如何提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

程賀軼

摘 要：檔案管理工作包括對(duì)各方面檔案信息的搜集整理，也包括對(duì)信息資料的管理與共享，這些工作在現(xiàn)代化技術(shù)的支撐下都可以更快、更好的發(fā)展。多年來我國(guó)很多檔案管理部門都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了管理的現(xiàn)代化，但是不排除在現(xiàn)代化進(jìn)程中還存在著許多問題。本文就具體針對(duì)這些問題展開詳細(xì)的討論，從意識(shí)理念、人員配備、技術(shù)支撐三方面提出發(fā)展的方案。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化水平；問題

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)步伐的加快，各行各業(yè)每天都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案數(shù)據(jù)，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案記錄方式，如今越來越多的單位、企業(yè)偏向于電子化檔案的管理模式，傳統(tǒng)的人工管理逐漸被機(jī)器管理所取代，這無疑是提高了管理的效率，同時(shí)也為單位節(jié)省了許多人力資源開銷，是現(xiàn)代化發(fā)展的重要體現(xiàn)。但從客觀方面分析，在看到現(xiàn)代化管理技術(shù)為檔案工作帶來利處的同時(shí)，也需要審視在現(xiàn)代化發(fā)展中的諸多不足，比如人員意識(shí)比較單薄、配套管理措施不健全等等，這些都是影響我國(guó)檔案事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要因素。

1 檔案管理現(xiàn)代化水平現(xiàn)狀

現(xiàn)代化的檔案管理方式實(shí)質(zhì)上是利用信息技術(shù)手段，將生活、工作、學(xué)習(xí)中的諸多信息及時(shí)錄入到檔案系統(tǒng)之中，保障檔案的全面性、完整性和準(zhǔn)確性，因此檔案管理工作與技術(shù)水平有密切聯(lián)系。科技發(fā)達(dá)的國(guó)家檔案管理的人工化比率低，技術(shù)含量高，管理效率相對(duì)人工管理要高。與這些國(guó)家相比，我國(guó)的現(xiàn)代化道路只是出獄初期的發(fā)展階段。從20世紀(jì)70年代開始逐漸出現(xiàn)了計(jì)算機(jī)，并且廣泛運(yùn)用到各行各業(yè)之中。90年代開始網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，為智能化的信息管理提供了軟件支撐。依靠這兩項(xiàng)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)的檔案管理方式也做出了相應(yīng)調(diào)整，人工管理的模式逐漸被信息化管理所取代，但同時(shí)現(xiàn)代化管理方式由于依靠大量的技術(shù)，也產(chǎn)生了一系列問題，比如員工技術(shù)實(shí)力薄弱、管理者缺乏縣嗲話管理的意識(shí)、技術(shù)設(shè)施比較落后等等，這些都導(dǎo)致現(xiàn)代化發(fā)展遭遇困境，不利于檔案管理質(zhì)量的提升。

2 檔案管理中存在的難題

2.1 管理者現(xiàn)代化意識(shí)淡薄

現(xiàn)代化檔案管理方式在一些單位仍然沒有普及，究其原因在于管理者對(duì)于現(xiàn)代化認(rèn)知不足，未意識(shí)到管理技術(shù)對(duì)于管理質(zhì)量的重要性。如果管理者缺乏這方面的理念，即使單位配備了高質(zhì)量的硬件設(shè)備、先進(jìn)的管理技術(shù)、高素質(zhì)的管理人員，都無法達(dá)到現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。綜合分析，管理者缺乏現(xiàn)代化意識(shí)的主要有以下幾點(diǎn)表現(xiàn)：（1）管理者在實(shí)施現(xiàn)代化管理的時(shí)候會(huì)遇到一些問題，而員工并未重視這些問題的存在，未積極尋找問題突破口；（2）雖然很多管理者了解現(xiàn)代化之于檔案管理工作的重要作用，但是僅僅停留在口頭層面，并未將這些計(jì)劃付諸于實(shí)踐。由于信息資源的海量化，如果沒有系統(tǒng)的管理計(jì)劃，則導(dǎo)致信息處理起來力不從心，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。

2.2 管理人員綜合素質(zhì)偏低

人才是管理的主體，現(xiàn)代化的管理方式要求管理者需要具備多方面的知識(shí)技能。從管理方式上來看，現(xiàn)代化管理主要依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)所具備的信息高速傳輸能力、處理能力以及海量存儲(chǔ)能力，將生活工作中大量的信息資源及時(shí)記錄到檔案系統(tǒng)之中，方便日后的檔案調(diào)取和運(yùn)用。由此可見想要完成整套流程，管理者必須要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)掌握必要的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段和操作方式。很多單位正是因?yàn)闄n案管理者缺乏以上技能中的某一種，才導(dǎo)致管理工作屢屢碰壁。也有的單位因?yàn)闆]有建立系統(tǒng)完善的人才培訓(xùn)計(jì)劃，導(dǎo)致員工素質(zhì)能力無法得到提升或個(gè)人規(guī)劃無法實(shí)現(xiàn)，最終選擇辭職以謀取更好的崗位。由此可見，加強(qiáng)人才素質(zhì)培養(yǎng)是管理工作有效開展的前提。

