試論信息化時代如何做好檔案管理的創新及發展

【摘要】目前，全球已全面進入信息化時代，為我國檔案管理工作的開展提供了更新更高的要求，要求檔案管理工作應全面建立信息化檔案管理工作模式且應不斷進行創新，這無疑是我國社會經濟實現穩定發展、檔案管理工作實現轉型升級的必經之路，對檔案管理工作效率的提升、對檔案管理各項資源的有效結合有推動作用，并有效降低了檔案管理工作投入的成本。

【關鍵詞】信息化時代；檔案管理；創新及發展

一、信息化時代檔案管理創新的必要性

在信息化時代，效率至上已成為時代的代名詞，提高工作效率是事業單位改革創新的重要內容，而要想提高工作效率，實現信息化發展十分必要。檔案管理是事業單位一項重要的工作，它涉及的內容比較多，不僅關系到事業單位的發展，更關系到員工的利益。但是，就目前來看，事業單位檔案管理工作大多停留在傳統的管理模式下，檔案信息的錄入、存儲方式比較傳統，在這種情況下，很容易出現檔案信息失真、丟失的情況，從而不利于事業單位的發展。而信息時代的到來，事業單位每天都會產生大量的信息，如何將那些有價值的信息綜合利用起來形成檔案，是檔案部門一項重要的工作，如果事業單位繼續采用以往傳統的檔案管理方式，將不利自身的發展。創新是時代發展的動力，尤其是在信息化時代里，只有不斷創新，才能在這個競爭激烈的市場環境下更好地生存。對于檔案管理工作而言，只有結合時代背景及需要，不斷創新，才能做好檔案管理工作，提高檔案管理水平，發揮檔案的真正作用。

二、信息化時代檔案管理的創新及發展策略

（一）優化檔案管理理念

一是管理服務方面的優化與創新。在管理服務方面，要突破傳統意識，創新管理思路，拓寬服務范圍，分析檔案資料在市場中的應用前景，發揮檔案信息的市場價值，便于檔案資源的社會共享。二是管理制度方面的優化與創新。在現代化檔案管理中，還需要更為完善與齊備的檔案管理制度，并且需要從現代檔案管理的各個環節入手，對其進行全面的創新與優化，使得其能夠滿足數字化、電子化檔案管理趨勢的發展。三是管理知識方面的優化與創新。在檔案管理建設中，檔案管理人員的知識結構和層次要不斷拓寬和深化，要能夠全面、專業地運用數字化檔案管理知識，要將檔案管理知識與社會經濟知識、文化知識、歷史知識、科學知識相融合。四是管理方式方面的優化與創新。在全新的信息環境下，要實現對檔案資料的快速查詢、檢索、利用，必須以數字化、電子化檔案管理模式替代傳統的紙質、手工檔案管理方式，檔案管理要走科學化、系統化、智能化的發展方向。

（二）管理方法的創新

在事業單位檔案管理工作中，要想提高檔案管理水平，管理方法的創新已成必然，只有采用符合時代發展需要的方法，才能不斷提高檔案管理水平和效率。在信息化時代，信息技術的應用越來越普遍，事業單位應當加大信息技術的應用，在繼續推行手工編寫、記錄、存儲的同時，將檔案信息實時錄入到計算機系統中去，實現檔案信息的編寫、存儲到調用的信息化操作，從而提高檔案管理水平及利用效率。

（三）建立信息化檔案管理平臺

信息化檔案管理平臺，通過統一對數據資料進行收集與處理，從而為檔案管理工作提供發展空間。首先應將科學技術與檔案管理工作結合起來，從檔案管理工作實際出發，秉持循序漸進的根本原則協調好，實現從檔案管理初級向高級轉變，建立綜合性檔案管理資料庫、分級化檔案管理資料庫，從而形成信息化的檔案管理平臺，切實提高信息化檔案管理工作的效率與水平。同時，應在創新思維的引領下建立檔案共享平臺，實現各個單位檔案資源的共享，將傳統檔案管理中時間、空間的限制問題徹底解決掉。此外，在建設信息化檔案管理平臺的過程之中，還應建立信息化檔案管理的反饋機制，檔案管理工作人員及時有效反饋工作過程之中存在的問題，督促工作人員對檔案管理資源進行優化，切實提高信息化檔案管理平臺的價值。

（四）強化檔案保密功能

第一，增強保密意識。在檔案管理之中，保密是一項相當重要的工作，其貫穿于檔案的收集、整理、利用以及保存的多個環節，對于維護檔案安全非常重要。如果有部分檔案泄密，其不僅僅會導致個人的隱私泄露，還會對管理部門的公信力帶來影響。因此，管理人員要牢固樹立檔案安全的保密意識。第二，落實保密責任。保密工作始終是檔案管理部門的重要職責，要明確信息化時代保密工作面臨的新形勢，結合實際工作制定保密工作職責。如，收集整理材料要有專人負責，轉遞檔案要密封，傳遞重要檔案要走機要渠道等。第三，嚴守保密要求。加強保密紀律教育，做到專機專用，指定專人管理，確保電子公文傳輸安全。在日常管理過程中，有些單位、個人對人事檔案的保密不重視，隨意處理個人檔案材料。

三、結語

我國科學技術的不斷進步帶來了經濟的快速發展，人們的生活質量也在不斷地提高。互聯網是科學技術走進人們生活中的媒介，正在影響著人們日常生活的方方面面。大數據時代正在互聯網的發展下不斷走進人們的生活，改變著以往的生活方式。在大數據時代，檔案管理成為城市建設的重要部分，這關系到信息的互通與交流。新的時代，信息的重要價值已經超出人們的想象，互享信息也成為潮流。通過建立完善的檔案管理能有效促進信息的共享和互換，讓信息更好地成為人們進步的媒介。

參考文獻

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[2]李金苓.淺談如何做好機關文書檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2016（02）.

作者簡介：李圣瑜（1988.02—），女，漢族，河北邯鄲人，碩士研究生，工程師，研究方向：市場調查與數據挖掘。