關于檔案數字化建設的若干思考實踐

毛丹　沈濤

摘 要：文章主要針對檔案數字化建設的若干思考實踐進行分析結合當下檔案數字化建設發展現狀為根據，從檔案數字化重要意義、檔案數字化建設發展方法、檔案數字化建設內容方面進行深入研究與探索，主要目的在于更好的推動檔案數字化建設的發展與進步。

關鍵詞：檔案；數字化建設；思考實踐

在檔案工作發展期間，檔案數字化建設有著極為重要的地位，同時也是檔案工作實現可持續發展的主要基礎。在計算機技術普及的作用下，檔案數字化也快速發展，主要原因為檔案數字化主要以計算機技術為核心進行檔案工作。因此只有將檔案數字化建設與計算機技術進行有機結合，才可促進檔案數字化建設的進一步發展與完善。

1 檔案數字化重要意義

1.1 強化檔案服務需求

當前在計算機技術與智能技術廣泛普及的影響下，為了更好的推動檔案服務能力的提升，通常需要結合時代發展情況落實檔案數字化建設，充分滿足當前人們的生活工作需求。以往檔案管理模式復雜性較強，資料的查找也較為繁瑣，致使檔案工作人員專業技能不到全面的發揮，同時也使檔案管理工作的難度相對較大。在檔案數字化建設期間，除了可充分促進檔案服務質量的全面提升，還可較好的對檔案管理部門的時間進行節約，較為明顯的促進檔案工作效率的提升與優化，并在一定程度上降低了企業人力資源成本。

1.2 滿足社會發展發展需求

當前我國各政府部門與企業的檔案傳統管理模式逐漸轉變為數字化管理模式，不僅為我國科學技術的完善創建了良好的條件，也為社會的發展奠定了堅實的基礎，使得智能化生活與工作得以實現。由于以往各檔案管理部門數據信息資料較為豐富，其紙質文件儲存較浪費，在長期保管的過程中易損壞，進行檔案數字化建設，可使檔案信息資料長時間保存，同時還可結合相關需求對其進行智能化分類，使工作人員在不受各因素限制的影響下對檔案進行調取與查詢，極大的促進了企業工作質量的提升。

2 強化檔案數字化建設發展方法

首先，利用檔案數字化建設，制定完善的檔案信息管理平臺，使工作人員較為方便的調取所需檔案，并為檔案信息需求人員提供良好的網絡系統，使得檔案管理模式具有較強的時效性與便捷性。當我國檔案數字化建設當前仍處于發展初期，檔案數字化建設期間仍存在各種問題，并阻礙著檔案數字化建設的發展。所以，在促進檔案數字化建設期間，需要不斷優化檔案信息管理的規范與標準，結合實際需求制定良好的檔案標準落實制度，不斷強化與促進檔案數字化建設，控制檔案標準規范化發展的要素。與此同時，工作人員還需要對檔案信息平臺的實際運行效果進行重視，通過互聯網技術實現良好的交流與溝通，真正發揮檔案信息平臺的優勢，不斷強化綜合檔案管理能力。

其次，提高檔案管理數據庫建設力度。當前在客觀因素影響下，檔案管理主要位于過度階段，檔案信息數據庫建設為通過信息化建設進行使用與管理，提高檔案工作人員與信息技術人員之間的配合與交流，在應用角度將使用與利用進行有機結合，將數據庫的發展與企業檔案目標庫進行連接，利用互聯網技術形成較為完善與開放的分布式數據庫群落，不斷提高檔案自動化程度。

3 檔案數字化建設實質

3.1 強化檔案標準化規范化能力

在檔案數字化建設期間，檔案規范化與標準化較為落后以及相關軟件質量較弱等因素，多嚴重制約著檔案數字化建設的發展與進步。想要針對這些影響因素進行消除，需要對檔案數字化建設理念進行創新與優化，這可使工作人員的觀察視野逐漸從計算機系統轉變為檔案信息管理。檔案信息自動化通常包含了檔案工作的全部環節與項目，其中較為重要的內容為檔案業務需要具有較為完善的規范性，同時檔案標準的制定需全面落實。

