圖書館資料員如何對電子檔案與紙質檔案進行管理

摘 要：電子檔案與紙質檔案是目前檔案存檔的兩種重要形式，建立雙軌制管理，可實現檔案存檔的優勢互補，有助于檔案資料的完整性。本文在理清電子檔案與紙質檔案存檔管理要點的基礎上，對如何加強電子檔案與紙質檔案的存檔管理在思想上、制度上及圖書館資料員三個層面提出了相關建議，以期對檔案存檔管理工作以啟示。

關鍵詞：圖書館資料員，電子檔案，紙質檔案，存檔管理

檔案是機關、企事業單位、團體在黨務、行政管理、基本建設、文化藝術等各項活動中留存形成的，具有保存價值的各種實物、文字、照片、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。做好檔案的存檔管理工作是搜集、積累歷史資料，保留歷史遺存的重要工作，各單位基礎管理工作的重要組成部分，是各項工作的重要依據和必要條件。

隨著科學技術的不斷發展，檔案存檔管理工作不僅局限于紙質的歷史資料或照片，而且逐漸走向電子檔案，同時電子檔案也會因種種原因并不能完全取代紙質檔案。因此電子檔案與紙質檔案長期并存、長期依賴的狀態仍會在相當長一段時間內持續，作為圖書館資料員對于電子檔案與紙質檔案應如何妥善保管，是圖書工作者應思考的首要問題。

一 電子檔案的存檔管理

電子檔案是隨計算機及現代科學技術應運而生的，通過計算機磁盤、光盤等介質設備或網絡空間進行存儲的電子圖像文件集合。

電子檔案優勢體現在五個方面，第一是信息的非人工識讀性，第二是信息存儲的高密度行，第三是信息與載體之間的可分離性，第四是多種信息媒體的繼承性，第五是系統依賴性。電子文檔又可分為文本文件、命令文件、圖像文件與數據文件。

對于電子檔案的存檔管理，圖書館資料員務必要充分認識到其特點與優勢，對不同類型的檔案進行分類管理。

要做好電子檔案的存檔管理，務必要建立公共的、統一的檔案管理信息化平臺。在建立統一電子檔案入口的基礎上，才能實現對采集的電子資料進行統一、規范的管理，包括電子資料及檔案的登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、復制備份等各項工作。

同時檔案管理信息化平臺也有助于添加新的業務，有助于實現電子檔案的可靠性、安全性管理，有助于實現電子檔案的靈活管理。一方面通過系統平臺的功能，實現對電子檔案的添加及修改，另一方面通過技術保障實現其可靠性、安全性與靈活性管理。

二 紙質檔案的存檔管理

紙質檔案是傳統的，以紙張作為載體的記錄個人信息及經歷、業務能力工作狀況的公文圖紙、信札、證書、電報等。紙質檔案具有易損壞、無法再生、保密性弱等特點，因此，在存檔管理工作中，圖書館資料員要將工作重點放到紙質檔案的保護與修復上。

紙質檔案的保護工作，首先要注意紙質材料的老化問題，了解紙質老化的原因，通過技術手段，針對性對其檔案資料進行直接修復，也可通過制作副本進行存檔；其次要注重檔案資料室的環境與安全，通過系列措施，合理購置檔案柜、監控等配套設置，做好保護措施，做好防潮、防蟲、防火、防盜等方面的工作，保持檔案資料室良好的通風與采光。

紙質檔案的修復工作，是指紙質檔案在保存和利用過程中，對已存在的破損、臟污、腐朽及字跡褪色等問題展開的補救工作。針對文件載體破損與臟污問題，可通過加膜、增塑、去污等加以保護原始文件；針對腐朽及字跡褪色等問題，可通過技術手段如顯示褪色字跡的照相法及錄像檔案等方法恢復原始文件所記錄的信息。

三 加強電子檔案與紙質檔案存檔管理的有效措施

加強電子檔案與紙質檔案存檔管理，要在思想上、制度上、管理人員三個大方面開展。

首先，要從思想上重視檔案存檔工作。充分認識到檔案管理工作的重要意義，加強對檔案管理工作的領導，定期對檔案進行整理、檢查與指導工作。同時要加大檔案存檔管理工作的投入，建立專項經費，針對電子檔案，配備必要的硬件和軟件設備如計算機、掃描儀等現代科技產品。針對紙質檔案做好檔案室、檔案柜及監控的規劃與安裝，加大力度，從各個層面確保檔案的保密性與完整性。

其次，建立健全檔案管理的規章制度。一方面以條文形式明確檔案的資料收集、歸檔、保管、轉借、閱讀、利用等系列活動，對檔案管理工作人員與檔案使用人員的行為加以規范；另一方面，建立檔案管理工作考核制度和責任追究制度，以避免檔案的丟失、改動與損壞，認真登記檔案的各項“動態”，有效地保護檔案的完整性，杜絕各種行為帶來的損壞。

除此之外，要建立電子檔案與紙質檔案雙軌制管理制度，以實現檔案存檔的優勢互補，對于歸檔內容形成“兩套制”，將紙質檔案與電子檔案兩種不同介質內容相同的文件一起歸檔，并做好檔案編目與存儲。

最后，要切實加強圖書館資料員的業務能力與綜合素質。圖書館資料員的業務能力是其立足于工作的根本，應配備專職專業人員，熟知圖書館資料管理專業知識，并能應用到管理實踐中，做好檔案的存檔工作。同時要注重資料員的綜合素質，建立一支政治強、紀律嚴、責任心強的隊伍。因此，可定期開展對圖書館資料員的業務能力培訓與思想政治教育，一方面提升其業務能力，對于解決檔案存檔工作中存在的問題提供良好思路，另一方面注重其敬業精神與責任心教育，激發工作的積極性和主動性，引導其熱愛本職工作，做好本職工作。

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作者簡介

羅丹，女，1989年1月，河北，本科，圖書館資料，中級圖書館資料員，新疆水利水電學校