淺論新時代公路文書檔案管理的信息化建設

馬靜

摘 要：目前，種種因素和困難仍然阻礙著我國檔案管理信息化進程。公路文書檔案信息化建設中存在的主要問題是：對信息化建設認識不足；人員整體素質不高；收集、歸類和保管檔案的流程缺少信息化管理等。新時代，必須采取措施，提高公路文書檔案管理信息化水平：加大宣傳力度，提升公路文書檔案管理信息化建設重視程度；強化制度建設，規范公路文書檔案管理信息化建設；加快人才培養，提高公路文書檔案管理人員整體水平；加快硬件建設，實現公路文書檔案網絡化管理；增強安全防護，確保公路文書檔案管理安全性。

關鍵詞：文書檔案；信息化；問題；措施。

公路文書檔案為公路更好地為社會服務提供基礎動力，也是保證公路管理工作質量的基礎。新時代，經濟和社會發展潮流涌進，推動公路文書檔案管理信息化進程。如何通過信息化建設進一步提高公路文書檔案管理效率，是公路部門應該重視的問題。

1 公路文書檔案信息化建設中存在的主要問題

1.1 對公路文書檔案信息化建設重視程度不足

長期以來，公路檔案管理部門的管理核心大都放在公路建設檔案上，公路管理部門則把文件管理重點放在公路事務的相關材料上，對公路文書檔案管理的支持力度難以提高，還有些單位直接忽視這個重要組成部分；同時公路文書檔案管理信息化建設，一時之間難以看到真實的經濟效益，所以公路管理階層大多沒有過多強調文書檔案信息化的重要性，認為文書檔案管理信息化可有可無，對其投入資金有限，難以激發工作人員的工作興致與動機。

1.2 公路文書檔案管理人員整體素質不高

新時代，雖然有些公路文書檔案管理部門已開始對文書檔案管理信息化工作重視起來，但是公路文書檔案管理的信息化程度與經濟社會快速發展的需要存在著很大差距，檔案信息化程度大大打折。這種情況的產生，不容忽視的重要原因是檔案管理人員的綜合素質整體不高。對于檔案的歸納整理不合理，直接減弱了檔案信息的利用效率，拉慢了數據資料獲取速度。另外，由于一些管理人員對待工作的態度不端正，政治素質不高，業務能力不強，直接影響文書檔案管理信息化建設與發展。

1.3 文書檔案收集、歸類和保管流程缺少信息化管理

文書檔案存在著很多收集整理與歸檔環節不規范的問題，給檔案信息化建設帶來了很大阻礙。有些文書資料不能夠及時錄入系統，導致紙質檔案與電子檔案難以同步進行，信息傳遞過程出現了阻礙，難以推動工作效率的提高。同時，公路日新月異的發展與變化，人員也在不斷變換，檔案崗位人員流動性大，電子檔案不能夠跟隨變化及時更新，那么檔案信息就難以保證真實統一。這都是檔案的收集、歸檔的工作流程不規范造成的。《文書檔案管理信息化建設制度》本身對文書檔案管理信息化建設的收集與整理做了總體要求，但在具體實施中，并沒有可行的方法流程規定，缺乏相應的規章制度。加上公路文書檔案的收集不及時，造成了一些公路文書檔案的無形流逝。只有建立健全文書檔案信息化收集、整理、歸檔管理等工作程序規范，才能保證檔案真實有效。

2 加強公路文書檔案管理信息化建設的主要措施

2.1 加大宣傳力度，提升公路文書檔案管理信息化建設重視程度

文書檔案管理的信息化建設涉及到單位工作的方方面面。文書檔案的功能也不僅局限于上傳下達的連接和溝通，擁有了更多的時代價值。因此，公路文書檔案管理部門要提升全體工作人員對檔案信息化的認識深度。首先，公路文書檔案管理部門應從提升領導干部的認識入手，先獲得領導的支持與理解，并讓領導認識到文書檔案管理信息化工作需要單位的資金支持和人力支持。其次，應當細化檔案管理部門人員分工，使每個員工都能夠清楚地知道自己的崗位職責，將文書檔案信息化建設工作由被動局面轉化為主動，使工作人員認識到其重要性。最后，公路文書檔案管理部門應當積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及相關知識，使全體工作人員都意識到文書檔案管理信息化的重要性。

2.2 強化制度建設，規范公路文書檔案管理信息化建設

新時代，我國社會發生了翻天覆地的變化。傳統的文書檔案信息化建設工作存在很多不規范的地方，阻礙了檔案管理信息化建設進程。為了有效解決這一問題，公路文書檔案管理部門應當建立起完善的檔案管理信息化建設制度，為檔案管理信息化建設進行提供制度保障，從而逐漸實現文書檔案管理的信息化、制度化、標準化，進而推動各項工作高效運轉。具體說，公路文書檔案管理部門要根據《中華人民共和國檔案法》，并結合自身發展實際制定本單位的文書檔案收集、立卷、歸檔、保管等工作流程制度，要求管理人員嚴格按照工作程序進行檔案的收集、整理與立卷等基本工作，保證文書檔案的真實性和科學性。

2.3 加快人才培養，提高公路文書檔案管理人員整體水平

文書檔案信息化建設需要一支適應信息時代要求的人才隊伍。公路部門首先要建立起一支適應信息化管理的工作人員隊伍，為文書檔案管理信息化建設提供人才保障。首先，公路管理部門在進行檔案人員引進時，應注意加強對應聘人員專業素養以及工作經歷的調查與分析，從源頭上提升文書檔案管理人員隊伍質量；其次，對于已經在職的檔案管理人員，應安排不定期教育培訓，組織相關講座，普及信息化管理知識與信息時代背景的要求；同時組織新老員工工作經驗交流會，新員工可以向老員工介紹新時代的工作方法與技巧，老員工也能夠為新員工提供技術上的指導，總結好的經驗，共同提高工作效率；最后，定期對文書檔案管理人員進行專業考核，促進一些業務素質低的工作人員自我加壓，主動學習，提高文書檔案管理信息化水平。

2.4 加快硬件建設，實現公路文書檔案網絡化管理

公路文書檔案管理部門要及時更新檔案管理信息化建設設備。首先，公路文書檔案管理部門要積極引進一些操作便捷的先進設備，建立起良好的檔案處理系統；其次，為了保證檔案信息的安全，公路文書檔案管理部門要引進計算機輔助系統，逐步實現與本部門、本系統的辦公網絡鏈接；最后，公路文書檔案管理部門要及時淘汰舊的檔案設備。

2.5 增強安全防護，確保公路文書檔案管理的安全性

文書檔案管理信息化對公路事業有很重要的作用。只有檔案管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效地呈現。首先，相關保密政策必須完善，對檔案管理人員制定嚴格的規章制度，簽訂保密承諾書；一旦泄密，應當嚴厲處分相關人員。只有這樣檔案管理工作才能夠安全有效地進行。其次，應引進信息專家，普及相關計算機網絡知識，并對信息化管理所帶來的安全隱患進行分析，使工作人員對信息化建設過程中的安全保密多加注意，加強監管力度；最后，信息存儲計算機安裝必要的殺毒軟件并進行定期升級，不得與互聯網鏈接，建立物理隔離等。

3 結束語

文書檔案管理信息化能夠對公路檔案管理工作帶來便利，體現著公路對文書檔案管理的重視，對管理工作的精益求精。在新時代，只有跟隨信息腳步，提高文書檔案管理信息化建設水平，公路才能更好的實現服務社會的作用。

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