城鄉居民社會養老保險檔案管理的重要性

童正花

摘 要：城鄉居民社會養老保險業務檔案管理是一項基礎性的工作，在城鄉居民社會養老保險制度的運行過程中扮演著至關重要的角色，也是民生檔案中一個不可代替的重要組成部分。所以采用有效的方式加強城鄉居民社會養老保險檔案管理對于社會的和諧穩定具有重要意義。本文將就當前在城鄉居民社會養老保險檔案管理中存在的問題進行分析，并提出相應的解決策略。

關鍵詞：城鄉居民 養老保險 檔案管理 重要性

城鄉居民社會養老保險業務檔案管理是城鄉居民社會養老保險經辦管理服務工作的一項重要的基礎工作，在城鄉居民社會養老保險制度的運行過程中扮演著至關重要的角色，也是民生檔案中一個不可代替的重要組成部分。它貫穿于城鄉居民養老保險參保登記、保費征繳、數據統計、待遇核發、待遇注銷等經辦業務的全過程，是對參保單位和個人的真實記錄，是確定參保人員是否享受城鄉居民社會養老保險待遇的重要依據，是城鄉居民社會養老保險基金制度運行的核心環節。盤龍區2011年7月被國務院批準為全國第三批新型農村和城鎮居民社會養老保險試點縣，截止目前，全區已有105391人參加城鄉居民社會養老保險，其中享受城鄉居民社會養老保險待遇的有28762人，待遇社會化發放率100%。

城鄉居民社會養老保險檔案作為一種重要的民生檔案，是對參保單位和個人權益的真實記錄，是實現為參保人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的必要條件。昆明市盤龍區啟動城鄉居民社會養老保險試點工作以來，在努力抓好城鄉居民參保擴面的同時，也注重做好參保人員社會保險業務檔案的規范整理歸檔工作，所有參保、繳費、待遇領取、注銷等資料都按照《社會保險業務檔案管理規范》（GB/T31599-2015）標準進行分類、裝訂，建立了臺賬，進行了歸檔，城鄉居民養老保險檔案已全部規范化整理歸檔，并進行信息化管理。分析幾年來城鄉居民基本養老保險檔案管理中存在的問題和經驗，我們應該努力做好以下幾方面的工作，充分發揮城鄉居民社會養老保險檔案的作用。

1 充分認識檔案管理的重要性

隨著經濟社會的發展，社會保險體系的建設已成為各級黨委和政府關心、社會關注、群眾關心的熱點問題。在工作中，我們要加大城鄉居民社會養老保險檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳城鄉居民社會養老保險檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會保障意識，加大對城鄉居民社會養老保險檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、政府領導對城鄉居民社會養老保險檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決城鄉居民社會養老保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現實問題，為建設和完善城鄉居民社會養老保險檔案工作創造良好氛圍和有利條件。

2 加強檔案管理隊伍的建設

城鄉居民基本養老保險檔案的內容非常豐富，涉及面廣，具有很強的動態性，隨著社會和經濟的發展，檔案需進行網絡化、數字化、規范化管理，這對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。因此，檔案行政管理部門和城鄉居民社會養老保險工作職能部門之間要加強合作，共同肩負起組織城鄉居民社會養老保險檔案工作人員參加培訓的任務，必須高度重視專業城鄉居民社會養老保險檔案管理隊伍的建設，培養一批既精通檔案管理業務，又懂計算機的復合型人才，為城鄉居民社會養老保險檔案事業的發展提供人才保障。并在培訓的過程中不斷開展經驗交流，提高檔案管理水平，互相取長補短，開闊視野，總結經驗教訓，改進工作中的不足之處，提高工作的效率。要建立健全用人機制，可以通過多種渠道，加強現有檔案管理人員的教育培訓，使其達到應有的資質，提高他們愛崗敬業、鉆研業務的積極性、主動性和創造性，適應不斷發展的社保檔案工作的需要。