2.3 缺乏資金和計(jì)劃支撐

檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展需要依靠大量的硬件設(shè)備、管理人才的支撐幫助，有些單位無法在檔案管理工作中長(zhǎng)期有效地投入資金，從而導(dǎo)致了信息資源的匱乏，很多技術(shù)手段無法跟上管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，檔案管理是項(xiàng)系統(tǒng)龐大的工程，如果缺乏明確的管理計(jì)劃、明晰的管理目標(biāo)，則導(dǎo)致各個(gè)部門的檔案管理所依據(jù)的是不同標(biāo)準(zhǔn)，部門之間的檔案資料無法共享，不利于檔案的運(yùn)用。

3 促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理的途徑思考

3.1 從思想上樹立現(xiàn)代化的意識(shí)

管理理念是管理方式改進(jìn)的重要思想指導(dǎo)，在單位或者企業(yè)中，無論是檔案工作的實(shí)際負(fù)責(zé)人、工作人員，還是單位的領(lǐng)導(dǎo)干部都應(yīng)重視現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案管理的重要性，重視在現(xiàn)代化進(jìn)程中所遇到的問題，積極探索問題的解決方式。其次作為檔案管理的直接負(fù)責(zé)人員或者管理者，應(yīng)轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí)，拋棄原先所堅(jiān)持的“等客上門”的被動(dòng)式服務(wù)方法，取而代之的是“主動(dòng)尋客”的管理方式。根據(jù)單位發(fā)展情況以及檔案現(xiàn)有情況，制定科學(xué)合理的管理計(jì)劃，依照計(jì)劃有序地開展檔案管理工作。最后作為單位的全體員工，應(yīng)給予檔案管理工作更多的支持和幫助，主動(dòng)歸類整理日常工作中產(chǎn)生的各種信息，實(shí)現(xiàn)部門之間的信息互通共享。

3.2 建立高素質(zhì)的員工管理團(tuán)隊(duì)

人才的流失和缺乏是困擾許多單位的重要因素。有些單位雖然有一些高素質(zhì)的檔案管理人才，但是由于工資、福利待遇、晉升機(jī)會(huì)等多方面因素的影響，導(dǎo)致人才流失嚴(yán)重，已有的技術(shù)水平也隨著人才的流失不斷下降，針對(duì)這些問題，應(yīng)做好以下幾方面工作：首先重視對(duì)管理人才意識(shí)理念的培養(yǎng)，定期開展思想教育工作，樹立員工愛崗敬業(yè)、忠于職守的工作態(tài)度。定期組織員工開展專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，提升員工的知識(shí)技能和業(yè)務(wù)水平，幫助員工做好職業(yè)生涯的規(guī)劃。其次在獎(jiǎng)懲措施制定時(shí)，應(yīng)注意懲罰分明。多利用精神鼓勵(lì)和經(jīng)濟(jì)鼓勵(lì)兩種方式來激勵(lì)員工學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理的新知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)操作的具體辦法，為單位培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型人才。最后在為單位留住人才的同時(shí)，也需要思考如何為單位爭(zhēng)取更多優(yōu)秀人才。在每年春秋季校招的時(shí)候，單位部門可以深入到各大高校，挖掘高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)學(xué)生，為單位的工作開展注入新鮮血液。同時(shí)在招聘面試的時(shí)候，有意識(shí)地考察應(yīng)聘人員在計(jì)算機(jī)、檔案管理、網(wǎng)絡(luò)、職業(yè)素養(yǎng)等各方面的知識(shí)能力，適當(dāng)提高選拔的門檻和待遇，為單位吸引人才。

3.3 完善硬件方面的配套設(shè)施

硬件設(shè)施是現(xiàn)代化管理方式進(jìn)步的物質(zhì)保障。在信息化管理方式中，檔案管理工作僅靠人工是無法完成的，需要依賴于復(fù)印機(jī)、電腦、刻錄機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化的硬件設(shè)備予以支撐，這樣才可以完成信息的錄入與輸出，方便信息在不同部門之間的傳輸。同時(shí)在軟件方面，也需要開發(fā)與本部門或本單位檔案工作相匹配的軟件程序輔助管理工作的開展。在不同部門之間，應(yīng)確定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)部門依照該管理標(biāo)準(zhǔn)開展檔案管理，保證信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性，這有助于檔案的傳輸與交流。硬件和軟件都是管理工作有序開展的保障，在購(gòu)買這些設(shè)備時(shí)應(yīng)根據(jù)工作的實(shí)際需要，避免出現(xiàn)資源的浪費(fèi)。

4 結(jié)束語(yǔ)

依靠現(xiàn)代化技術(shù)手段開展檔案的管理工作，這是時(shí)代發(fā)展對(duì)于檔案部門的要求。在現(xiàn)代化理念指導(dǎo)下，管理工作需要突破傳統(tǒng)管理模式的禁錮，可能需要改變延用已久的管理方法，這些都是對(duì)管理者的重大挑戰(zhàn)。在現(xiàn)代化管理模式開展中，管理人員需要克服這些難題，從思想和行動(dòng)上都做出改變，加強(qiáng)檔案工作的三化建設(shè)，提高管理的質(zhì)量。

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