信息化在黨校檔案管理中的現狀和對策研究

摘 要：黨的十八屆五中全會提出的“創新、協調、綠色、開放、共享”五大發展理念，為檔案事業的科學發展指引了新的方向，創新成為引領檔案事業發展的不竭動力，檔案信息化建設，令黨校檔案管理工作面臨新的機遇與挑戰，加快黨校檔案信息化建設，創新檔案管理與信息服務，將傳統、靜態的檔案資料，開發為開放、動態的信息資源，對黨校的教學科研、科學決策和行政管理，無疑具有重要意義。

關鍵詞：信息化；黨校檔案管理；創新；現狀；對策

創新是當今社會生產力解放和發展的基礎與標志，是中華民族幾千年來生生不息、發展壯大的重要動力。沒有創新，就沒有人類的未來。創新也是檔案工作保持蓬勃生機的力量源泉，檔案工作者只有與時俱進，破除傳統觀念，大膽探索，勇于和善于在實踐中創新，才能不斷推動檔案工作向更高層次邁進，才能使檔案工作充滿生機和活力，促進檔案事業可持續發展。

黨校檔案是黨校實踐活動的產物，它記錄著黨校不斷發展壯大，反映著黨校干部事業向前發展。社會的發展、科技的進步，令黨校檔案管理工作面臨新的機遇與挑戰，傳統的檔案管理，存在著管理模式落后、管理科學化水平低、硬件設備和技術落后等問題，隨著計算機技術、掃描技術、數據庫技術、存儲技術的發展，檔案實體得到不斷豐富，信息化建設已成為黨校檔案的重點工作。這就要求檔案管理人員必須從過去單純的文件收發整理向檔案信息化管理服務轉變，進一步使黨校檔案工作走向規范化、信息化、網絡化。

一、信息化檔案建設的重要性

1.檔案管理空間的轉變

現行的黨校檔案管理，一般都實行有形的庫房管理，因此檔案的管理空間非常有限。隨著計算機技術、掃描技術的發展，將各種檔案資源轉化為數字化的檔案信息進行存儲，不僅有效地提高了檔案的利用效率，也有效地突破了空間、時間的局限，為實現檔案信息資源共享創造了有利的條件。

2.檔案管理成本的減少

傳統的檔案管理對各項指標的要求都很高，許多檔案庫房都配備了空調、去濕機、滅火器等設備，并要求達到“八防”標準，管理成本較高。而信息化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且方便迅速的查閱速度，使得紙張浪費、材料的損耗等情況得以避免。

3.檔案管理的動態化

通常，黨校的檔案會涉及到干部、教師的人事信息以及教學科研等業務方面的信息，而人事、教學和科研信息又分屬組織人事部門、教學管理部門、科研管理部門，各部門之間往往形成“信息孤島”，造成干部人事檔案信息的管理無法進行聯動，數據無法進行共享，信息無法進行更新，而且，黨校檔案管理工作仍普遍基于傳統手工或者半手工、半現代化和半信息化的管理模式，檔案仍以紙質為主，將檔案材料信息化，加強管理系統建設，不僅可以通過計算機管理系統進行查閱，而且可以通過互聯網實現遠程調用，這就為檔案利用從封閉走向開放、檔案管理由靜態管理轉化為動態管理提供了極大的可能性。

4.原始文件的有效保護

檔案需要長期保存，如何有效地保護好原始文件尤為重要，但是由于紙質材料所特有的缺點，大大增加了原始文件的保護難度，一場火災有可能就會使這些檔案資料遭到毀滅性的破壞；日積月累的翻閱，也可能使這些原始資料損耗殆盡。特別是涉及到教學科研等業務方面的信息，第一手的教學、科研方面的珍貴資料未能及時交到人事部門歸檔，往往分散在各個部門或個人手中，甚至由于沒有得到較好的存放和管理，長期以往就更無法收集找回這些原始性的檔案材料。