3 提高檔案工作人員的素質

城鄉居民社會養老保險檔案工作是一項政策性、業務性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的業務知識，具備計算機實際操作能力。在加強城鄉居民社會養老保險管理工作之中，一定不能忽視對城鄉居民社會養老保險檔案管理人員素質的提升，在城鄉居民社會養老保險檔案管理工作人員的招聘過程中就要注意對其的高標準和高要求，培養其愛崗敬業、勤勤懇懇的工作態度，加強對其工作過程的監督，使得工作人員對城鄉居民社會養老保險檔案管理更加科學規范。同時要注重對工作人員工作熱情的激發，可以建立一些獎懲制度，通過獎勵工作態度積極和工作業績突出的員工來激勵全體人員科學、高效地工作，為建立健全社會保障體系做出貢獻。

4 建立健全檔案管理的規章制度

城鄉居民社會養老保險經辦機構應備有防火、防盜、防霉、防潮等適合保管檔案的專用庫房，建立健全業務檔案管理崗位職責、立卷歸檔、查閱利用、庫房管理、保密、保管、移交、鑒定銷毀等制度并認真落實，確保城鄉居民社會養老保險業務檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。要重點加強檔案的收集整理，合理界定文件材料歸檔范圍，科學界定檔案保管價值，準確劃分檔案保管期限，認真做好歷史資料的歸集和整理工作，保證歸檔文件材料齊全、完整、準確。要重視電子文檔的管理，相關電子文本實行脫機備份，本地和異地各保存1份，并與紙質檔案建立有機聯系，確保齊全完整和信息安全。

5 統一標準，分類管理

經辦機構在每年3月底前應將上年度業務檔案收集、整理、裝訂完畢并入柜保管。收集過程中應對業務檔案真實性、完整性和有效性進行檢驗，及時辦理交接手續。凡字跡模糊、印章不清、殘缺不齊、銜接無序等不適宜歸檔的業務材料，應退回整改。經辦人員應編制《檔案材料收集目錄》并辦好交接手續。城鄉居民基本養老保險業務檔案分類應當按照城鄉居民基本養老保險業務經辦的規律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，一般采用“年度—業務環節”的方法對城鄉居民基本養老保險業務材料進行分類、整理，及時編制歸檔文件目錄、卷內目錄、案卷目錄、備考表等。城鄉居民基本養老保險業務檔案業務環節分為五類：1.管理類；2.征繳類；3.待遇類；4.統計類；5.稽核類。保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、50年、100年，城鄉居民基本養老保險業務檔案的具體保管期限按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》執行。保管期限定期保管期限為最低保管期限。城鄉居民基本養老保險業務檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。

6 加快檔案管理工作的信息化進程

檔案信息化是國家信息化戰略在檔案領域的具體體現，是檔案事業發展的戰略目標。采用現代化信息技術改造傳統社會保險檔案業務，不斷適應數字環境下檔案活動的發展變化、提升檔案管理水平和服務效率，最大限度地滿足社會檔案需求，是檔案信息化工程建設的主要目的。重視社保檔案的信息化建設，加大投入力度，努力建設社會保障檔案信息網絡，建立社保檔案數字檔案庫，實現社保檔案信息資源的共享；著力進行社保檔案軟件研發工作，提高檔案借閱的自動化管理水平，改變過去手工操作的陳舊管理模式，以便對借用者的情況、借用時間、歸還時間等進行綜合掌握。社會保障各部門和檔案行政管理部門要努力合作，共同促進社保檔案信息資源的整合與共享，提高社保檔案管理的利用效率。

城鄉居民社會養老保險檔案管理在我國的經濟和社會的發展中發揮著重要的作用，因此必須加強城鄉居民社會養老保險檔案的管理，充分認識檔案管理的重要性，提高檔案管理人員的素質，建立健全檔案管理的規章制度，加強檔案信息化管理，確保業務檔案資料的安全完整和有效利用，緊跟時代發展步伐，更好地發揮社保檔案管理的功能。