“互聯網+”時代推動醫院檔案工作與信息技術深度融合的幾點思考

張素貞

摘 要：隨著時代的發展，“互聯網+”時代的到來，互聯網技術已經應用到各行各業，并產生著深深的影響。醫院應當積極順應時代潮流，將檔案管理工作和先進的信息技術深度融合，以網絡計算技術為中心，建立健全醫院檔案網絡管理體系，使用數字信息技術將醫院豐富的檔案信息進行整理和分析，創造出互聯網+醫院檔案管理的新模式。

關鍵詞：醫院 檔案管理 “互聯網+” 信息技術

醫院檔案包括文書檔案、人事檔案、會計檔案和病歷檔案等，傳統的管理模式和方法已不不能滿足當前工作的需要，必須采用先進的管理技術才能對綜合檔案進行高質量管理，這是醫療事業改革的必然要求。根據互聯網信息技術的特點，對醫院的綜合檔案實行數字化信息管理，把各類資料歸納整理到計算機中，可以保證檔案的完整性，醫院工作人員查詢管理起來也將更加容易。

1 “互聯網+”時代醫院檔案工作應具備的特點

1.1 搜索的便捷化。傳統方式調取并查閱綜合檔案信息是一件非常繁雜的事情，首先必須到綜合檔案室填寫申請，征求分管領導意見簽字后由專門的檔案管理員調取想查閱的檔案并在指定的檔案閱覽區閱覽，一個流程下來至少得半天的時間。在“互聯網+”時代運用網絡信息技術管理醫院綜合檔案，可以快速整理醫院的文書檔案、人事檔案、會計檔案和病歷檔案，并且上傳到網絡上實現資源共享，在醫院內部構建統一的檔案搜索引擎，醫院各個科室的人員都能憑借自己權限在電腦上隨時查閱資料，操作方便快捷。而且運用網絡信息技術管理檔案，可以減少人力收集檔案資料的步驟，醫護人員能夠隨時隨地把檔案信息上傳到電子系統中，使檔案搜集和查找更加方便快捷，提高醫院綜合檔案管理質量。

1.2 收集的自動化。收集資料是整個檔案管理工作的開端和基礎，直接影響著檔案管理的質量。傳統的醫院綜合檔案收集主要靠檔案管理人員主動上門收集，但因為眾多業務部門不熟悉綜合檔案管理規定，哪些屬于綜合檔案的范疇，所以往往漏掉了許多綜合檔案。互聯網技術的運用，讓人人都能成為綜合檔案的收集者。各科室可以通過醫院內部的網絡平臺上傳檔案資料，實現資源共享，檔案管理員負責審核檔案資料信息，有用的檔案歸檔如醫院電子綜合檔案室，無用的則摒棄。

1.3 服務的多元化。由于檔案搜索更加便捷，內容的收集更加豐富，檔案服務的途徑也更加多元化。綜合檔案作為醫院的重要信息來源庫，在醫院的發展過程中起到十分重要的作用。檔案的網絡化管理擴大了信息共享的范圍，增加了檔案服務的途徑。互聯網的運用使醫院工作人員可以通過多種途徑獲取所需要的檔案信息，不僅發揮了網絡管理的優勢，而且提高了檔案信息的有效使用率。

1.4 載體的多樣化。醫院綜合檔案網絡化管理不僅在形式上體現了管理的多樣性，并且在管理中廣泛應用到現代化網絡技術和自動化技術，記錄信息的方式不再局限于單一的文字形式，可以運用圖案、視頻和音頻來呈現信息資料，使醫院綜合檔案的信息內容以更加豐富的形式表現出來，記錄檔案的工具也更加豐富，不再局限于書本、筆，能夠為更多的對象服務，使醫護人員研讀資料時更加清晰明確。

2 “互聯網+”時代檔案工作存在的突出問題

2.1 基礎設備不夠健全。要實現醫院綜合檔案網絡化管理的關鍵是有一套完整先進的軟硬件管理設施，這是實現檔案網絡化管理的基礎。但是，目前由于檔案管理的工作在醫院中得不到廣泛的重視，很多醫院的檔案管理系統已經不能適應時代的發展，特別是設備的不齊全、檔案管理系統的軟件開發不適應檔案管理工作的需要，都嚴重影響了檔案工作的開展。

2.2 管理人員不夠專業。“互聯網+”時代，檔案管理人員不再僅僅是作為檔案的管理者，更多的是作為檔案信息管理的信息收集者、資源共享者和傳播提供者。作為檔案管理工作人員，必須具備足夠的業務水平和專業知識。目前，很多醫院的檔案工作人員都存在知識面單一狹窄的問題，對計算機的應用能力遠遠不夠，信息化、現代化知識缺乏，不能適應新時代的檔案管理工作。

