如何提高檔案管理的現代化水平

程賀軼

摘 要：檔案管理工作包括對各方面檔案信息的搜集整理，也包括對信息資料的管理與共享，這些工作在現代化技術的支撐下都可以更快、更好的發展。多年來我國很多檔案管理部門都已經實現了管理的現代化，但是不排除在現代化進程中還存在著許多問題。本文就具體針對這些問題展開詳細的討論，從意識理念、人員配備、技術支撐三方面提出發展的方案。

關鍵詞：檔案管理；現代化水平；問題

隨著市場經濟和社會建設步伐的加快，各行各業每天都會產生大量的檔案數據，相比于傳統的紙質化檔案記錄方式，如今越來越多的單位、企業偏向于電子化檔案的管理模式，傳統的人工管理逐漸被機器管理所取代，這無疑是提高了管理的效率，同時也為單位節省了許多人力資源開銷，是現代化發展的重要體現。但從客觀方面分析，在看到現代化管理技術為檔案工作帶來利處的同時，也需要審視在現代化發展中的諸多不足，比如人員意識比較單薄、配套管理措施不健全等等，這些都是影響我國檔案事業長遠發展的重要因素。

1 檔案管理現代化水平現狀

現代化的檔案管理方式實質上是利用信息技術手段，將生活、工作、學習中的諸多信息及時錄入到檔案系統之中，保障檔案的全面性、完整性和準確性，因此檔案管理工作與技術水平有密切聯系。科技發達的國家檔案管理的人工化比率低，技術含量高，管理效率相對人工管理要高。與這些國家相比，我國的現代化道路只是出獄初期的發展階段。從20世紀70年代開始逐漸出現了計算機，并且廣泛運用到各行各業之中。90年代開始網絡技術的普及，為智能化的信息管理提供了軟件支撐。依靠這兩項技術的發展，我國的檔案管理方式也做出了相應調整，人工管理的模式逐漸被信息化管理所取代，但同時現代化管理方式由于依靠大量的技術，也產生了一系列問題，比如員工技術實力薄弱、管理者缺乏縣嗲話管理的意識、技術設施比較落后等等，這些都導致現代化發展遭遇困境，不利于檔案管理質量的提升。

2 檔案管理中存在的難題

2.1 管理者現代化意識淡薄

現代化檔案管理方式在一些單位仍然沒有普及，究其原因在于管理者對于現代化認知不足，未意識到管理技術對于管理質量的重要性。如果管理者缺乏這方面的理念，即使單位配備了高質量的硬件設備、先進的管理技術、高素質的管理人員，都無法達到現代化管理的標準。綜合分析，管理者缺乏現代化意識的主要有以下幾點表現：（1）管理者在實施現代化管理的時候會遇到一些問題，而員工并未重視這些問題的存在，未積極尋找問題突破口；（2）雖然很多管理者了解現代化之于檔案管理工作的重要作用，但是僅僅停留在口頭層面，并未將這些計劃付諸于實踐。由于信息資源的海量化，如果沒有系統的管理計劃，則導致信息處理起來力不從心，容易出現錯誤。

2.2 管理人員綜合素質偏低

人才是管理的主體，現代化的管理方式要求管理者需要具備多方面的知識技能。從管理方式上來看，現代化管理主要依托于互聯網技術所具備的信息高速傳輸能力、處理能力以及海量存儲能力，將生活工作中大量的信息資源及時記錄到檔案系統之中，方便日后的檔案調取和運用。由此可見想要完成整套流程，管理者必須要具備專業的檔案管理知識，同時還應掌握必要的互聯網技術手段和操作方式。很多單位正是因為檔案管理者缺乏以上技能中的某一種，才導致管理工作屢屢碰壁。也有的單位因為沒有建立系統完善的人才培訓計劃，導致員工素質能力無法得到提升或個人規劃無法實現，最終選擇辭職以謀取更好的崗位。由此可見，加強人才素質培養是管理工作有效開展的前提。

