淺析如何加強建設項目檔案的全過程管控

摘 要：檔案的全過程管控就是要將檔案管理貫穿于整個工程的立項到竣工驗收。隨著社會的發展進步，工程建設項目數量也逐漸增多，項目檔案也大量出現，檔案管理工作面臨著新的要求，在建設項目檔案管理過程中需要運用全過程的管理控制方法，發揮管理部門、管理技術以及管理人員的優勢作用，共同承擔責任，使建設項目檔案管理工作水平得到全面提升，實現規范、標準化發展。本文就加強建設項目檔案的全過程管控進行闡述分析。

關鍵詞：建設項目；檔案；全過程；管控

傳統項目方案管理就是將其作為工程驗收的環節，由于竣工驗收是項目建設的最后一個環節，因此是比較重要的，也是最后的考核標準。然而檔案管理要實現理想的效果必須要將其融入到建設項目的始終，使其與建設項目同步，并做好相關管理工作的記錄與分析，為建設項目的順利推進奠定良好的基礎。

一、建設項目檔案全過程管控內涵

建設項目檔案全過程管控就是需要項目建設的負責人、技術人員、檔案管理人員對檔案管理工作有科學的認識，明確建設項目檔案管理，完善檔案收集、整理、監督管理的責任機制，保證領導統一，實現分級化管理和全過程管控，使建設項目檔案更加完整、準確。全過程的檔案管控就是要加強建設項目檔案的管理與監控，使檔案工作與建設項目同步，保證建設項目的立項、施工、竣工等環節都實現檔案管理，并順利達到預期的目標。

在建設項目的前期準備環節就需要建立檔案工作網絡，強化不同環節的材料管理，在建設項目合同中明確參建單位文件的整理、編制以及提交等[1]。在建設項目施工時，需要建設與檔案部門對檔案工作情況進行檢查?？⒐を炇諘r需要檔案管理人員直接參與檔案資料的驗收，并對參建單位進行科學指導，使整個建設項目的檔案資料得到科學的編制、整理。

二、建設項目檔案全過程管控的現狀分析

1、認識存在偏差

建設項目的工作人員中普遍存在著忽視檔案管理的情況，有些人覺得建設項目工程只要有合同、圖紙就可以，資料太多并沒有什么實際意義。還有些參建單位覺得檔案管理工作只是檔案部門的工作，與自己無關，或者是將檔案作為私有財產，不想歸檔移交[2]。這些都是檔案管理工作效果不佳的重要影響因素。

2、管理職責缺失

建設項目管理制度以及職責等不夠明確，容易出現相互推諉或者扯皮的情況，缺少嚴格的檔案管理制度，責任落實也必然會受到影響。檔案管理部門的工作人員一般都是在辦公室進行管理，并不能到實際現場進行調查，因此無法有效的監督指導基層檔案管理工作，使得檔案工作質量不佳。

3、工作人員水平急需提升

建設項目檔案的收集歸檔有很強的專業性以及技術性，但是很對檔案人員缺少專業知識，使得檔案工作無法全面順利推進。并且建設項目中的檔案管理人員通常是身兼數職的，專門性不強，無法將更多的時間精力投入到檔案管理中，只能應付了事，更不用說檔案管理等相關業務知識的學習與提升。

三、加強建設項目檔案全過程管控的策略

1、優化管控理念

為使建設項目檔案實現全過程的管控，就必須要樹立先進的管控理念，通過思想理念指導行動，使檔案管理工作的開展有科學的依據和指導。積極轉變思想誤區，要將檔案管理融入到整個項目建設的始終，充分發揮團隊力量，共同合作，對檔案進行收集整理，建立專門的檔案管理小組，定期召開會議就建設項目檔案提供意見想法。轉變將檔案作為私有物，不移交的現象[3]，完善工作細則，使工作人員認識到檔案全過程管理的重要性，認真進行檔案的移交與管理，保證建設項目檔案的全過程管控得到有效落實。

