新時期檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新發(fā)展的思考

鮑瑜 習(xí)瀏

摘 要：隨著我國經(jīng)濟以及科技的不斷發(fā)展，在我國社會中的很多方面都有高科技產(chǎn)品的應(yīng)用，在檔案管理工作方面也在朝著信息化的方向發(fā)展，檔案信息指的就是我國社會中的信息源，實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)就意味著運用現(xiàn)代科技手段實現(xiàn)對原生檔案信息的管理，實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)也是科技發(fā)展的需要，檔案信息的相關(guān)工作人員在實際的工作當(dāng)中要明確檔案信息化管理的意義，并能夠發(fā)現(xiàn)檔案信息化管理中存在的問題，明確檔案信息化發(fā)展的趨勢，找到新時期實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的措施。這篇文章就針對新時期檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)行了深入的分析。

關(guān)鍵詞：新時期；檔案信息化建設(shè)；創(chuàng)新；發(fā)展；思考

在我國社會發(fā)展過程當(dāng)中，檔案信息化建設(shè)是我國社會發(fā)展過程當(dāng)中非常重要的一部分內(nèi)容，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)有利于促進(jìn)我國社會全面實現(xiàn)信息化建設(shè)，因此檔案信息相關(guān)的=工作人員要肩負(fù)起這項責(zé)任，為實現(xiàn)新時期我國檔案信息化建設(shè)做出應(yīng)有的努力。

1 檔案信息化管理的意義

我國經(jīng)濟以及科技在不斷的發(fā)展壯大的同時，我國社會當(dāng)中的很多方面也面臨著全新的挑戰(zhàn)，在這一全新的社會形勢之下，檔案實現(xiàn)信息化建設(shè)不但是順應(yīng)時代的發(fā)展，更是社會發(fā)展過程中的必然選擇。檔案信息包含很多的文件，并且隨著檔案的不斷增多，也有必要實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，通過運用高科技實現(xiàn)對檔案的信息化管理能夠體現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化以及標(biāo)準(zhǔn)化，同時還能夠?qū)崿F(xiàn)多媒體數(shù)據(jù)庫以及目錄數(shù)據(jù)庫等一體化建設(shè)，隨著時代的發(fā)展，人們對于檔案管理的質(zhì)量有著更高的要求，要想更好的實現(xiàn)檔案的管理，運用現(xiàn)代的高科技手段實現(xiàn)檔案的信息化管理十分必要。

2 檔案信息化管理存在的問題

2.1 人員配備方面存在矛盾

答案管理這項工作是我國社會發(fā)展過程當(dāng)中非常重要的一項工作之一，但是縱觀我國目前的檔案信息管理工作，在人眼配備方面存在一定的問題，檔案管理相關(guān)的工作部門有很少的人員配備，不但如此，很多的檔案管理工作人員并不能充分的掌握專業(yè)知識，并且對于信息技術(shù)也不能熟練的進(jìn)行掌握，并且檔案信息管理的工作人員的年齡結(jié)構(gòu)存在老化的現(xiàn)象，導(dǎo)致我國檔案管理人員配備年齡結(jié)構(gòu)不夠均衡[1]。

2.2 創(chuàng)新性與安全性之間存在矛盾

我國傳統(tǒng)的檔案管理的工作的主要目的是通過實現(xiàn)對檔案的管理，方便人們能夠快速的、便捷的對檔案進(jìn)行查詢，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)就意味著要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整合，通過運用高科技實現(xiàn)一體化管理，這能夠體現(xiàn)出管理的創(chuàng)新性，但是由于高新技術(shù)存在著一定的安全缺陷，這就會導(dǎo)致人們在使用的過程當(dāng)中有可能會受到病毒的侵?jǐn)_[2]，因此會給檔案的信息化建設(shè)帶來一定的安全隱患，從而形成檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新性與安全性之間存在矛盾。

2.3 法制化與標(biāo)準(zhǔn)化之間存在矛盾

檔案管理這項工作本身就具有一定的復(fù)雜性，并且在實際的鍋里過程當(dāng)中會受到很多來自不同部門政策的約束，導(dǎo)致管理工作無法實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，在加上對于檔案管理工作的立法不夠完善，這就會導(dǎo)致檔案管理工作無法實現(xiàn)法制化。

2.4 技術(shù)支持方面存在問題

實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)就意味著要將原始的紙質(zhì)文檔通過運用掃描儀等相關(guān)儀器轉(zhuǎn)換成為電子文檔，由于紙質(zhì)文檔在管理以及保存方面存在一定的局限性，所以十分有必要將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，但是縱觀我國眾多的檔案管理部門，并不具備健全以及高端的技術(shù)設(shè)備，在轉(zhuǎn)化文檔方面缺乏一定的技術(shù)支持，這就會影響文檔的正常轉(zhuǎn)化[3]。

