新時代下如何構建現代企業人事檔案管理工作

李曉維

摘 要：隨著現代企業制度的推進，人事檔案管理是企業人事工作中的重要內容，是由人力資源管理部門形成或者審查過的認可材料，具有真實性、機密性、權威性、專門性等特點。在現代企業制度建設中，有效地保護和利用檔案材料，提高檔案工作的科學管理，使其更加制度化、規范化、科學化，是新時代社會對企業檔案工作提出的新要求和新任務。

關鍵詞：人力資源管理；人事檔案；科學管理

一、現代企業人事檔案管理存在的問題

1.內容不全面。由于受眾多因素的影響和制約，有的人事檔案資料殘余不全，給人力資源部門和企業組織機構全面考察提供不了完整的信息，有時容易導致考察失誤和不全。比如，新招聘的員工有的檔案沒有入檔，有的職工考察資料、工資變動、申報材料等沒有入檔，還有個別的干部任職文件也沒有入檔。有的材料對員工的歷史記錄發生偏差，前后記載不同，有的材料因沒有保管好，發生霉變，這些都檔案工作的管理帶來種種不變，不利于歸類、查詢和存儲。

2.管理方法落后。隨著科技的發展，信息技術給人們的工作和生活提供了很多便利，計算機技術也在眾多領域得到廣泛應用。但是個別企業或個別部門對于檔案的管理還處于手工填寫，使用檔案袋裝資料等方式，還處于剪刀加膠水的時代。即使有的企業雖然使用計算機對人事檔案進行管理，但只是簡單的整理，并沒有將計算機數據庫作用發揮到最大，更沒有使用計算機的大數據和云計算，這種缺乏科學的管理方式，使企業享受不到信息技術發展帶來的紅利，并且還給管理工作帶來種種不便。

3.保管條件不完善。對人事檔案庫房沒有設置空調、去濕、恒溫、防塵設施，沒有合適的閱檔制檔環境，沒有足夠的合理的檔案保管空間。有的企業干脆將人事檔案庫房設在辦公樓一樓，或鄰近機房揚塵較高的地方，對檔案保管極為不利。

二、構建現代企業人事檔案管理措施分析

1.改善現有的檔案管理條件。建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置專用的檔案柜，庫房面積每千卷檔案需要20-25平方米。庫房內要具備防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等安全設施，要保持庫房的清潔和庫內適宜的溫度（要求：14-24攝氏度，相對濕度45%-65%），庫房內要配置空調、去濕、滅火等設備。庫房內嚴禁吸煙，要保持清潔，不準堆放雜物。

2.實現員工人事檔案信息化管理。上線運行SAP，HR一體化等現代化的網絡系統，功能包括有勞動人事管理模塊、工資績效管理模塊、人才評價模塊、教育培訓模塊、社保醫保模塊等，從而建立一個人事檔案信息數據庫，儲存在信息庫的信息要具有真實性、準確性、全面性以及及時性和時效性。通過數據庫，可以進行人員信息的查詢、檢索、統計、分析，生成各種名冊和表格，以提高人事檔案利用工作的效率和質量，進一步挖掘人事檔案的內在潛力。

3.做好入檔材料的審查工作。歸檔材料必須是原件，除電傳材料及相關規章規定的可用復印件的材料外，一般不得使用復印件代替原件存檔，所有入檔的復印件必須經人資部審核確認其真實性，蓋章后存檔。一旦發現不符合要求的材料時，應立即退回送交單位部門，并提出要求限期補辦后再歸檔。

4.提高人事檔案管理人員的專業素養。檔案工作的主體就是工作人員，在新的歷史時期，為了讓檔案工作更好地服務企業和社會發展，提高工作人員的政治素養、文化素養、業務素養、職業道德素養、創新能力、管理能力等是必須的，也是企業對檔案工作人員提出的新要求。同時，還要加強檔案人員的“專業技術職稱”，“人力資源管理師”，及“計算機操作員”等資格取證工作，當然還要增強檔案管理人員的服務意識，使他們積極主動地與各部門溝通、協作。只有具備這些意識和過硬的工作能力，才能更好地為企業組織和人力資源管理提高真實、有效的決策咨詢。

5.人事檔案信息要全力服務于企業的人力資源管理。人事檔案的最終目的就是高效利用，為企業的發展提供全方位的服務，這是檔案工作的優勢和價值體現。隨著市場經濟的發展完善，企業在發展中會不斷拓展業務，因此會從不同崗位、不同部門抽調一部分員工重新組建或調整崗位，這時檔案管理為人力資源部門的調配工作提供了詳細的資料和參考依據，以便企業通過員工的工作能力、工作經歷、貢獻大小，綜合素質、潛在價值等來綜合考察、合理調配人事安排，以便使企業有限的人力資源得到合理地配置和充分地發揮。

6.檔案的轉遞工作要細致認真。有的員工因業務發展或人事調動，需要轉遞檔案，要及時給予處理。在檔案轉出前，要仔細認真核實，防止出錯。要依據《保密法》和《檔案工作條例》整理裝訂，不能分批轉出更不能無辜克扣職工的檔案材料。轉出途徑不能通過郵局郵寄或交付本人攜帶，這樣容易丟失，發生信息泄露。為了安全起見，單位必須派專人轉遞或通過機要部門轉遞。對于轉出的檔案，應在檔案管理中心做好備注，寫清相關信息并注明轉往的目的地，便于核實和查詢。對于轉出的檔案，如果一個月時間沒有回執，要及時核實查詢，防止丟失。對于違反檔案管理條例的行為（如隨意抽取、隨意變更材料、惡意破壞、撕毀等），要依法追究其刑事責任。

總之，伴隨著現代企業制度的進一步完善，人事檔案管理也要與時俱進，將由國家安全、人事管理、信用憑證逐步向開放型的契約、服務轉變。在信息瞬息萬變的今天，檔案管理更應向現代化管理、虛擬化管理轉變，運用現代化的技術支撐，不斷進行檔案管理的創新發展，并加入更多的輔助元素，全力為企業的人力規劃、人才開發、人才使用等服務，使企業的發展始終能夠注入新鮮血液，保持旺盛的生命力。

參考文獻：

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