淺析施工企業(yè)合同管理信息化建設(shè)

曹宇

摘 要：隨著建筑行業(yè)競爭日趨激烈、政府監(jiān)管更加嚴(yán)格，建筑行業(yè)已進(jìn)入微利時代，施工企業(yè)原有的粗放型管理模式，已不能滿足企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展的需要。信息化建設(shè)為實(shí)現(xiàn)施工企業(yè)的集約化和精細(xì)化管理提供了平臺。同時國家全面推進(jìn)依法治國，全民法律思維和法治意識得到了快速提升，合法經(jīng)營、合規(guī)管理成為施工企業(yè)發(fā)展的內(nèi)生需要，進(jìn)一步規(guī)范和提升施工企業(yè)的合同管控水平成為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的必然選擇。

關(guān)鍵詞：施工企業(yè) 合同管理 信息化建設(shè)

中圖分類號：TU72 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）01（c）-0119-02

1 建筑行業(yè)企業(yè)合同管理信息化工作的現(xiàn)狀

目前建筑行業(yè)信息化建設(shè)總體上尚處于起步階段，信息化建設(shè)程度在行業(yè)內(nèi)部各公司之間進(jìn)展不盡相同，尚未形成行業(yè)內(nèi)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。施工企業(yè)信息化建設(shè)的地區(qū)差異較大，經(jīng)濟(jì)發(fā)展較快的東部地區(qū)和沿海地區(qū)，施工企業(yè)對信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識較早、信息化建設(shè)啟動較早、信息化建設(shè)水平較之中西部地區(qū)也相對較高。施工企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)模塊的信息化建設(shè)進(jìn)度也不盡相同。財務(wù)板塊的信息化建設(shè)一般起步較早，相對來說比較成熟。主要原因有兩點(diǎn)：一是財務(wù)管理工作有統(tǒng)一的會計準(zhǔn)則作為標(biāo)準(zhǔn)，財務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化為財務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)提供了基礎(chǔ)保證。二是金融機(jī)構(gòu)特別是銀行系統(tǒng)的信息化建設(shè)已相對成熟完備，為施工企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)的信息化建設(shè)提供了外部動力。合同管理信息化作為施工企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，其建設(shè)狀況與企業(yè)本身信息化建設(shè)的進(jìn)展情況大致相同。

2 施工企業(yè)開展合同管理信息化工作的意義

2.1 規(guī)范企業(yè)管理的需要

信息化建設(shè)是施工企業(yè)轉(zhuǎn)型升級的必經(jīng)之路，也是推進(jìn)企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新和制度創(chuàng)新的有效手段，是企業(yè)獲得競爭優(yōu)勢的最佳選擇和必由之路。通過信息化建設(shè)能夠提升企業(yè)的核心競爭力、保持企業(yè)競爭優(yōu)勢，提升企業(yè)綜合管理能力和水平，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。合同管理信息化作為施工企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，通過規(guī)范管理、再造流程、優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，有利于推動合同管控管理能力提升，有效防范各類合同風(fēng)險。

2.2 提升企業(yè)管理效率的需要

合同是企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為的基礎(chǔ)，企業(yè)對外發(fā)生的經(jīng)濟(jì)關(guān)系均以合同為支撐。合同管理的規(guī)范化是防范企業(yè)風(fēng)險的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。施工企業(yè)分散的工作特質(zhì)，對規(guī)范企業(yè)合同管理帶來了先天性的不足。通過信息化手段能有效解決合同管理空間上的難題。工程項目部作為施工企業(yè)最基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)單位，其需要簽訂大量的經(jīng)濟(jì)合同。根據(jù)企業(yè)合同管理權(quán)限的劃分，項目部簽訂的大部分合同需向公司機(jī)關(guān)申報和審批。通過信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程辦公，避免了業(yè)務(wù)人員頻繁異地往來和對合同文本進(jìn)行郵寄，節(jié)約了時間、提高了效率。合同管理信息化能夠?qū)⑵髽I(yè)合同管理人員從簡單的臺賬登記、合同收集和整理等基礎(chǔ)的合同管理工作中解放出來，合同管理人員能將有限的精力投入到合同管理工作中。