3 檔案信息化是今后檔案管理工作的發(fā)展趨勢

3.1 檔案管理軟件為檔案信息化管理做出了保證

檔案管理的信息化建設(shè)需要有檔案管理軟件的支持，目前我國社會當(dāng)中已經(jīng)具有了一定的檔案管理軟件的市場開發(fā)份額，并且有著良好的發(fā)展，所以說檔案管理軟件為檔案信息化管理做出了保證。

3.2 我國信息技術(shù)的發(fā)展為檔案信息化管理提供了前提保障

我國經(jīng)濟以及科技的不斷發(fā)展，我國社會當(dāng)中的很多方面都有高科技產(chǎn)品的運用，隨著高科技產(chǎn)品的普及，也使我國高科技產(chǎn)品的質(zhì)量在逐漸的降低，檔案管理的相關(guān)部門在運用高科技產(chǎn)品實現(xiàn)信息化建設(shè)時就能夠減少一定的資金投入，所以說我國信息技術(shù)的發(fā)展為檔案信息化管理提供了前提保障。

3.3 檔案管理工作的創(chuàng)新需要實現(xiàn)檔案工作信息化

（1） 檔案信息化管理是實現(xiàn)檔案工作方式創(chuàng)新的需要

在科技時代的背景之下，實現(xiàn)檔案信息化管理能夠充分的體現(xiàn)工作方式創(chuàng)新的這一特點，并能夠通過運用這一創(chuàng)新的工作方式滿足人們的實際需求，實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案工作管理方式的創(chuàng)新。

（2） 檔案信息化管理是實現(xiàn)檔案服務(wù)工作手段的需要

創(chuàng)新是這個時代的代名詞，傳統(tǒng)的檔案管理的方式已經(jīng)完全不能夠適應(yīng)時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式面臨的是繁瑣的程序以及大量的人工投入，而通過運用高科技手段就能夠減少人工投入，也能夠簡化管理的程序，實現(xiàn)檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案工作手段的創(chuàng)新。

（3）檔案信息化管理是實現(xiàn)檔案服務(wù)工作內(nèi)容創(chuàng)新的需要

傳統(tǒng)的檔案管理是通過運用向社會提供有利的紙質(zhì)檔案，我們不難發(fā)現(xiàn)，這種檔案管理的工作內(nèi)容具有單一性，隨著我國社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，我國的檔案信息的數(shù)量也在不斷的增多，如果還是運用這種管理的方式實現(xiàn)對檔案管理的話，無法實現(xiàn)檔案服務(wù)工作內(nèi)容的創(chuàng)新，因此需要實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。

4 新時期實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的措施

4.1 現(xiàn)代化的檔案工作

要想更好的事項檔案信息化建設(shè)，相關(guān)的工作人員在實際的工作過程當(dāng)中就要實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，這就要求相關(guān)的工作人員改變傳統(tǒng)的觀念，在實際的工作當(dāng)中不斷的學(xué)習(xí)知識，掌握現(xiàn)代化的技能，對工作方式進(jìn)行創(chuàng)新。

4.2 開放化的檔案工作

傳統(tǒng)的檔案管理工作無法體現(xiàn)開放性這一特點，而要想更好的實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)就要實現(xiàn)檔案工作的開放化，也就意味著相關(guān)的工作人員在實際的工作當(dāng)中要將管理工作面向大眾，讓檔案管理工作更加開放透明，從而能夠讓更多的人了解到更多的檔案信息，真正實現(xiàn)檔案工作的開放性[4]。

4.3 服務(wù)化的檔案工作

實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)就意味著要實現(xiàn)檔案工作的服務(wù)化，通過實現(xiàn)對檔案的優(yōu)質(zhì)管理，讓檔案能夠為政府以及大眾提供有利的幫助。

4.4 標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作

事項檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要前提，相關(guān)的工作人員在實際的工作過程當(dāng)中要運用現(xiàn)代化技術(shù)對檔案按照統(tǒng)一的規(guī)范進(jìn)行管理，保障檔案的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化。

5 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作是我國社會當(dāng)中非常重要的一項工作，做好檔案掛農(nóng)歷工作有利于促進(jìn)我國經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展，因此有必要實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]楊公之，彭興元，梁家源.檔案信息化建設(shè)實務(wù)[M].北京：中國檔案出版社，2013，78（03）：78-79.

[2]彭榮，張家園，白宇航.檔案信息化建設(shè)的幾點思考[J].檔案學(xué)通訊，2014，（01）：15-16.

[3]王傳宇，何袁悅，呂燕燕.科技檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2015，26（02）：15-16.

[4]匡勇，方文慧，徐元月.論檔案館的未來發(fā)展[J].檔案學(xué)通訊，2014，25（03）：18-19.

作者簡介

鮑瑜（1983-），女，漢，湖北麻城人，研究生，職稱：助理研究員，主要研究方向：檔案管理。