2.3 缺乏資金和計劃支撐

檔案管理的現代化發展需要依靠大量的硬件設備、管理人才的支撐幫助，有些單位無法在檔案管理工作中長期有效地投入資金，從而導致了信息資源的匱乏，很多技術手段無法跟上管理工作的標準。同時，檔案管理是項系統龐大的工程，如果缺乏明確的管理計劃、明晰的管理目標，則導致各個部門的檔案管理所依據的是不同標準，部門之間的檔案資料無法共享，不利于檔案的運用。

3 促進檔案現代化管理的途徑思考

3.1 從思想上樹立現代化的意識

管理理念是管理方式改進的重要思想指導，在單位或者企業中，無論是檔案工作的實際負責人、工作人員，還是單位的領導干部都應重視現代化技術手段對檔案管理的重要性，重視在現代化進程中所遇到的問題，積極探索問題的解決方式。其次作為檔案管理的直接負責人員或者管理者，應轉變服務意識，拋棄原先所堅持的“等客上門”的被動式服務方法，取而代之的是“主動尋客”的管理方式。根據單位發展情況以及檔案現有情況，制定科學合理的管理計劃，依照計劃有序地開展檔案管理工作。最后作為單位的全體員工，應給予檔案管理工作更多的支持和幫助，主動歸類整理日常工作中產生的各種信息，實現部門之間的信息互通共享。

3.2 建立高素質的員工管理團隊

人才的流失和缺乏是困擾許多單位的重要因素。有些單位雖然有一些高素質的檔案管理人才，但是由于工資、福利待遇、晉升機會等多方面因素的影響，導致人才流失嚴重，已有的技術水平也隨著人才的流失不斷下降，針對這些問題，應做好以下幾方面工作：首先重視對管理人才意識理念的培養，定期開展思想教育工作，樹立員工愛崗敬業、忠于職守的工作態度。定期組織員工開展專業知識的培訓，提升員工的知識技能和業務水平，幫助員工做好職業生涯的規劃。其次在獎懲措施制定時，應注意懲罰分明。多利用精神鼓勵和經濟鼓勵兩種方式來激勵員工學習現代化管理的新知識，掌握計算機操作的具體辦法，為單位培養高素質的復合型人才。最后在為單位留住人才的同時，也需要思考如何為單位爭取更多優秀人才。在每年春秋季校招的時候，單位部門可以深入到各大高校，挖掘高素質的檔案管理專業學生，為單位的工作開展注入新鮮血液。同時在招聘面試的時候，有意識地考察應聘人員在計算機、檔案管理、網絡、職業素養等各方面的知識能力，適當提高選拔的門檻和待遇，為單位吸引人才。

3.3 完善硬件方面的配套設施

硬件設施是現代化管理方式進步的物質保障。在信息化管理方式中，檔案管理工作僅靠人工是無法完成的，需要依賴于復印機、電腦、刻錄機、掃描儀等現代化的硬件設備予以支撐，這樣才可以完成信息的錄入與輸出，方便信息在不同部門之間的傳輸。同時在軟件方面，也需要開發與本部門或本單位檔案工作相匹配的軟件程序輔助管理工作的開展。在不同部門之間，應確定統一的管理標準，每個部門依照該管理標準開展檔案管理，保證信息數據的統一性，這有助于檔案的傳輸與交流。硬件和軟件都是管理工作有序開展的保障，在購買這些設備時應根據工作的實際需要，避免出現資源的浪費。

4 結束語

依靠現代化技術手段開展檔案的管理工作，這是時代發展對于檔案部門的要求。在現代化理念指導下，管理工作需要突破傳統管理模式的禁錮，可能需要改變延用已久的管理方法，這些都是對管理者的重大挑戰。在現代化管理模式開展中，管理人員需要克服這些難題，從思想和行動上都做出改變，加強檔案工作的三化建設，提高管理的質量。

參考文獻

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