企業檔案規范化管理研究

胡海燕

【摘要】企業檔案是指對企業生產經營活動的各項歷史記錄，以文字、圖像等形式保存下來。檔案工作規范化管理活動，是推動一個企業檔案工作整體水平的重要手段，也是企業管理的重要組成方式，開創現代企業檔案管理工作新局面。加強檔案管理工作規范化建設，以科學合理的辦法提升檔案管理部門的職能，不僅可以最大化地發揮檔案管理的價值，也可以推動企業經濟活動的進步和發展。

【關鍵詞】企業；檔案；規范化；管理

檔案記錄著企業成長的點點滴滴，何時開業，創業者是誰，何時盈利等都可以從企業檔案中找到答案。檔案的規范化管理是將各種有保存價值的文字材料按一定要求進行科學分類整理，其目的是實現檔案的有效利用。這對于保證企業的工作質量，提高工作效率，建立檔案信息中心，最大限度地管好用活庫藏檔案，充分發揮檔案在企業兩個文明建設中的作用，都具有重要的意義。

一、多措并舉推進檔案規范化管理

一是要更新觀念，力求創新，不斷提高檔案管理人員的業務素質和工作魄力。檔案管理部門要進一步加強規范化管理的檢查指導，以此帶動整個企業對檔案工作的認識，真正把檔案管理工作作為基礎性工作抓緊抓好。要創新企業檔案工作發展的新思路、新方法，不斷為企業檔案工作注入新的生機和活力。要善于運用新思維謀劃新構思，扎實有效推進企業檔案工作穩步有序發展。二是要規范企業檔案的收集、整理和歸檔管理程序，確保各項檔案資料收集整理的完整、準確和安全。要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索。另外，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。三是要把檔案管理工作提到重要議事日程，提供檔案管理用房，確立檔案管理專職人員，保障檔案管理經費，為檔案精細化、規范化管理提供硬件保障。要進行科學整理組卷，這有利于檔案管理規范化、標準化。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起，在重新組卷過程中還應對那些無保存價值的檔案進行科學鑒定銷毀。無標題或無卷內目錄的案卷要重新填寫以保證案卷更加規范。四是建立健全檔案管理制度和保密守則。對各種各樣的資料收集、發放、登記、分類、回收、存檔、保管、保密等級、保管期限、銷毀等，做出統一而明確的規定。這些資料包括文字的、影像的、光碟的等等。

二、推進檔案信息化管理進程

為了更有效、更快捷地開發和應用檔案信息資源，充分發揮企業檔案在企業管理工作中的作用，就必須實現檔案管理的信息化來逐漸替代和優化傳統的檔案管理模式。一是將檔案信息化建設作為提升檔案管理水平的重點工作來抓，在文書檔案實行信息數字化后，積極推進各種實物檔案的數據庫建設，分別建立電子檔案，有效提高檔案的使用效率和觀賞性，為檔案的調閱利用提供便利。在實行檔案信息化管理后，不僅大大地降低了管理成本檔案信息直接由相關人員錄入到計算機之中，而且還可以對檔案進行備份，大大地提高工件的效率，保證檔案的完整性和安全性。二是搞好硬件建設，抓基礎工作。按照檔案管理要求購置檔案庫房除濕設備、掃描設備、防火設備等。為保障檔案信息化的數據存儲安全，購置專用服務器用于數據存儲維護，確保檔案數據的完整與安全。檔案的整理、檔號編制的規范化、檔案數據庫的建立，都是建網的條件。只要準備工作做得充分、細致、精湛，信息網的建設才能搞好。三是要對現有的檔案資源進行全面開發，如可分類檢索拷貝、按類儲存、試驗傳遞，逐步地適應。同時，要通過現代信息處理技術對現有的各種檔案進行數字化處理和存儲，加強檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。按照檔案規范整理的要求，嚴格分類文件歸檔，及時做好數據錄入、審核、匯總等檔案整理工作。同時也為檔案管理實現標準化、規范化奠定基礎。四是電子文件也屬于檔案的一部分，在選擇軟磁盤時一定要把住它的質量關，軟磁盤的質量直接關系到磁盤信息的保存壽命。在保存方面，要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里。

三、提高檔案管理人員素質

檔案管理人員的素質，包括檔案工作者必須具備的知識、技能以及各種素養的總和，主要包括政治素養、道德素養、基礎知識和基本能力等。一是檔案人員要適應社會發展需要的變化，尋求更有效的管理檔案新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發揮檔案的作用。二是檔案管理人員要及時關注黨和國家的工作大局，善于從政治上研判形勢，善于根據黨委、政府的中心工作主動開展檔案工作。要積極開展職業道德教育，完善服務方法，提高服務質量。要不斷增強服務意識，在工作中牢固樹立主動服務意識，積極發揮檔案人員的主觀能動性。三是檔案管理人員應當掌握基本的檔案管理信息化理論和知識，知曉信息化管理的各個環節要求和操作規程，能夠正確使用本單位的檔案信息化管理系統，在正確使用、熟練掌握的基礎上，還應當具備一定的技術創新能力。四是要采取各種形式舉辦多次企業檔案工作人員的業務培訓，使之做到應知應會，嚴格把握工作標準。

四、結語

總之，隨著社會的不斷發展，只有創新、高效、規范的檔案管理工作才能滿足現代企業發展的需求，檔案管理為企業提供著重要的理論依據。因此，只有切實提高企業檔案管理規范化水平并落到實處，才能促進企業健康穩定的發展，企業也才會實現可持續發展。

參考文獻

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