人事檔案管理信息化建設初探

潘挺

摘 要：信息化時代的到來，對以往的人力勞作有著重要的變革影響，企業(yè)單位的認識制度，也在信息的糅合下，逐步區(qū)域完善，以更加精確的細節(jié)處理辦法，與大量的儲存功用，為企業(yè)的人力發(fā)展創(chuàng)造了不容小覷的價值，其中檔案管理跟隨人力資源的調(diào)動，與傳統(tǒng)的管理優(yōu)勢相結(jié)合，在現(xiàn)存的新型技術(shù)儀器與管理經(jīng)驗帶動下，極大的規(guī)避了人事檔案管理中的弊病，同時也為人事的檔案管理帶來了更多的挑戰(zhàn)，信息化建設的安全問題與材料內(nèi)容的整合混亂等，制約著人事的檔案管理規(guī)范化進程，仍舊需要相關(guān)人員與時俱進，規(guī)避檔案管理中的不足之處，凸顯出信息化建設的優(yōu)勢，推動人事檔案管理的高效發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事；檔案管理；信息化；建設

引言：信息化建設與人事檔案管理的融合，并不意味著傳統(tǒng)記錄的無效，相關(guān)人員應意識到人事檔案管理中傳統(tǒng)優(yōu)勢與信息化建設的優(yōu)勢，雙向化填補人事檔案管理的漏洞，以健全的管理制定，將現(xiàn)有市場人力管理多元化的構(gòu)造，清晰的呈現(xiàn)出來，系統(tǒng)的樹立人事檔案管理條例，保障信息的有效存儲與移交安全，將零碎化的人事檔案管理內(nèi)容分門別類的以信息技術(shù)整理完善，為企業(yè)單位的未來發(fā)展提供人力保障與數(shù)據(jù)支持。

1 人事檔案管理信息化建設中存在的問題

1.1 管理工作不受重視

人事工作在企業(yè)單位承擔著承上啟下的作用，既要了解管理者在人員需求方面的安排目標，又要隨時監(jiān)督管理人力的崗位能量發(fā)揮，部門直接的協(xié)調(diào)分配，全面化管理企業(yè)單位的人力都能在適合的位置實現(xiàn)經(jīng)濟效益，但在人事的檔案管理中不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段諸多企業(yè)單位的管理層對于人事部門缺乏科學的認知，過于關(guān)注利益方向的直接元素，對于人事內(nèi)部的管理不夠重視，甚至認為人事管理可有可無，工作內(nèi)容輕松毫無技術(shù)性可言，使得人事檔案管理人員本身沒有話語權(quán)，只能按部就班的按照管理層的指令重復枯燥的工作，檔案管理的信息化建設流于形式化，實際的管理效益不強。

1.2 管理人員素質(zhì)不齊

人事檔案管理是一項較為復雜的工作，企業(yè)單位管理人員為了保障企業(yè)內(nèi)部的機密不流失，更多的愿意相信自己的親信，面對人事檔案管理的變革洪流，仍舊以守舊的態(tài)度固步自封，選擇的檔案管理從業(yè)者自身并沒有接受過系統(tǒng)的培訓，且人員的流動性較大，一些檔案管理人員不能專職，還要兼顧其他的雜物，分心干擾造成檔案管理的滯后，相關(guān)的信息化建設需要設備落后，無形中延長了工作時間，并為人事檔案管理的信息化建設帶來了一定的制約性，

1.3 管理保密意識不強

人事檔案管理應有專人負責，對于借閱檔案的人員需要有上層領(lǐng)導的簽字指示，并不得隨意化取用，相關(guān)管理人員的保密意識不強，面對企業(yè)單位的領(lǐng)導，不敢動用職權(quán)以強硬的態(tài)度預防信息的泄露，一些緊急情況下，難以按照流程管理人事檔案，另外在極為嚴格的管理中，一些檔案涉及到的個人情況，其本人也處于一知半解的狀態(tài)，對于自身有哪些相關(guān)的檔案記錄在冊不夠明確，一些企業(yè)單位的內(nèi)部資料是否存儲于人事檔案管理中，帶有一定的隨意性，給企業(yè)單位造成一定的潛在風險。

1.4 管理真實有待考證

人事檔案的管理存在虛假問題在社會各界已經(jīng)成為屢見不鮮的情況，尤其通過信息化技術(shù)進行的篡改，使得人事檔案管理的風險較高，大量的存儲資料整理中，一時難以發(fā)現(xiàn)其中的真實性，網(wǎng)絡熱點新聞中，甚至有人事檔案漏洞造成的冒名頂替事件，為被害者帶來了極大的損失，一些不法分子在利益的驅(qū)使下，偽造相關(guān)學歷證書，人事檔案只負責收集資料，對于信息內(nèi)容的審核采取忽視的態(tài)度，使得參照數(shù)據(jù)的意義不大。