2.3 管理職責不夠明確。由于經濟水平的提高和醫療水平的快速發展，人們對自己的健康狀況非常重視，因此醫院產生了更多的檔案資料。而醫院本身的行政檔案、基礎檔案、財務檔案等各種檔案也包括在其中，醫院并沒有對這些檔案引起高度重視，使得檔案的管理存在混亂局面，一些重要的檔案資料并沒有被納入檔案管理的范圍，容易出現重要資料丟失的情況。

2.4 電子檔案不夠安全。一方面是因為電子檔案本身是利用互聯網技術形成的，所以其穩定性較差，文件的內容容易發生改；另一方面，隨著網絡技術日漸發達，黑客、病毒等網絡問題也隨之而來。電子檔案存放在電腦中，容易遭受黑客或者病毒的攻擊，使檔案內的數據無法修復，嚴重影響醫院醫療事業的發展。

3 “互聯網+”時代對檔案工作的新思考

3.1 高度重視，加大軟硬件設備投入。醫院的領導者要重視綜合檔案的管理工作，改變傳統的管理思想，把檔案管理工作與醫院的長期發展戰略結合在一起，實現醫院綜合檔案管理的信息化、現代化。要加大投入力度，優先改善基礎設備。醫院在選擇基礎設備時，既要考慮目前網絡發展的現狀，又要結合醫院本身的實際情況，同時要保證檔案工作人員信息化、現代化的辦公條件。只有把這三者有力地結合起來，才能為檔案管理事業打下堅實的基礎。隨著科學技術的快速發展，各種電子設備更新換代的速度逐漸加快，醫院檔案管理部門也要及時淘汰老舊設備，確保設備可以正常運行，滿足檔案網絡化管理的需求。

3.2 注重培訓，加強人才隊伍建設。要實現互聯網+醫院檔案綜合管理，人才隊伍的建設是最基礎的問題也是最關鍵的問題。建議從以下三個方面入手，第一是杜絕醫院綜合檔案室成為醫院“養老所”。人事部門嚴格把關非專業的人才從事檔案管理工作，即使不是科班出身，也應有相應的專業知識。第二是加大專業人才的招聘力度，特別是年輕檔案管理人才，使之能夠快速的適應社會的高速發展，為醫院的綜合檔案管理跟上時代的步伐打下良好的基礎。第三是強化檔案管理人員的“互聯網+”思維。要實現醫院綜合檔案管理信息化、現代化，從事專門管理檔案工作的人員必須要有“互聯網+”的思維。醫院要加強檔案管理人員的培訓，豐富檔案管理員的工作經驗，多接觸時代前沿的事物，改變傳統檔案管理的理念和手段，跟上時代的步伐。

3.3 建章立制，明確檔案管理的職責。醫院檔案的管理需要一套完整有序的管理制度和規范，這是保障檔案管理工作順利進行的重要因素。如何建立一套適合醫院發展的制度和規范是目前醫院管理者應該思考的問題。各科室部門要根據自己部門的職責把相應的檔案資料收集齊全，方便綜合檔案管理人員進行整理歸檔。醫院可以把檔案管理按類別劃分，把各種不同的檔案分類型和等級歸納到一起，利用計算機技術把醫院綜合檔案做成詳細的列表，建立一套完整的檔案資源系統。綜合檔案的管理人員要注意實時收集和更新資料庫，把最新的檔案資料收納到資料庫中，防止重要文件資料的丟失。

3.4 未雨綢繆，做好信息安全防范。自進入互聯網時代以來，互聯網安全問題一直是最被關注的問題。醫院綜合檔案信息化、網絡化給醫院的管理工作帶來了諸多的便利不可否認，但其中帶來的負面影響也同樣不可忽視。醫院的綜合檔案信息都是一些醫院的重要的保密信息，一旦泄露后果不堪設想。所以筆者認為醫院要提高認識，加強網絡安全管理，并做好以下三點：第一是醫院計算機網絡部門要加強醫院綜合檔案室的監控，防止黑客、病毒入侵。第二是檔案管理工作者要做到保存一份備份一份，做道有備無患。第三是要做好檔案的加密工作和權限分配工作，提高的醫院綜合檔案的保密性。

“互聯網+”時代的來臨，對醫院綜合檔案管理工作既是機遇也是挑戰，醫院要抓住機遇，規避風險，制定出適合醫院自身發展的互聯網+醫院綜合檔案管理的新模式，才能更好地服務于醫院各項工作，推動醫療事業的發展。