醫院辦公室行政精細化管理的重要性以及措施

湯小娟

[摘要] 為了能夠滿足現代化、專業化、精細化管理發展新模式，需要醫院相關管理者與時俱進，積極創造更加新穎、高效的醫院辦公室管理路徑。近些年，醫院相關行業機制不斷完善，醫院辦公室精細化管理逐漸被廣泛地應用于日常醫院過程當中。并且得到很多醫院相關人士的普遍好評。該文從醫院辦公室行政精細化管理的重要性這個方向為出發點，對此展開深入、詳細的探討與論述。

[關鍵詞] 精細化管理；醫院；辦公室；行政管理

[中圖分類號] R197.3 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）09（b）-0059-02

隨著社會經濟持續不斷進步，各行各業都在向前發展，醫療行業競爭更是異常激烈。在現代化社會快速發展的形勢下，不論是民營醫院或者公立醫院都將面臨著更多的挑戰和發展機遇。為了能夠適應醫院快速發展的新節奏，需要醫院行政部門管理人員采取有效策略來應對這些嚴峻問題，尤其是醫院辦公室的行政工作，更加需要升級、改善。近些年，行政精細化管理模式被廣泛應用在很多醫院行政管理部門當中，并且給相關部門帶來了很大收益。通過對醫院辦公室實行精細化管理，在某種程度上促進了醫院辦公室行政管理工作快速發展，進而提升醫院行政相關辦公室的工作效率。醫院行政辦公室管理工作對整個醫院的綜合競爭力產生著重要影響，是醫院開展日常工作的最根本基礎，同時也是醫院能夠持續發展不可缺少的重要因素。為提升廣大民眾對醫院相關工作滿意度，醫院管理人員應該采取科學、合理的有效舉措來改善以往落后的工作模式，進而提升醫院辦公室行政服務效用，精細化管理可以有效彌補以往很多在醫院辦公室中出現的各種問題，使得醫院辦公室能夠有效發揮其功能和價值。

1 醫院行政相關辦公室的重要意義

1.1 檢查、督促管理工作各項職能

醫院辦公室在整個醫院系統里起著承上啟下的重要作用和意義，同時又擔負著對各項工作進行督促和檢查的重要角色。它在患者和醫院中間起著良好橋梁作用，是醫院與客戶進行有效溝通的重要保障。醫院里有各種各樣的問題，它是一個綜合、復雜的集成系統，因此，各項與醫院相關工作的檢查就變得非常有意義，也是很多工作能夠正常運行的重要前提條件，從而推動醫院更加健康、穩定向前發展[1]。

1.2 完善各項管理工作機制職能

醫院的很多管理條例和制度，絕大多數都是通過醫院辦公室人員制訂的，它在整個管理機制方面，占有重要地位與價值。在制定好相關部門制度后，一定要及時通知每個單元或者相關部門，并且對這些新制訂出來的管理機制進行監督和引導，使管理機制能夠發揮最大價值，以此提高醫院的工作效率。在落實相關管理機制的時候，還應該解決每個科室或崗位所遇到的具體問題，及時把這些問題反饋給有關管理部門去落實，保證每項工作都能夠公平、公正正常進行[2]。

1.3 處理協調工作職能

醫院辦公室在思考和處理一些事情時，需要站在整個醫院的角度出發，一定要按照相關規則條例去進行，最大限度地保證每個部門都能夠正常開展工作，調動每個部門工作的積極性、主動性，進而提升醫院的服務品質，尤其在開展一些重大活動時，需要科學安排時間，積極做好各部門之間的協調工作。

2 醫院行政精細化相關辦公室工作中出現的一些問題

醫院進行精細化管理程序中，常常會遇到各種各樣問題。其中比較常見的有以下幾種：①很多醫院相關辦公設備過于落后，造成工作效率下降。隨著網絡信息化技術的持續不斷進步，各行各業普遍都在使用新型現代化辦公設備，然而，還是有很多醫院因為各種原因沒有及時進行更新。除此之外，還有少數醫院的工作人員對計算機網絡知識缺乏深入了解，不能夠熟練使用計算機相關操作，使得工作效率降低了很多。②監督管理機制工作不夠完善，沒有專業部門或者人員監督領導布置的任務。③很多醫院行政人員對信訪患者不重視，服務態度不到位。④工作職責沒有明確，工作管理機制不夠完善[3]。

