小議檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

白小豹

摘 要：當前，檔案對人們的社會生活和國家的經濟建設有著重要的作用，通過對檔案的有效利用，能促進各行各業有效的發展，為社會帶來巨大的效益。隨著時代的發展和網絡信息技術的日新月異，現代檔案管理就是利用現代化的手段和管理理念對檔案進行管理的過程，現代檔案管理具有規范性強和現代化程度高等特點，對于我國企事業單位進行高效的管理具有一定的促進作用。雖然部分工作可以以電子記錄來進行，但檔案管理基礎工作的仍是檔案管理工作的重要內容。做好檔案管理基礎工作是有效改善檔案管理工作并將其推向新高度的重要舉措，對建立現代檔案管理也有著極其重要的意義。

關鍵詞：檔案管理；基礎工作；現代檔案管理；作用

檔案管理工作對個人和企業都是非常重要的，是日常工作的重要環節，隨著現代信息技術的飛速發展，檔案管理工作也進入了電子化的時代，但檔案管理基礎工作在現在檔案管理中仍占據著重要的位置，其一般包括：檔案的搜集、分類、整理、歸檔及保管等內容。做好檔案管理基礎工作對企事業單位后期的發展有著重要的作用，能有效的提高企事業的工作效率。文章就檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用提出一些建議。

一、現代檔案管理中存在的一些問題

1、管理意識薄弱，檔案利用率低

檔案對人們的社會生活和國家的經濟建設有著重要的作用，通過對檔案的有效利用，能促進各行各業有效的發展，為社會帶來巨大的效益。但在基礎檔案管理中，許多管理人員都認識不到檔案的價值，只是簡單的對檔案進行收集和存放，對檔案管理工作的不夠重視，使檔案不能真正的發揮自身的價值，限制了企事業單位的有效發展。

2、檔案管理制度不健全

在當今社會中，許多單位在檔案管理中都存在著弊端，一些單位并未設立檔案管理部門，沒有專業的檔案管理機構，大多都是一些沒有管理檔案知識和經驗，缺乏有效專業培訓的人員進行管理的，并且沒有建立完整的檔案管理制度，從而不能做到專人專崗，使檔案管理不正規。又或者雖然設有管理制度，但由于人力、財力等投入有限，致使執行力度不夠，形同虛設，檔案管理混亂

3、軟硬件投入不足，檢索效率低

部分企事業單位在檔案管理工作中，對所需要的軟硬件投入不足，缺乏必備的硬件設施，甚至沒有獨立的檔案室，而且沒有相關器材設備，進而出現檔案材料不完整、破損等現象。在進行電子版保存時，沒有對檔案進行整理和歸納，從而不利用進行檢索，致使檢索效率低下。

4、檔案管理人員業務能力不強

目前大多數企事業單位的檔案管理人員都存在年紀大、專業知識不強、綜合素質偏低等問題，這已不能適應當前社會檔案管理的要求。由于管理層對檔案管理的不重視，導致檔案管理人員沒有經過專業的知識培訓，在進行檔案收集、歸納、整理等業務時，缺乏工作熱情和工作能力不強。

二、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用分析

現代檔案管理中做好檔案管理的基礎工作是有效提高檔案管理效率和管理水平的基礎，也會直接影響到現代檔案管理施行標準化和規范化，所以有必要完善檔案管理基礎工作以實現提高現代檔案管理工作水平的目的。

1、使檔案管理工作更加嚴謹規范

我們知道檔案管理工作對于企事業單位來說都非常重要，而對于檔案進行規范化管理就是為企事業單位和相關人才提供更好的檔案服務。而進行檔案管理基礎工作就是將檔案進行收集整理和編號保存等工作，這些工作看似簡單枯燥，卻是將檔案進行整齊劃一地整理，就是運用最簡單的方式將大量且較為雜亂的檔案管理工作串聯起來，而檔案管理的基礎工作就是將現代檔案管理的工作鏈條貫穿好的那一條“繩子”，進行了優秀的檔案管理基礎工作以后，原本繁亂的檔案就已經整理到了現代化檔案管理的框架之內，只要按照檔案管理正常程序走下去，就能保證檔案管理的規范性。

2、有助于提高檔案資源的完整性

一般來講，很多企事業進行檔案管理工作時，都必須嚴格按照規范進行嚴謹的操作，因為檔案資源極易發生丟失、損壞等情況，在進行檔案管理基礎工作時，管理人員會對檔案的完整性和真實性進行分析，以盡量提高檔案資源的完整性。

3、給檔案快速檢索創造條件

眾所周知，我們進行現代檔案管理的時候都會對檔案信息進行計算機檢索，這樣就大大節約了我們檢索檔案的時間，也減少了我們對檔案進行翻找時將檔案弄亂的可能性。而進行檔案管理基礎工作可以將檔案編號、分類信息等數據輸入電腦，這樣就可以對檔案進行快速檢索。然而在進行檔案編號和信息輸入的時候不能馬虎，盡量保證數據信息的真實性，這樣才能給檔案的快速檢索提供條件。

三、檔案管理基礎工作當中幾項重要內容

細心比對檔案信息是否已經失去其實際意義，及時清理無用檔案信息，重新組合當前檔案，為檔案管理工作鋪好路。隨著時代的進步，過去的檔案管理多多少少會有不足，定期對之前的檔案信息重新進行分類存檔有助于相關人員發現舊的檔案信息管理的不足之處，并對其進行重新分類存檔，有利于檔案管理的規范化、標準化。根據檔案信息里面的關鍵詞、主要內容為檔案信息準確題名也可以為后期的檔案檢索工作提供便利，但應注意切忌題名太過繁雜，這樣反而會為相關人員的檔案管理工作造成不便。做好著錄工作也至關重要。受各種因素的影響，檔案信息的錄入多少會存在些許偏差，這就要求相關人員務必要做好著錄工作，結合當前實際，盡量減少誤差，為企業和個人提供盡可能精準的檔案信息。

四、結語

綜上所述，由于檔案管理基礎工作在檔案管理工作中的重要性，一旦檔案管理工作在檔案管理基礎工作階段出現問題，將直接影響到檔案信息的查詢和使用，因此只有加強和完善檔案管理基礎工作管理才能有效提高現代檔案管理工作的實績，為檔案管理工作在網絡電子時代繼續發揮作用起到推動作用。

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