關于干部人事檔案中風險管理的研究

鄭曉稚 寧檸

[摘要] 對人事檔案一些風險預估和有效的管理，可以增加對人事檔案實施管理的成功率。該文主要利用一些風險識別法，包括過程追蹤識別法、典型案例識別法等對干部人事檔案中可能存在的風險因素進行預估和判定。制定對應的解決策略和方案，建立起了具有針對性措施的風險監控模型，也對干部人事檔案中風險管理中在未來中的發展可能出現的問題進行了思考。

[關鍵詞] 干部；人事檔案；風險管理；人力資源管理

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）09（b）-0027-03

人事檔案是人的政治面貌、工作能力、道德、個人經歷、工作業績等方面的體現，是組織人事部門、企業等合理配置人力資源的依據。在人力資源管理中，人事檔案是極為重要的一部分，其地位和意義非凡。關于人事檔案的管理，我國制定了較為完善的相關制度、法律法規，使人事檔案的管理更加嚴謹、規范。但隨著市場經濟的發展，人事檔案中存在的問題不斷顯現出來，其管理的風險不斷增加，影響到人事檔案管理的健康發展及進一步完善，其風險管理亟待進行識別、防范。因此，應該加強人事檔案的風險管理。該文主要對干部人事檔案中的風險管理進行分類、分析，探討評估方法，以便為及早識別風險管理提供借鑒，并提出相應的措施，旨在提高干部人事檔案的管理水平。

1 關于干部人事檔案中風險管理的識別工作分類

1.1 干部人事檔案在收集過程中風險的識別

由于人事檔案需要進行收集的工作，所以很多的干部人事檔案在收集過程中會存在一些風險，人事檔案包括了每個人的道德，廉政以及多方面的能力水平。在這些人事檔案的材料收集過程中，可能會存在一些虛假信息，影響到了后期檔案的使用；一些人事檔案沒有一個標準的歸類范圍，導致收集的材料比較雜亂，影響到后期檔案的整理工作。這是在檔案材料收集的本身存在的風險，對那些干部的人事檔案管理人員的要求也需要提高，一些管理人員在材料收集的過程中不夠嚴謹細致，在材料收集時會出現突發的情況，這就要求管理人員具有非常強大的敬業精神與面對問題的應變能力，可以將人事檔案收集工作做到精確完美，抓住其中的重點，這樣上級組織部門在進行一些人員選擇上可以更有依據，更加的真實可靠，干部的人事檔案可以反映一個干部的工作作風、工作能力，所以檔案的收集工作要做到規范，才能降低人事檔案收集過程中的風險，保證材料收集的質量。

1.2 干部人事檔案在鑒別過程中風險的識別

由于干部的人事檔案是代表一個干部的思想政治面貌與工作能力，所以一個真實可靠的人事檔案是非常重要的。在材料收集結束后的鑒別工作也是風險管理至關重要的的一個部分，好的鑒別工作可以分析到干部在企業中的作用所在。因此，從事干部人事檔案的鑒別工作的人員選擇上就需要嚴格把關，選擇業務素養高的同時工作態度要非常端正，對待工作要實事求是，按照相關的規定來進行人事檔案的鑒別，對不符合的檔案及時拿出，轉交到相關部門進行處理。

1.3 干部人事檔案在整理過程中風險的識別

一般的人事檔案的整理工作非常的復雜，首先對從事整理檔案的工作人員的耐心和細心都是一大考驗。整理的工作主要就是對檔案進行分類，做好序列編排，檔案的裝訂以及檔案的驗收，在這一系列的工作中存在了很多的風險因素，將直接影響到后期檔案的使用。因此，對進行整理工作的人員能力要求需要提高，工作的態度需要認真細致。

1.4 干部人事檔案在后期過程中風險的識別

在我國，人事檔案就是一個人的身份象征，所以檔案的后期管理和使用需要嚴格按照相關的法律法規，堅持“五不查”“四不借”“三不轉”的3個原則。依照“檔隨人走”的政策，在檔案在轉移過程中要盡量避免出現檔案遺失的現象。因為檔案在使用的時候，需要對已有的檔案進行查閱，增加了檔案遺失破損的風險，這就要求后期檔案的保管員，要嚴格按照國家頒布的《條例》和《細則》將檔案劃分為10個種類，每個種類都有相應的規定要求，避免出現類別歸檔錯誤。在排序過程中風險也會存在很多，由于可能有檔案的外觀裝訂差別，所以在對人事檔案的排序需要復雜的工作，將材料圖文編號進行排序，不能出現雜亂無章的現象，將會直接影響到干部整個人事檔案管理的效率和一些工作的進展情況。在完成各項的檔案管理后，干部人事檔案的傳遞和后期的統計過程中都會存在一些風險，當一個干部進入到另一個企業，需要將檔案進行轉遞，往往在檔案的轉遞過程中會出現檔案材料缺失，接收單位接收到的檔案可能存在檔案不完整，材料不齊全，一般接收單位會選擇拒收。干部人事檔案在轉遞過程中，很多的企業會選擇郵遞而不是專人進行機密文件押運，缺乏了人事檔案的保密意識，為以后的檔案安全性埋下了很大的隱患。檔案在轉接過后，入庫前必須要進行嚴格的審核，審核通過才能入庫[1]。