3.2 提升系統整體能力

在檔案數字化建設期間需要以整個系統為出發點，系統組成的橫向與縱向所有節點都需要具有一定的水平與質量，再利用互聯網技術進行連接，這才真正促進整體優勢的發揮與實現，并推動系統綜合能力的提升。同時相應的節點以及較為重要的節點都會導致系統出現梗阻現象。這也需要不斷的支持與鼓勵相應部門和企業不斷提高自身能力，并集合實際需求在相應部門進行試單工作，為系統的完善創建良好的環境與條件。

3.3 創建檔案信息數據庫

當前檔案數字系統主要出于從文件處理轉變為數字化建設管理這一流程，只有數據庫的建立才可促進這一流程的順利實施。檔案數據庫主要以先進的科學技術為基礎對檔案進行合理完善的管理與應用。數據庫建立是一項長期工作，需要通過從單一到群體以及從低到高的流程。通過對實踐經驗的分析可以發現，在數據信息庫制定期間，需領導人員的重視，并將認知進行統一，不斷提高計算機人員檔案工作人員的相互配合；多元化運用，使數據庫具有較強的靈活性，并以使用效率與利用頻率等對數據庫靈活性進行審核；明確重點，數據庫從單一逐漸轉變為系統庫。現階段如果可以將企業信息數據庫與檔案目標庫的創建相結合，可更好的促進檔案數字化建設的優化與完善。

4 檔案數字化建設流程

4.1 檔案數據的創建

首先，對文件級目錄進行輸入。將存儲的檔案文件級目錄全部輸入到信息數據庫中。數據庫在全面制定期間，可在輸入的同時進行打印，在對卷內文件目錄進行補齊的同時，還可對輸入的精準性進行檢測，確保檔案數據庫的精準性完整性以及時效性。

其次，利用數碼相機、高清掃描儀等先進設備，對原文件進行數字化轉換。在客觀因素影響下，有些檔案使用率相對較高，檔案損壞性也相對較大，在真正實現原文數字化的基礎上，才可確保原文件的長期存儲。

4.2 創建檔案局域網絡系統

檔案局域網絡系統需要與公共互聯網等進行資源數據大的共享，在互聯網上為所有人員提供良好的信息檔案查詢、檔案文化建設成果展覽等。另一方面，還需要對互聯網現行文獻查閱功能進行創建，并對全文查詢功能進行實現，真正提高政務公開性，逐漸形成促進當地社會經濟發展與完善的良好氛圍與條件。

4.3 強化電子文件積累與收集力度

未來數字檔案管信息數據的主要來源為電子文件，以往進館企業僅需要對紙質檔案與紙質文件進行移交，當前則需要進館企業對紙質文件與電子文件雙歸檔制度進行落實。不僅使檔案數字化進程得到的提升，還可在一定程度上對檔案管創建數據庫的工作任務量進行簡化，促進檔案數字化建設的發展與進步。

5 結語：

綜上所述，在科學技術與社會經濟不斷發展的作用下，檔案數字化建設逐漸受到人們的廣泛關注，其重要性也得到了不斷的強化。在進行檔案數字化建設期間，相關工作人員需要通過強化檔案標準化規范化能力、創建檔案信息數據庫以及提升系統整體能力等方法進行檔案數字化建設，并利用其建設流程不斷推動檔案數字化建設的發展。

參考文獻

[1]王宏.關于檔案管理數字化建設的思考[J].辦公室業務，2016（23）.

[2]齊虹.關于檔案數字化建設工作的思考[J].民營科技，2016（07）.

[3]朱紅娟.關于血站檔案數字化建設的思考[J].檔案管理，2016（01）.

[4]李靜，陳靜.關于檔案數字化建設工作的探討[J].科技資訊，2014，12（15）.