淺談如何進行信息化檔案管理

薛文敏

摘 要：檔案具有利用、參考、借鑒的價值，它是歷史的記錄，是文化的傳承，更是社會文明進步的重要標志。在信息時代的背景下，如何進行有序、精準、高效、保密的檔案管理是我們亟須思考的一個問題。

關鍵詞：檔案；檔案管理；信息化

中圖分類號：G270.7文獻標識碼：A收稿日期：2017-12-24

一、檔案管理存在的問題

1.檔案管理缺乏創新意識、創新模式

在現代科技高速發展的今天，還是運用老一套的檔案管理，僅僅對文件進行登記、收集、整理、分類、立卷、歸檔、入庫、轉遞、借閱等工作內容，缺乏創新意識，對日后檔案調檔、利用、查詢、檢索工作會帶來極大的麻煩。

2.檔案管理者文化水平、工作態度等存在偏差

許多單位檔案管理者處于中老年時期，文化水平較低，缺乏使用高科技數據系統管理、分析、維護的能力，同時也存在部分工作人員工作態度差、工作效率慢等問題。

3.檔案信息化管理存在很大風險

當今時代，計算機網絡發達，檔案資料分類保管簡單易行、計算與存儲功能強大、查詢與閱覽信息快捷直觀、在降低成本的同時提高工作效率與工作質量，與傳統檔案相比，電子檔案有明顯的優勢。但網絡安全風險、內部網絡安全風險、外部網絡安全風險，不容小覷。檔案信息資源的開發和利用會涉及檔案信息的泄密、檔案信息的丟失和篡改等問題。

二、做好信息化檔案管理工作的對策

1.提高檔案管理人員的創新服務觀念

一是工作人員應該通過各種途徑獲得檔案工作豐富的知識，并通過各種媒體獲得檔案管理的信息，提高檔案管理的法律意識。二是通過檔案的整理提高檔案的利用率，研究利用者信息利用的預測能力和利用率。三是要充分利用互聯網等信息手段提高服務質量，給檔案使用者提供主動、多元化、開放型的服務，實行多形式、多渠道拓展服務方式可以有效提高服務質量。建立信息資源數據庫，方便信息檢索，數據庫能有效實現眾多電子信息的儲存、分類、檢索和查詢。只有與時俱進的思維和不斷求變的發展意識，才能將檔案管理工作做得更好，給使用者提供更高質量的服務。

2.提高檔案管理者的信息化管理水平

一是檔案管理者必須具有較強的計算機應用能力。另外，管理者至少具有全日制大專畢業背景，并且具有耐心、熱情、積極的工作態度。二是通過與單位各部門領導溝通協議，制訂各階段需要存檔的數據和資料，并及時進行登記、歸檔入庫，避免檔案重復、散雜、零亂，制訂并完善檔案管理制度，嚴格按照各項規定執行，保證歸檔工作有序進行。三是培養大數據分析的專業技術人才，能有效避免擁有大量數據卻不懂數據分析的情況出現。四是開發檔案管理數據平臺，每個單位都具有自身的特殊性，這就要求我們必須結合本單位實際及檔案建設特點，開發出一套符合我們自己數據的分析管理工具。

3.提高信息利用率

利用信息化進行檔案管理，不僅僅可以實現電子檔案信息的有效和快速歸檔，也能在很大程度上提高信息利用率。雖然這種服務方式可以大大提高檔案管理的質量和效率，但是我們也不能忽略網絡存在的風險和隱患。一是加強網絡安全不斷更新加密技術，通過加密原有信息可以轉化成亂碼，并以亂碼的形式保存下來，這樣有效地防止檔案信息被破譯而造成的損失。二是不斷加強防寫技術，利用該技術后，可以將檔案信息設置到一種“只讀”模式，在“只讀”模式的情況下，外界想對檔案信息進行修改則無法實現。三是主機不能使用U盤、軟盤、移動硬盤等存儲工具，避免計算機病毒入侵、泄密等問題。四是加強機密檔案資料的安全管理，建立健全機密單杠安全管理制度，防止違規操作情況的出現。針對機密檔案采取單獨管理、重點管理的措施，設置專門管理人員，并定期對機密檔案進行核查。五是增強檔案管理人員的保密意識，做好內網系統查詢權限及檔案傳遞期間的管理，嚴格按審批登記制度執行。

在信息化時代背景下，進一步做好檔案理工作，檔案管理人才是關鍵，信息開發使用技術是手段。因此各單位檔案管理部門要結合實際，加強行業及相關部門的溝通協調，共同努力推進信息化檔案的有效管理。

參考文獻：

[1]李金玲.加強檔案管理安全保密及信息化檔案管理的思考[J].城建檔案，2017（11）：66-67.

[2]劉國明.關于如何做好新時期檔案管理工作的思考[J].現代交際，2015（7）：116.