2、優化組織體系建設

在建設項目工程建設之前，需要由建設部門帶頭，建立包括建設、設計、施工、安裝、監理、調試等人員在內的檔案管理小組，并建立檔案管理網絡系統，實現統一的領導，并進行分級化的管理，做到“定人、定崗、定責”，防止出現相互推諉、責任劃分不清等問題。對于建設項目檔案進行集中性的統一管理，定期組織檔案管理人員對檔案的收集、整理以及歸檔等問題進行分析研究，并總結經驗教訓，使得檔案管理工作有序開展。

此外完善檔案管理制度的建設，依據建設項目檔案管理的相關辦法以及實施細則等進行檔案要求編制，明確檔案管理的組織機構、管理職責以及獎懲機制等，有效的規范檔案資料的收集、歸檔、分類以及竣工驗收等，使得參與工程項目建設的單位在資料收集、整理、歸檔時有科學的依據進行參考。

3、創新全過程管理手段

結合工程項目建設的實際情況，依據立項、檔案移交，結合項目文件形成的先后以及建設環節，使所有建設項目中的文件資料得到科學有效的梳理分類，并科學的對檔案的名稱、范圍、種類、歸檔部門、時間、保管的單位以及期限等進行規定[4]，并制作到統一的表格中，簡單明了，為實際應用提供便利。

同時積極落實已有的檔案管理系統，結合檔案管理的相關辦法使用統一的檔案管理系統，保證建設項目的參建單位之間能夠實現檔案信息的有效溝通，并對檔案業務的模式進行統一規范，保證檔案資料的查詢、歸檔等能夠更加系統。

此外，還需要建立標準化的歸檔模板，通過大量的調查與研究，將需要歸檔的材料進行羅列，并形成樹狀結構模板，從工程立項開始將模板導入到檔案管理系統中，使各參建單位都依據該模板收集相關資料，并積極實現主動性的檔案收集整理。依據模板能夠了解到歸檔的時間、種類以及電子文檔的掛接情況，進而使檔案資料更加完整。

4、實現檔案管理與項目建設同步

在建設項目檔案全過程管理中，要使檔案管理與工程項目進度保持同步，結合工程建設的關鍵節點編制檔案工作，使各參建單位能夠對不同環節檔案資料的整理、移交等進行科學整理，保證工程建設與檔案工作進度相結合，使項目檔案與項目建設各階段同時進行，實現建設項目的程序化管理。

此外還需要加強監督管理力度，能夠及時發現檔案管理過程中存在的問題，并有效的整改落實。發揮激勵機制的作用，提高監理人員的工作積極性，監理檔案管理人員需要定期深入到現場，對建設項目相關文件資料的收集整理進行檢查，對整理過程中的問題進行優化處理，并督促相關責任單位能夠在規定時間內完成工作的整改。同時建立定期通報的制度，每月、每季度對檔案管理的考核情況進行通報，總結經驗教訓，為今后的檔案全過程管控提出科學的意見。

四、結束語：

總而言之，建設項目檔案管控工作是比較系統、復雜的，涉及到很多部門、人員，工作時間長，檔案資料復雜，管控的難度也相應較大。工程項目檔案資料能否高質量的歸檔會對工程項目建設的結果進行反應，所以需要工程項目的參建單位能夠認真落實責任，樹立正確的觀念，完善檔案全過程的管理制度，實現全方位的監督控制，從而保證檔案資料的科學性，也使檔案管理達到較高的質量水平。

參考文獻：

[1]鄒瀅，饒日嵩.電網建設項目檔案全過程管理創新分析[J].中國高新技術企業，2016（32）：151-152.

[2]張志強，孟慶江，任啟金，邢建浩.電網建設項目檔案全過程管理的實踐與創新[J].產業與科技論壇，2015，14（23）：255-256.

[3]朱建紅.加強重點建設項目檔案管理的三個“關鍵環節”[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2015（00）：94-96.

[4]左運源.淺談文件生命周期理論在工程建設項目檔案管理的應用[J].廣西電業，2014（03）：32-34.

作者簡介

黃潔（1985-）女，江蘇太倉人，學歷：本科，工作單位：太倉市城市建設投資集團有限公司，綜合檔案室檔案管理專員，研究方向：工程項目全過程（整個生命周期）的檔案管理