通過數字化錄入、電子檔案的建立以及信息化管理，不僅可以替代原件使用，有效保護原始文件，實現永久保存，也可以實現從手工檢索到電腦檢索的轉變，準確查找所需的檔案材料，省去了逐卷逐頁查找的時間，提高了工作效率，減少紙質檔案的翻閱次數，延長其使用壽命。另外，還可以有效地杜絕在查閱檔案過程中可能發生的抽取、撤換、涂改檔案材料等現象的發生。

5.有價值信息的提取和應用

黨校檔案是黨校整個人事、教學和科研工作的真實記載，是黨校成立、發展、變遷全部歷史過程的真實、準確地反映，對黨校學科建設和人才資源開發起著重要作用。當前，黨校檔案的信息化應用程度較低，檔案的完整性、真實性、準確性、有效性和可回溯性都大打折扣。隨著信息技術的迅猛發展，從海量數據中進行數據挖掘分析，獲取并生成有價值的信息，將為黨校的干部工作提供全面、準確的信息服務，對黨校學科建設和人才資源開發提供決策支持。

二、黨校檔案管理信息化工作現狀

1.基礎設施問題

隨著計算機技術的發展，黨校的檔案管理已經實現了計算機化，檔案管理人員配有獨立電腦，具備基本電腦操作技術，電腦的配套設施，如打印機、掃描儀配備齊全，而且搭建了辦公網絡，基本實現了網絡化，檔案管理的計算機普及程度比較高。然而就目前檔案管理的整體水平來講，仍然需要繼續加大基礎設施的建設力度，因為目前檔案中的網絡設施穩定性與安全性還不夠，而黨校檔案管理在信息資源的開放方面恰恰需要穩定性與安全性都較高的大容量網絡設施，因此這就要求黨校加大基礎設施方面的投資力度。

2.檔案管理運用建設的問題

目前黨校檔案管理的信息化運用主要集中在文檔一體化管理，然而它仍然采用了傳統的單機版電子文檔管理模式，僅止步于文檔錄入、目錄存儲工作，多媒體數據庫、電子歸檔、檔案網站建設建設尚未涉及，仍未達到數據共享、互通網絡的目的，這種模式顯然難以滿足未來檔案管理信息化建設目標，因此檔案管理運用建設需要技術人員繼續攻關、勇于創新，探索出適合黨校檔案管理信息化發展的新模式。

三、黨校檔案管理信息化工作的對策思考

1.觀念創新，使檔案在服務中發揮最大效益

要管好檔案、用好檔案，確立檔案是資產的觀念。黨校檔案是黨校實踐活動的產物，它記錄著黨校不斷發展壯大，反映著黨校干部事業向前發展。每一份檔案，無不包含著一代甚至幾代領導者和教職員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數據、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。因此，檔案是一種非常重要的資產，檔案管理人員要對檔案資料做到“胸中有數”，管理好、利用好檔案資料，在關鍵時刻使檔案在服務中發揮最大效益。

2.體制創新，使檔案工作適應信息化的高速發展

回顧多年來黨校檔案工作實踐，領導支持固然重要，但具體活動的開展卻要靠各項制度的規范和檔案人員的不懈努力。目前看來，檔案管理制度還不夠健全，不夠規范，降低了利用率，制度創新已迫在眉睫，我們必須不斷創新黨校檔案管理制度，用制度來規范檔案管理工作。

（1）建立健全黨校原始檔案材料的收集機制。加強和各部門、科室的協調、聯動，多角度拓寬原始性檔案材料的收集渠道，加大信息覆蓋面，拓寬收集的種類和內容，將傳統的以紙質文書為主的資源結構，轉變為以文書、教學、科研檔案為主體，兼顧基建、財務、圖片、聲像、實物等其他類別檔案的全面立體的資源體系。尤其是教學會議、教材建設、科研成果、教學大綱以及教學名師和學員的研究報告、課題調研等資料的收集，構建起一個原始性檔案材料收集的網絡體系。注意跟蹤調研各部門、科室有價值的信息資源，做到特殊情況及時收，重要資料隨時交。當教學過程中有重要培訓、重大活動時，檔案部門應提前介入，全程跟蹤，專項收集新材料，加強歸檔收集的準確性，保證數字化檔案資料內容的完整性，提高信息化檔案管理的水平。