3 醫院辦公室行政精細化管理相關策略

3.1 加強監督考核力度

以往很多醫院行政相關辦公室管理人員上班后只是按照以往的工作模式先開會制定任務、發布任務，接下來就忙其他事情了，沒有專業部門或者人員考查這些任務到底是否已經完成，至于布置的任務完成到哪一種程度，沒有人去關注和重視，缺乏良好的工作責任意識。不僅要制訂任務，而且還要安排相關項目跟蹤人員進行檢查、落實，保障任務的進程與品質，避免漏掉每個小任務，發現任務中出現的問題一定要及時去解決。有經濟實力的醫院最好設置一個專業監督小組，讓小組成員輪流進行值班。在日常行政辦公過程中，一定要按照專事專項的工作原則，逐步完善醫院管理相關工作的監督，醫院辦公室應該發揮其自身獨特功能，進而提升醫院辦公室的工作效率。

3.2 完善群眾接待工作，發揮重要輔助作用

醫院辦公室相關人員應該認真對待每一個來訪群眾或者患者，用心傾聽患者反映的有關問題，并做好記錄工作，結束后組織相關管理層人員對這些問題展開詳細的討論，尤其關系到醫院長久發展的服務問題，或者其他重要問題，一定要制訂出科學、合理的解決方案，并給相關來訪患者提供幫助與解答。如果患者反應的問題無法短時間內解決，就應該告知患者，提交院領導討論決策做長期部署；如果能夠隨時解決的就不要推脫，盡快處理。醫院領導在面對重要工作時，需要參考更多相關資料，結合自身經驗、能力做出綜合性決策，醫院行政相關工作人員應該及時給領導提供所需要的參考資料，同時提出建議，最大限度避免相關決策失誤。除此之外，醫院辦公室還要能夠簡化無用資料，讓領導騰出來時間去做更重要、有利于醫院發展的事情。

3.3 認真落實醫院相關會議制度

醫院行政管理部門可以根據每個部門的不同情況，定期舉行有利于日常管理工作的會議。但不要過于頻繁。一般以1～2周召開1次為宜，醫院有關領導主要對一些重要的活動進行決策，行政辦公室工作人員應該把會議中各種議題或者方案進行整理、匯總，并且制作成完整的文件方案，負責傳送給每個部門。除此之外，行政辦公室有可能會臨時召開會議，討論一些日常工作遇到的棘手問題。醫院行政相關辦公室工作人員，在接收到相關任務后，及時行動快速完成各項任務，這和辦公室工作人員的工作責任意識、積極性、主動性、執行能力有很大影響。快速果斷的執行能力能夠有效提升行政辦公效率，逐步把以往的服務模式轉變為主動服務，針對每一項重要任務都要充分分析，經過不斷嘗試尋找更加科學、合理的解決路徑。

3.4 簡化相關工作流程

醫院辦公室管理人員，一定要整合、優化以往的工作流程，以此來達到提升醫院辦公室的工作效率：①把以往紛繁復雜的工作流程經過有效梳理，轉變為現代比較盛行的“網狀”結構模式，進一步加快各項業務的傳遞效率。②減少第三方的涉足，讓醫院和每個部門能夠進行直接溝通、交流。只有通過有效的交流，才能夠發現各自的真實想法。③采購現代化辦公設備，有效結合網絡信息化資源，通過使用現代化網絡設備，來完成各項會務、文件管理任務。④對醫院行政相關辦公室工作流程進行逐步細化，明確每個部門的行為準則、任務、責任等其他事項。

3.5 健全相關工作機制，明確相關職責

醫院里很多事務，都是通過行政部門來進行發布、處理。很多日常事務都比較緊急重要，而且涉及到的有關部門也比較多，相關管理人員應該加強對行政部門的管理，從醫院發展的實際情況出發，認真制訂合理、完善的規則條例與準則，并根據辦公室工作人員完成任務的進度情況，結合工作人員的職責范圍和不同層級，完善獎懲機制和管理辦法，可以有效提升行政工作人員的積極性與主動性。

4 總結

醫院的精細化相關管理工作，對醫院日常運行、發展具有重要指導性意義。醫院是一個紛繁復雜的綜合性系統架構，日常所要處理的工作比較多，都要靠醫院行政管理部門進行解決。不斷對醫院行政工作進行優化，采用精細化管理模式，不僅可以提升醫院的服務品質，而且還能夠推動醫院向更加科學、穩定、持續發展的方向前進。

[參考文獻]

[1] 陳苒.芻議醫院財務精細化管理[J].行政事業資產與財務，2017（12）：66-67.

[2] 李淑挺.醫院預算精細化管理的實踐與思考[J].行政事業資產與財務，2017（7）：43-44.

[3] 王延欣.以全成本為重點的醫院財務精細化管理探討[J].中國國際財經：中英文，2017（16）：115-116.

[4] 吳靈喜.以全成本為重點的醫院財務精細化管理探討[J].中國鄉鎮企業會計，2017（10）：151-152.

（收稿日期：2018-06-21）