淺談醫院大型醫療器械檔案管理模式探究

陳云華

[摘要] 該文重點闡述了當前醫院對大型醫療器械檔案的管理方法，討論如何就現狀改進檔案管理模式，提升醫院的檔案管理能力。

[關鍵詞] 大型醫療器械;管理模式;檔案管理

[中圖分類號] R197.3 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）08（b）-0039-02

醫療器械和人類的生命健康有著密切聯系，醫院乃至國家對醫療器械檔案的管理給予了十足的重視。在《三級綜合醫院評審標準（2011版）》中，特別提出了耗材的檔案管理。國家食品藥品監督管理總局關于《醫療器械使用質量管理規范（征求意見稿）》也都非常重視醫療器械檔案的管理工作[1]。尤其是大型醫療器械，現代醫院里使用的市值高、體積大的大型醫療器械包括CT、核磁共振儀、DR系統等，將這些醫療器械進行有效而規范的管理，建立一個健全的大型醫療器械檔案管理制度，才能充分發揮其在醫療過程中的效能，才能提高醫療水平，拯救更多的生命。

1? 大型醫療器械檔案的建立

醫療器械檔案是醫療設備從論證采購直到到完全報廢的完整記錄，不論對于設備科還是醫院，它的價值都是不一而足的：依據來源、直接憑證、參考、借鑒[2]。檔案材料的構成通常十分詳細，通常包括購買前科室填寫的申購表，供貨合同，發票證件，資質合格證明文件和設備安裝維修證明，以及器械設備的說明書，日常維修記錄和廠商定期檢查設備的記錄。以上這些記錄一起才能形成一份合格的檔案材料。可以保證每一件大型醫療器械來源清楚可靠，渠道合法規范，并保證其質量合格，避免了劣質醫療器械帶來的巨大風險，保證了醫院的治療效果和對外的口碑。

2? 大型醫療器械檔案的管理

2.1? 大型醫療器械檔案的分類

大型醫療器械檔案通過分類檔案材料來進行更細致有效的管理，提高了醫院的工作。分類方式有：①通過用途分類，不同的器械有各自的用途，如核磁共振儀是影像用途，這樣分類有助于醫院人員在使用時能夠對設備的功效一目了然，提升工作效率;②通過科室分類，大型醫療器械的購買通常是先由科室申請，這樣的分類能使器械的配置清清楚楚，當醫護人員需要時便可以一目了然地去尋找科室。

2.2? 大型醫療器械檔案的管理

大型醫療器械檔案的管理是一個非常復雜的工作，它涉及到管理制度的完善，專業管理人員的水平，如何接軌現代化管理技術等問題。醫療器械檔案在延長醫療器械使用壽命、更好地服務臨床診治和醫學科研工作以及為醫療機構提供因醫療器械引起的醫療糾紛依據等方面發揮著不可替代的作用[3]。如果做不好這項管理工作，對醫院將有極大的危害。

2.2.1 完善檔案管理制度的必要性? 由于我國醫院多重視臨床，而對采購等方面的管理水平較差，因此導致設備購進于特殊渠道，質量差且價格昂貴，導致醫院資源配置十分不合理。一些醫院還存在資源購進后未使用現象，資源浪費嚴重[4]。大型醫療器械的價格昂貴，使用范圍廣，每購入一臺大型醫療器械都應該對其必備的材料進行反復審核，保證每一個大型醫療器械來源合法正規，且擁有國家的合格證明證書;對管理制度的規范化，使每一份材料都能得到嚴格的檢查，避免了醫院內的采購部門和供應商之間互相賄賂，中飽私囊的貪腐行為;還能使每一個大型醫療器械能物盡其用，科室填寫申購表和采購部門做可行性報告的環節避免了盲目購買行為，使醫院規避了不必要的金錢和資源的虧損。

2.2.2 如何完善檔案管理制度? 管理制度的完善目的是要建立健全一個嚴格可行、規范的大型醫療器械檔案管理制度，讓每個檔案收入檔案室合格規范。要貫徹落實國家食品藥品監督管理總局公布的《醫療器械使用質量監督管理辦法》。制定一個明確的執行流程，從第一步填寫申請購買表開始標準化，格式化;簽訂的合同，發票等商業性質文件要核實上面的每一個數字正確無誤;資質證明合格文件必須通過國家證明等。整理成一份檔案后有專業管理人員負責檔案的收備，檢查，登記，整理，匯總等工作。這樣，有益于從制度上保證檔案材料的嚴格性和正確性，大大減少了醫院的風險。

由《醫療設備管理檔案》可知，“設備檔案管理是一項動態管理工作，要做好檔案的管理工作，必須要求使用科室、采購部門、設備（檔案）管理部門間加強橫向聯動、緊密合作[5]”。采購部門的工作人員匯總檢查各科室申購表的合理性，做好可行性報告，核實簽訂合同與經濟協議。設備檔案管理部門需要對申購表、經濟合同、可行性報告、設備說明書、設備維修證明進行及時匯總歸檔，以及平時日常工作中的使用記錄和維修保養記錄，返廠維修檢查記錄匯總歸檔。

