如何提高工業園區檔案管理水平

劉德銘

摘 要：做好工業園區的檔案管理工作對于促進園區經濟的發展有著十分重要的作用。本文對工業園區檔案管理工作存在的問題進行了簡要分析，進而就如何提高工業園區檔案管理水平提出了一些可行性措施。希望能給工業園區檔案管理工作提供參考與借鑒。

關鍵詞：工業園區 檔案 管理水平 提高 策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）12（c）-0185-02

隨著改革開放和市場經濟發展的不斷深入，工業園區如雨后春筍大量的快速崛起。在工業園區的發展過程中，必然產生許多有價值的檔案信息資料。資料的載體是多種多樣的，主要是文字、圖片、聲像、實物以及電子信息等。檔案記錄了工業園區產生與發展的整個過程，形成了較高的參考價值。因此，有效地管理這些檔案信息，對于促進工業園區的健康持續發展發揮著至關重要的作用。但是就目前的工業園區檔案管理狀況來看，還存著在一些需要解決的問題。我們需要分析存在問題的原因，強化工業園區檔案管理水平，更好地促進工業園區的穩定與發展。

1 目前工業園區檔案管理工作中存在的問題

工業園區的發展離不開規范有效的管理，而工業園區的檔案室管理工作是促進工業園區發展的基礎性工作。搞好工業園區的檔案管理，可以提高園區在市場經濟發展中的競爭力，促進園區的健康發展。但是目前工業園區的檔案管理工作滯后于社會經濟的快速發展，檔案管理還處于低水平管理的層次，還存在著許多問題。

1.1 工業園區檔案管控機制不健全

隨著時代的發展，相關部門對于工業園區檔案管控工作有了進一步的重視，對于工業園區檔案管理的必要性有了更高的認識。但是從園區檔案管理工作的整體來看，管理者對于園區管控工作的關注度還不太高，所以在檔案管理方面的投入及檔案管理人員的配置上沒有得到高度重視。有的人認為園區檔案管理對于園區建設的作用不明顯，不能與直接產生經濟效益的工作相提并論，檔案管理工作做得再好也對經濟效益的提高產生影響不大。另外，盡管目前各個地區的工業園區的管控機構都采取了一定的措施，建立了檔案管控機制，但是目前仍然存在著管控機制不健全的現象，例如檔案的搜集機制、管理機制、運用機制各個方面，這些機制的不完善致使檔案的利用價值很難提升，檔案管理的基礎設施不健全，通常會發生遺失或者損壞的問題，檔案管理的作用無法得到有效發揮。

1.2 檔案管理工作者業務水平較低

目前，工業園區檔案管理者業務水平不高，檔案管理的專業性不高，檔案管控知識不足。他們缺少參加專業培訓的機會，這就致使工作目標不明確，工作效率不高，專業性不強的問題。另外，目前工業園區分管園區檔案管控的工作的部門和工作者，大都是采取被動服務的狀態，大多是坐等歸檔，不能全面的主動地發掘園區檔案中的相關資料，檔案信息的轉化與使用效率不高。

1.3 檔案管理的信息化程度不高

隨著信息技術的快速發展，人類社會已經進入網絡信息化時代，計算機技術被廣泛運用于社會生活的各個方面。工業園區的檔案管理依舊采取傳統的管理方式，落后的管控手段，難以適應現代化檔案管理的要求，具體表現為管理手段落后，缺少現代化管理設施，阻礙了園區檔案的管控與園區檔案的利用效率的提高。

2 提高工業園區檔案管理水平的策略

2.1 有效履行工業園區檔案管理機構的職能

一般認為工業園區的重點工作是把經濟搞上去，忽視檔案管理工作。因此一定要更新觀念，充分認識檔案管理工作對于促進經濟發展的重要意義。把檔案管理工作作為考核工業園區整體工作的重要內容。首先要對檔案管理工作加強領導，成立檔案管理領導組織，每個檔案工作人員要明確自身的職責，把檔案管理納入工業園區整體建設工作當中，檔案管理一定要與工業園區建設同步。此外，園區要加強檔案管理的硬件建設，建立檔案管理室，設置具有較高業務水平的檔案管理專職人員。要重視檔案管理人員的工作，通過良好的待遇與鼓勵措施保障檔案管理人員工作的穩定，表彰在檔案管理中表現出色的檔案管理人員，同時還要加強對檔案管理人員的業務培訓，提高檔案管理人員的業務水平。