2 人事檔案管理信息化建設措施

2.1 突顯管理重要性

人事檔案管理的信息化建設，從長遠看來，有利用信息的資料整合，減少企業(yè)風險，并為企業(yè)未來的人力分配提供有效的參照，因此領(lǐng)導階層應轉(zhuǎn)化自身的認知水平，人事檔案管理應在恰當?shù)钠鯔C，凸顯出自身的工作意義，以對比性的事件分析，讓領(lǐng)導認識到，人事檔案管理在不完善的情況下，將會無形中對企業(yè)單位造成怎樣不可預計的損失，使得領(lǐng)導重視信息化的建設改革，從根本上強化對人事檔案管理的建設力度，以保障人事檔案工作不受束縛，得到領(lǐng)導的支持。

2.2 提高管理專業(yè)素養(yǎng)

人事檔案的管理應與時俱進，基于原本的管理方案填充現(xiàn)有科技的管理有效性，利用OA、釘釘?shù)華PP軟件將企業(yè)單位的情況，以系統(tǒng)的數(shù)字化處理方式進行分析，熟悉專業(yè)的軟件技巧，并在內(nèi)部以定期的信息技術(shù)培訓，提高人事檔案管理人員的專業(yè)意識與信息處理能力，在信息化建設出現(xiàn)阻滯的情況下，為避免老員工閉門造車，可導入新鮮的血液，以專業(yè)的技術(shù)管理人才引進推動信息化的建設步伐，在技術(shù)屢漸提高的時間里，對人事檔案管理人員應以嚴格的道德要求樹立企業(yè)標桿，剔除掉一些責任意識不強，安全頻出漏洞的人員，提高集體的管理素養(yǎng)。

2.3 附加信息安全保密性

信息化技術(shù)的引進，在人事檔案的管理上，與傳統(tǒng)的手動記錄相比較，安全保密性更強，但信息的泄露通常也是大面積的，在利用信息技術(shù)處理人事檔案的同時，應同時結(jié)合紙質(zhì)化的重點記錄，避免出現(xiàn)設備問題造成的信息消失無法正常運作的情況，信息化技術(shù)可以滿足現(xiàn)代化人事檔案的多重管理效果，因此應盡可能分門別類的歸納信息內(nèi)容，以便后期的查找與整體分析管理，將信息分為幾類保密資料，對于一些可以企業(yè)內(nèi)部共享的內(nèi)容，信息化的建設可在短時間完成信息的傳輸，對于一些保密指數(shù)較高的資料，除了在設備上設置密碼外，可設定防火墻，避免同行業(yè)的惡意競爭竊取機密，對于取閱信息的人員，應確定其個人的資料信息并將資料的進出過程、時間等內(nèi)容，詳細的記錄下來，方便后期追責，對于一些沒有獲得流程批示的借閱信息，應堅決等待批示后予以查看，同時管理人員從旁監(jiān)督，將不同的資料單位性存放，設置獨立的存儲柜，在網(wǎng)絡的構(gòu)建中，獨立設置文件夾便于查看，謹防信息誤發(fā)。

2.4 驗證信息記錄真實性

人事檔案管理在科技的支撐下，迎來了新的機遇，管理人員應充分的了解企業(yè)單位內(nèi)部的各項元素，制定出合理的解決策略，對于一些需要直接保存的資料，在經(jīng)過企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導的認證后，以領(lǐng)導簽字確認進行登記處理，并制定出完善的管理制度，不僅在部門內(nèi)部嚴格律己，同時也讓其他部門的同仁了解檔案的借閱流程與相關(guān)規(guī)定，在交接任務時，全面統(tǒng)籌人事檔案管理中的負責內(nèi)容，減少責任的疏忽造成的信息管理問題，且人事檔案的管理應具有靈活化，根據(jù)現(xiàn)實情況采取措施，在不違反規(guī)章制度，不會損害企業(yè)利益的同時，為領(lǐng)導開辟快速的查閱通道，使得人事檔案管理高效運轉(zhuǎn)，為企業(yè)的利益實現(xiàn)做好準備。

3 結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理的信息化建設，應以健全的信息處理認知水平，與管理方面的技術(shù)提高，構(gòu)建完整的信息管理模式，升級檔案管理服務，保障運作的資料有效整合。

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