（2）構建黨校干部人事檔案信息動態化管理體系。整合資源，打破黨校人事、教學、科研等各部門檔案管理各自為政形成的信息孤島，共建干部人事檔案信息綜合管理平臺，共享干部人事檔案信息資源，建設好黨校干部教師人事、教學和科研檔案信息資源庫，特別是建設好包含音、視頻影像信息的檔案資源庫，做到實時更新，動態化管理。創建黨校干部教職員工人事、教學和科研檔案信息資源庫，通過數據挖掘和分析技術，為黨校干部隊伍和教師隊伍建設提供決策服務。

3.管理創新，全面提升檔案工作

檔案工作既是黨校重要的基礎工作之一，也是國家檔案的重要組成部分。為了規范檔案工作，必須加強自身基礎建設，提高整體管理水平，辦公自動化后，通過新的管理制度和管理方法來解決信息的安全性問題，就顯得尤為突出和必要。

檔案管理信息化建設中，由于需要借助數字存儲器、光盤、磁盤等多種工具，在極小的空間內存儲較大的信息量，因此要特別注重檔案設備的安全性：首先，必須對網絡的進出口進行安全控制，加強內網與公網訪問權限的監管，防止非法用戶進入人事檔案內網。其次，對相關鏈接及數據進行加密，重要數據信息，提高加密強度。還要加裝網絡防火墻及殺毒軟件，實時更新，抵御來自網絡的攻擊及病毒對數據信息的破壞。再次，要進行身份確認，身份認證既可以防止非法用戶訪問系統操作，又可以防止合法用戶訪問他們無權查看的信息內容。最后，還要建立訪問權限加密，訪問權限加密主要是確認操作人員的權限等級。現在通用的加密方式有數字密碼認證、指紋認證、密匙認證等，通過訪問權限加密可以加強對人事檔案數據信息的保密強度。

為了避免檔案信息出現流失或者更改等安全情況，對于一些機密文件，一定要加強存儲管理，為避免對數字設備過分依賴，要做好備份以及預處理工作。電子檔案對設備依賴性過強，如果頻繁更換機器設備，也會增加數字檔案流失或者損壞的概率。只有做好各個環節的安全保障工作，才能促進信息化人事檔案建設更好的展開與落實。

4.人才資源創新，提高檔案人員的綜合素質

檔案管理人員是檔案信息化管理的具體操作者，必須掌握檔案管理現代化技術，具備多元知識結構，熟練掌握檔案信息的電腦錄入、查閱、傳遞以及管理系統等專業管理軟件的維護、使用。因此要在加大檔案管理人員專業檔案知識培訓的基礎上，切實加強辦公自動化、計算機網絡技術運用技能的培訓，積極組織檔案管理人員參加檔案信息數字化建設方面的技術交流，不斷提高其業務素質和工作能力。

檔案管理工作的創新，歸根到底要依靠“人”來推動，同時也是為了促進“人”的更好發展。要牢固樹立“以人為本”的思想，克服“重使用輕培養”的傾向，充分調動、發揮人的積極性和創造性，努力培養檔案人員的敬業精神、求實精神和獨立思考的習慣，準確把握所面臨的新形勢和自身發展的新情況，用求實創新的精神把握檔案事業發展規律，勇于探索和實踐，有效地開創性地開展工作。

四、結語

黨校檔案信息化建設是一項長期的系統化工程，需要在工作實踐中大膽探索、不斷總結、逐步完善。黨校的人事檔案工作只有不斷的創新，才能適應新時代發展的要求；只有不斷的創新，才能不斷的向前發展。只有這樣，才能推動黨校檔案工作向更高層次邁進，提升黨校檔案管理現代化水平，開創黨校檔案管理新局面。

參考文獻：

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作者簡介：

楊園（1976--）女，畢業于云南大學、云南省委黨校公共事業管理專業，就職于中共個舊市委黨校；研究方向：檔案管理。