重視，發揮其優勢和經濟價值。在資金上給予大力扶持，并配備專業的計算機硬件、軟件設備和內存空間大的高端服務器，保證開發工作的順利開展。同時，確保完善的電子檔案資料，以使數據得到有效地分析、運用，發揮其應有的價值。會計檔案要實現其經濟價值還需要提升業務人員綜合素質，提高數據分析能力，學會運用“大數據”，實現檔案信息資源共享。從整體和長遠來看，提高會計檔案管理人員的綜合素質，就強化了會計電子檔案管理的內生力量。會計檔案電子化管理是一個新興的事物，在我國很多城市和企業進行了一定的應用，國家也出臺了相關的政策和法規，但實際工作中仍存在一些不足，需要各級管理部門根據國家相關管理規定進行相應的管理工作，以便更好地發揮電子會計檔案應有的價值[3]。

3.4 重視計算機安全網絡管理

會計電算化雖然有利于提高會計管理的質量和效率，但其中也存在潛在危險，因此，單位需要及時制訂相應的改善方案，以此確保單位會計管理工作順利開展。首先，單位需要根據檔案會計管理工作的實際情況，定期更新和完善電算化系統，并采取防火墻、殺毒軟件、更新登錄密碼等措施，提高會計檔案管理的安全性，避免檔案信息出現泄漏、丟失等現象。其次，加強對內會計檔案資料管理，例如微縮膠片、光盤等在沒有得到相關部門負責人允許的情況下不可私自帶出、外借和私用，加大相關檔案的管理力度。再次，檔案管理工作人員在工作中應嚴格按照國家檔案局相關要求對檔案進行管理，創建完善的電算化系統管理制度，按照管理要求對相關檔案進行分類著錄和編號，同時還需要對一些紙質檔案做好防潮、防腐蝕等處理，避免出現檔案丟失和破損現象。最后，加強軟件和硬件設施管理，減少檔案管理資料丟失現象。

4 結語

綜上所述，會計檔案管理工作是單位日常工作中非常重要的一個環節，也是證明會計工作是否規范的評價標尺，它在促進社會發展中扮演著非常重要的角色。隨著會計電算化的深入發展，我們應該重視電子會計檔案的管理工作，為企業發展提供可靠的依據。

參考文獻

[1]鐘洪磊.會計電算化背景下做好會計檔案管理工作的分析[J].知識經濟，2018（21）.

[2]葉楓.會計電算化條件下的會計檔案管理實施策略淺述[J].東方企業文化，2017（1）.

[3]金秀芳.基于新時期下加強會計檔案管理的分析[J].環球市場信息導報，2016（18）.