2.2 加強對于園區檔案管理，提高檔案管理水平

一是工業園區應該加強檔案管理硬件設施的建設，建立綜合的檔案室，檔案工作人員要熟悉檔案管理規范，按規范管理檔案，要對檔案進行整理分類，做到檔案登記及時，按照類型規范的編排目錄，做到各類檔案臺帳齊全。二是要注重對檔案的二期開發利用，提高檔案利用價值。檔案管理人員要提高服務意識，主動積極地開展檔案服務活動，幫助園區企業或者個人發揮檔案的作用，更好地為園區及員工服務。在此基礎上，要建立完善園區檔案管理規范制度，如檔案的收集制度、保管制度、鑒定制度、保密制度及檔案的利用制度等。要建立檔案借閱臺帳，保障檔案外借與歸還。三是園區內的相關企業單位和園區管委會要重視檔案管理工作，完善檔案管理設施，配備檔案管理設備，并且制定檔案管理要求，確保檔案的有效利用與檔案安全。四是實施檔案移交制度。因為園區的檔案管理機構隸屬市檔案管理機構管理，在園區保管五年以上的檔案要向上級管理機構移交，任何單位和個人不得私自進行檔案保管，對于對檔案造成損壞及丟失的情況要按相關法律進行嚴格處理。

2.3 提高檔案管理人員的業務素質

檔案管理人員是園區檔案管理的主體，是決定檔案管理工作成敗的重要因素。因此，一定要致力于建設一支高素質的工業園區檔案管理團隊，要建設業務能力過硬的園區檔案管控人員，要做好如下幾個方面工作。

一是做好檔案管理人員的招聘工作，在招聘時要注重被招聘者的專業知識并且具有比較豐富檔案管理經驗的人才，嚴格把關，不放松要求；二是要加強對檔案管理者的培訓工作，建立與完善工業園區檔案管理者在崗培訓制度，可以采取多種形式對檔案管控者進行培訓，如利用講座、交流等形式進行專業知識的培訓及信息技術等內容的培訓，使檔案管控者不斷適應檔案管理的現代化要求；三是園區檔案管控者應該提高服務理念，瞄準市場發展的方向，使自己的管理理念與社會經濟發展的方向相一致，注重與相關的部門及機構進行合作，使園區檔案資源得到有效利用與開發。此外，工業園區檔案管理人員要在允許的情況下，對檔案的實際內容時行探究，以發現可以轉化為生產力或者具有潛在價值的信息，更好地為園區經濟發展服務。同時，管理人員要轉變觀念，把園區檔案服務只是面對特定的部門的狀態，變為更加開放的形式，變為可以為所有人服務，滿足全社會的要求，更周到的服務于社會。

2.4 優化管理模式，實現工業園區檔案管理的信息化

隨著計算機及網絡技術的不斷發達，信息化管理也成為檔案管理的重要主題。傳統的工業園區檔案管理一般采取紙質介體，形式單一，效率不高。因此，工業園區的檔案管理要由傳統低效的管理模式向計算機信息技術高效的管理模式轉變。這也對工業園區檔案管理工作提出了更高的要求，園區檔案管理機構必須創新管理模式，制定適合當代社會經濟發展的檔案管理形式與辦法，及早地實現檔案管理的信息化。檔案管理的信息化不僅是把傳統的人力管理方式變成電腦記錄，而應該依靠電腦與網絡加強管控的水平，實現檔案信息管理的網絡化，運用電腦與網絡構建高效的檔案信息管理平臺。例如實現信息搜集、歸納與編制索引等環節，都可以實現高效的信息化管理。再如信息化管理也可以應用到倉庫的管控與特殊檔案管理上。同時，要運用網絡信息技術提供信息化報務，讓相關人員都可以通過網絡搜索、查詢與運用檔案信息，發揮園區檔案的作用，提高運用效率，滿足園區企業及個人對于檔案的個性化需求。

3 結語

工業園區經濟發展離不開規范有效的管理，而要實現規范有效的管理就必須高度重視園區檔案管理工作。從領導到員工都應該明確檔案管理的意義與作用，要認真分析工業園區檔案管理存在的問題，通過建立園區檔案管理機構與制訂檔案管理制度，發揮園區檔案管理的作用，提高檔案管理水平，加速園區檔案管理的信息化，促進工業園區經濟的健康與快速的發展。

參考文獻

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