《大型醫用設備配置與使用管理辦法》規定大型醫療機構設備必須達到計量準確、安全防護、性能指標合格等要求。因此醫療機構應加強大型設備的管理、嚴格操作規范、保證設備使用有效[6]。包括報廢的醫療器械，也應該記錄在案，對其工作期間的購買記錄，使用的耗損程度和檢查維修的次數進行歸檔，與其剛入院時的檔案歸總在一起，形成一份完整的檔案材料。還可在其檔案袋上打“報廢”二字的章，以區別其他尚在工作的大型醫療器械。

器械檔案入庫后為方便管理，要將檔案按照單位的檔案分類方法有序存放，管理過程中做到防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防高溫、防塵、防鼠工作，避免不必要的損失;還需建立檔案借閱制度，由專門人員負責，做好借閱登記，督促其按期歸還，并保證歸還的材料完整且沒有被增刪涂抹的痕跡。

2.2.3 提高專業管理人員的水平? 檔案材料管理是一個動態的工作，由于醫院內大型醫療器械數量多，檔案材料復雜，要做好這項工作，就要充分重視對臨床、技術、維修和管理人才的培養，打造一支高素質的醫療和檔案管理人才隊伍，不僅能降低醫療器械的運行成本，還能降低醫療器械和儀器設備的故障率，這對于進一步保障醫療技術質量，提高醫院的綜合服務能力，降低醫院管理保養成本有著深遠的意義。因此，醫療器械管理的重點在于加強醫院人才隊伍的建設與管理，在完善配置的同時，要提倡引進專業技術人員填補職能空白[7]。所以這是一項需要許多人力物力的大工程，對此醫院應組織器械使用和管理人員定期學習《醫療器械使用質量監督管理辦法》《大型醫用設備配置與使用管理辦法》、檔案法律法規等文件，參加檔案機構組織的培訓學習，充實管理人員的專業知識，提高專業管理水平，增加管理人員的人數，提供更為扎實的人力保障。

2.2.4 接軌現代化管理技術? 近幾年來很多醫院也開設了自己的醫療器械管理系統，使用現代化管理技術。與此同時，技術的局限性也體現了出來，《醫療器械采購網絡管理平臺的構建與應用》一文指出以下情況“①系統缺少供應商管理功能，供應商資質證件管理只能是手工管理或將證件掃描到計算機。工作人員不能及時掌握過期證件信息，管理處于被動狀態。②醫療器械名稱不統一：合同名稱、注冊證名稱、發票名稱、數據庫名稱不一致，給統計分析工作帶來不便，無法及時對醫療器械的流通進行監控和追蹤。③工作人員與供應商電話聯系耗時耗力，話費消耗量大，傳遞信息不方便、不全面、不及時，容易出現差錯[8]?！彪m然現代網絡技術有環保，方便等優點，但網絡管理系統的缺點也是不能忽視的，上傳管理材料手段不靈活，耗費時間過多，信息歸檔不及時，經濟預算不足，導致本應流動的管理工作停滯。針對這種情況，醫院應與供應商建立合作管理的網絡系統，供應商及時將設備照片、設備使用說明書、設備的合格證明分享在這個共享系統中供醫院及時下載存檔，減少了醫院方面用掃描儀的金錢和時間耗損;同時醫院也可以將定時檢查維修的申請通過系統反饋給廠商。管理人員一旦發現材料中有任何問題馬上通過系統反饋給供應商，如此一來，做到醫院和供應商之間的正常及時的溝通，出現問題能追溯源頭一起尋找解決方案。大數據時代，供應商還可收集醫院對各種醫療器械的需求量來進行針對性生產，增加了良性溝通的頻率，大大提升了效率，現代化管理技術的優越性表現得淋漓盡致。

3? 總結

醫療器械在對患者檢查、治療過程中是至關重要的工具，其采購計劃，臨床使用，檢查維修的過程記錄都是需要及時匯總歸檔的關鍵材料，尤其是大型醫療器械，因為其價格昂貴使用價值高，更應該做詳實嚴謹的檔案材料管理，所以一套合理先進的檔案管理模式，能提升檔案管理工作的檔次，能充分發揮大型醫療器械的作用，大大提升工作效率，增強醫院的醫療水平，提升醫院的綜合實力，更好地為臨床和患者服務。

[參考文獻]

[1]? 陳必炎.醫院醫療設備檔案管理工作研究[J].辦公室業務，2016，11（244）：81.

[2]? 施金英，楊潤楠，李文靜，等.醫療器械技術檔案及其管理方法研究[J].醫療衛生裝備，2017，38（11）：144-146.

[3]? 肖紅.加強醫療器械檔案管理的實踐要務[J].浙江檔案，2016（11）：60.

[4]? 張營.試論醫療機構大型醫療設備配置與管理的思考[J].中國醫療器械信息，2017（7）：139.

[5]? 徐明.醫療設備檔案管理的探討[J].中國醫療器械信息，2016，24（5）：123-124.

[6]? 寇月琴.大型醫用設備配置與使用管理政策分析[J].醫療衛生裝備，2017，38（11）：137-140.

[7]? 張晶.明確醫療器械管理思路，促進醫院現代化建設[J].科技經濟導刊，2016（30）：207.

[8]? 楊瓊，池晨，杜偉，等.醫療器械采購網絡管理平臺的構建與應用[J].中國醫療設備，2016，31（1）：163-165.

（收稿日期：2018-05-16）