人才交流服務中心檔案管理問題及解決措施

郭素萍

摘要：對人才交流服務中心檔案管理工作中存在的問題加以分析，提出了解決人才交流服務中心檔案管理工作中問題的措施，在人才交流服務中心的檔案管理過程中，要認識到檔案管理的重要性， 保證檔案管理的投入，強化基礎設施建設，重視檔案管理工作，這樣才能提升檔案管理水平。

關鍵詞：人才交流服務中心；檔案管理；解決措施

1 前言

人才交流服務中心作為人才和企業間溝通與交流的重要途徑，不僅是企業人才的重要依據，同時還有助于人才更加全面的了解企業。在人事檔案之中，包含有很多的信息，主要包含有人才工齡、人才個人信息、組織關系等等。所以，若是人才交流服務中心能夠進一步的改進檔案管理工作，能夠有效的促進就業，還可以有效解決企業人才短缺的問題，確保待業人員的權益得到有效保障，為社會穩定、健康發展貢獻力量。

2 人才交流服務中心檔案管理工作中存在的問題

現階段，在信息技術得以快速發展的過程中，人才交流服務中心所收納的檔案數量以及檔案種類均急劇增加，使得人才交流服務中心的檔案管理工作變得更加復雜，同時在檔案管理過程中也產生了不少的問題，導致了企業在選擇人才的過程中會出現很多不利影響。

2.1 檔案管理情況復雜

就現階段人才交流服務中心檔案管理工作情況而言，目前其所接收檔案主要是一些高校畢業人員、出國人員以及申報職稱人員等檔案。人才交流服務中心所需管理的檔案數量以及種類均非常多，而且由于檔案對應的人員存在相對大流動性，使得人才交流服務中心在開展檔案管理工作時面臨著較為復雜的情況，在對檔案進行管理的過程中較為困難。另外，隨著高校不斷的擴招，每年高校畢業生數量急劇增加，很多畢業生在畢業一段時期之內未能找到工作，或者是工作極不穩定，這些人員僅僅把自己的檔案郵寄到人才交流服務中心，而自己卻幾乎不會再過問檔案問題，由于長時間忽視了檔案管理工作，導致很多檔案由于各種原因而別遺棄或者是很多檔案其中的信息長期無法得到更新，使得檔案管理的后續工作在開展時存在較大困哪。

2.2 檔案管理投入不足

在我國社會與經濟快速發展的過程中，人才交流服務中心在開展檔案管理工作中，對信息技術的應用是越來越多。不過，就目前很多基層人才交流服務機構具體情況而言，在開展檔案管理工作時，不管從硬件設施方面講，或是從軟件配備方面講，均較為落后，不能滿足檔案管理的發展需求，在開展檔案管理的過程中信息化程度以及智能化程度明顯較低。雖然近年來我國頒布實施了《關于實現人才交流服務中心檔案管理信息化的通知部署》，不過，很多人才交流服務機構，尤其是一些基層的人才交流服務機構，由于自身的人力、物力以及財力等各方面資源均較為欠缺，對于檔案管理的投入相對不足，導致了人才交流服務中心的檔案管理工作進一步發展受到了極大限制，在開展檔案管理工作時多是采用人工的方式，而很少借助于信息化技術。在檔案管理工作之中，對于檔案的檢索以及查詢等工作，很多情況下還需要借助人工方式完成，沒有完善達到智能化、信息化以及網絡化，導致了檔案管理工作效率不高，檔案管理和現階段實際需求不相符。另外，人才交流服務中心和也未能和社保組織、檢察部門等檔案信息形成共建共享。很多人才交流服務中心對于硬件的投入也明顯不足，很多檔案管理室設備較為陳舊，不能滿足日常檔案管理的需求，對于檔案管理工作進一步創新與發展造成極為不利的影響。