2 干部人事檔案管理風險的評估

2.1 干部人事檔案的前期評估原則與依據

關于干部人事檔案的風險管理評估都會有一系列務必要遵循的原則，一般可以分為科學性原則、可操作性原則、全民與重點相結合原則以及有效性的原則。通過這4項原則，可以從多個方面來進行干部人事檔案的識別與評估，將檔案的評估層次劃分清楚，能夠使得檔案更加的安全。干部人事檔案的風險評估在幾項原則的遵循下，將檔案可能出現的風險進行了全面性的分析，輕重點都被找出，加上分析比較可以確定對檔案管理有較大影響的因素，及時地制定相應的應對措施和預防措施可以很好地避免出現風險情況。

2.2 干部人事檔案管理的風險評價

干部人事檔案的風險包含在人事檔案在材料收集初期、檔案鑒別、檔案整理以及檔案的后期處理轉遞時期。人事檔案收集過程風險主要是收集范圍的確定風險、制度制定的風險、收集組織確定的風險，檔案收集的風險。干部人事檔案鑒別過程中的制度建立的風險、內容鑒定的風險、結果鑒定的風險。整理過程的風險是檔案分類風險、排序風險、編目風險等。后期的風險為保管風險，檔案轉遞風險。在風險評估之前需要對干部人事檔案的材料收集范圍要有極大的了解，憑借收集范圍的好壞，范圍的確定合理性可以降低收集過程中的風險。一般把風險等級劃分為低、一般、中等、較高、高，評價的標準也由科學性到不科學，風險也從低到高。組織團隊的素質好壞直接影響到干部人事檔案的管理風險高低，如果組織人員的工作能力參差不齊將造成檔案的管理和檔案的后期管理的發展方向[2]。

3 干部人事檔案的風險管理應對措施

3.1 常見的干部人事檔案的風險管理方法

一般來說，人事檔案風險的應對主要分為風險規避、風險轉移、風險緩解以及風險接受。從風險規避來說，人事檔案的風險常常不能被消除掉，就需要將風險降到最低，利用一些其他的途徑盡量規避風險。常見的在干部人事檔案前期的材料收集過程中，會因為范圍的確定誤差而影響到檔案管理的風險，此時就需要利用一些經驗來規避風險。風險的轉移也是一個重要應對措施，在風險已經發生的時候可以把風險的一部分責任進行轉移，人事檔案的很多部分需要細分責任，而不是由某一個人承擔[3-4]。比如說檔案的鑒別和后期的整理與審核，每個部分的風險都需要每個環節的人共同承擔，在出現的錯誤情況時候立即做出指正。風險的緩解，就是當風險已經發生并且無法改變了的時候，采取一系列措施來減輕風險產生的一些影響。風險接受就是在風險發生的時候不采取任何的措施來干預干部人事檔案的風險管理，類似于檔案的一些處理過程對工作人員的工作能力是要求很高的，但是每個人的資質不同，所以因為人員的素質水平不同而出現的一些風險是不容易避免的，相反如果采取措施來應對的話會增加風險應對的成本，這就需要對風險進行接受，也可以降低成本。

3.2 干部人事檔案的風險管理的監控工作

在制定好應對措施的時候，風險的監控工作也是非常需要的。因為實施風險的監控工作使得干部人事檔案的管理人員對風險的理解加大意識，可以及時地針對檔案管理風險的實際情況進行應對措施的制定。具體的措施就是建立起人事檔案的風險監控的模型，一般將模型分為3個部分：輸入、監控、輸出。輸入則是將檔案管理前期容易出現的風險進行預測與辯識以及評估。監控的過程利用高新的信息技術來對一些項目的數據進行監控。輸出的過程就是人事檔案的風險管理的最終結果。風險的監控工作需要建立起風險管理的監控體系，對人事檔案的全過程進行深入的監控，規避風險，對無法避免的風險降到最低，保證了干部人事檔案的真實性與保密性。將干部人事檔案的管理中存在風險的識別過程為切入點，在過程中進行嚴格的管理，加強監督的力度，建立起全面的管理體系和風險管理的信息體系。使得干部人事檔案的管理更加的系統化與規范化，保證了信息管理的安全性[3]。

4 總結

隨著我國國民經濟水平的不斷提升，眾多企業在激烈的市場競爭中開始慢慢站穩腳跟。這就要求企業中的人員能力是較高的，人事檔案反映了一個人的政治面貌，工作能力以及道德表現，可以成為企業挑選員工的重要依據。當然干部的人事檔案更加重要，因此干部人事檔案的風險管理是不容忽視的。該文通過從多方面的研究干部人事檔案的風險存在，再對風險進行分析，做到具體問題具體分析，制定了對應的措施來降低風險，使得干部人事檔案更加的真實安全[5-6]。

[參考文獻]

[1] 解陽.干部人事檔案中風險管理的研究[D].天津：天津大學，2016.

[2] 張凱.領導干部人事檔案造假問題研究[D].哈爾濱：黑龍江大學，2017.

[3] 戴玲.干部人事檔案任前審核中存在的問題及對策[J].《檔案管理》業務研究，2017（2）：225.

[4] 張艷.人事檔案信息化管理研究—以廣東為例[D].廣州：華南理工大學，2011.

[5] 馬琳.干部檔案信息化管理模式構建研究[D].大連：大連理工大學，2017.

[6] 張滿麗.干部人事檔案管理中的幾個重點問題探討[J].黑龍江科學，2016，7（8）：136-137.

（收稿日期：2018-06-13）