2.3 對于檔案管理工作不太重視

目前，很多管理人員未能認識到檔案管理工作的重要作用，正是由于受到上級管理者思想的影響，很多基層人才交流服務中的工作人員僅僅把自身工作看成了簡單的材料接收與整理，而對于檔案接收與整理之外的人力資源配置、制度進一步健全和技能培養等工作卻非常輕視。很多工作人員自身不具備較強的專業知識與技能，在工作過程中也未能全面的進行教育與培訓。很多基層人才交流服務中心所制定的管理制度以及管理規程在相當長一段時期之內未能加以更新，有些制度中存在 不合理問題，正是由于這些問題的存在，導致了檔案管理工作進一步發展受到了極大的限制。比如，依照相關規定，管理達到1千卷檔案，便要求應當配備上1名檔案管理人員。不過，在很多人才交流服務中心，因為人才交流服務中心的人員編制較為欠缺，導致了檔案管理人員配備數量也不足，使得很多檔案管理問題不能得到有效解決。

3 解決人才交流服務中心檔案管理工作中問題的措施

3.1 確保檔案所有人能夠認識到檔案管理的重要性

對于人才交流服務中心來說，應當依照自身的具體情況，定期的在社區之中以及在企業之中開展宣傳工作，并且通過當地的電視媒體、廣播媒體、人才交流服務中心微博、微信公眾平臺等，進行全面的宣傳活動，要讓人們能夠認識到檔案的重要向。特別是在學生面臨畢業之前，要求人才交流服務中心應當主動的走到高校之中，面向高校畢業生開展檔案宣講工作，讓畢業生能夠全面了解到檔案的具體流轉方法以及途徑，認識到檔案管理的重要性，確保畢業生能夠更加的重視檔案管理工作，進一步拓展人事檔案代理工作的影響面，確保檔案管理工作的得以有效宣傳，檔案所有者可以通過各種宣傳活動認識到人事代理和檔案管理之間存在的差異，避免出現棄檔問題，確保后期能夠更好的管理檔案，提升檔案的利用率。

3.2 保證檔案管理的投入，強化基礎設施建設

由于很多人才交流服務中心，尤其是一些基層人才交流服務中心，無論是人力資源、財力以及物力等方面均較為欠缺，因此，便要求人才交流服務中心應當對各種資源進一步合理配置。首先，在人才交流服務中心開展檔案管理工作的過程中，應當得到各方共同的支持，要將檔案管理所需的經費納入至政府預算之中，要購進更加先進的管理設備，為檔案管理水平的進一步提升提供可靠保障。其次，應當依照目前檔案管理技術具體發展情況，進一步的改進人才交流服務中心檔案管理信息化水平，要推行大數據技術、信息技術以及網絡技術的應用工作，增設檔案管理軟件以及硬件，確保檔案管理擁有更加良好的環境。并且，也應當進一步的改進檔案管理室環境，嚴格的依據“九防”要求，確保檔案在保存過程中擁有更為安全與優良的環境。

3.3 重視檔案管理工作，提升檔案管理水平

在人才交流服務中心檔案管理工作之中，很多情況下由于領導對檔案管理不夠重視，導致了檔案管理過程中基層管理人員對自身的工作也不夠重視，很多基層工作人員認為自己的工作僅僅是接收檔案、將檔案歸檔等，未能充分的認識到自己工作的內容與重要性。這就要求檔案管理過程中，要重視檔案管理工作，人才交流服務中心還應當招聘一些具備較高專業素養的檔案管理人才，確保檔案管理一線人員的整體素養能夠得以進一步提升，并且定期的針對檔案管理一線人員開展專業知識與技能教育培訓工作，確保他們掌握足夠的檔案管理知識與技能，并進一步提升檔案管理人員的工作積極性。檔案管理人員還應當加強教育工作，建立更加完善的檔案管理制度，同時確保制度能夠切實的執行，確保人才交流服務中心能夠提供更加優質的檔案管理服務。

4 結語

在信息技術快速發展的過程中，人才交流服務中心檔案管理工作同樣應當結合信息技術，確保檔案管理工作的信息化程度有所提升，為檔案管理工作水平進一步提升提供可靠的技術保障，推動人才交流服務中心檔案管理工作不斷發展。

參考文獻

[1] 韓英波.人才交流服務中心檔案的社會化管理[J].中國管理信息化，2017，20（04）：177.

[2] 高春暉.關于人才交流服務中心檔案管理工作的探討[J].民營科技，2017（01）：100.

[3] 蘭暉.關于人才交流服務中心檔案管理工作的探討[J].人力資源管理，2017（10）：331-332.