2.3 防范合同履約風(fēng)險的需要

合同管理是一個動態(tài)監(jiān)控的過程。合同風(fēng)險防控應(yīng)貫穿于合同管理的全過程。從施工企業(yè)管理的現(xiàn)狀來看，合同管理僅僅只能抓住合同文本的審核關(guān)。由于施工企業(yè)分散性、項目部具備豐富合同管理知識和經(jīng)驗的管理人員缺乏，合同履行過程監(jiān)控依賴于合同具體執(zhí)行人個人的經(jīng)驗，缺乏一套行之有效的管控體系，難以有效管控。通過信息化手段能夠通過規(guī)范管理、流程管控、遠(yuǎn)程監(jiān)管等措施，使企業(yè)合同管理人員及時發(fā)現(xiàn)合同履約風(fēng)險，有效彌補(bǔ)合同過程監(jiān)控的短板。

3 如何推進(jìn)合同管理信息化

合同管理信息化建設(shè)是系統(tǒng)性工程，涉及企業(yè)管理理念的變革、工作流程的再造、企業(yè)資源的整合和員工思想的轉(zhuǎn)變。由于上述原因，信息化建設(shè)難以一步到位，必須分步實(shí)施。

3.1 轉(zhuǎn)變企業(yè)全體員工的意識

合同管理信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)性工程、一把手工程。推進(jìn)信息化最大的難點(diǎn)在于員工思想的轉(zhuǎn)變，特別是企業(yè)經(jīng)理層思想的轉(zhuǎn)變。

信息化建設(shè)對于施工企業(yè)而言，是痛苦的進(jìn)程。信息化建設(shè)對建筑施工這樣的傳統(tǒng)行業(yè)造成的思想觀念革新和傳統(tǒng)工作方式的轉(zhuǎn)變是巨大的，需要改變固有的工作習(xí)慣，面對來自企業(yè)內(nèi)部的阻力。企業(yè)管理層要樹立高管的信息化管理意識，信息化建設(shè)需要企業(yè)高層的認(rèn)同與推動。公司管理層應(yīng)具有開拓創(chuàng)新、破釜沉舟的勇氣，以及統(tǒng)帥全局的執(zhí)行力。對于普通員工來說，信息化改變了原有的工作方式和習(xí)慣，需要員工的理解與認(rèn)同。特別是信息化管理系統(tǒng)建設(shè)初期，經(jīng)常會出現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)計不完善、不穩(wěn)定和數(shù)據(jù)錄入量大等問題，企業(yè)員工容易出現(xiàn)消極、懈怠，甚至抵觸的情緒。信息化建設(shè)的難點(diǎn)不在于技術(shù)，而在于管理。這就需要加大對信息化重要性和必要性的宣傳力度，使得企業(yè)高管層領(lǐng)導(dǎo)帶頭營造信息化建設(shè)與應(yīng)用的良好氛圍，鼓勵信息化的建設(shè)者、使用者，全面推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程，幫助企業(yè)度過了企業(yè)信息化建設(shè)的陣痛期。通過信息化來提高企業(yè)法律風(fēng)險防范能力和核心競爭力，創(chuàng)新升級，保持企業(yè)的競爭優(yōu)勢。

3.2 構(gòu)建統(tǒng)一的合同信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

一是要制定企業(yè)信息化建設(shè)總目標(biāo)，設(shè)定企業(yè)信息化建設(shè)的總體方案。企業(yè)信息化建設(shè)要堅持總體規(guī)劃、系統(tǒng)設(shè)計、分步實(shí)施的原則。分階段逐步實(shí)現(xiàn)管理信息的高度共享，提高企業(yè)管理的現(xiàn)代化和信息化水平，明確每個業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。通過明確的責(zé)任目標(biāo)，為合同管理系統(tǒng)的搭建制定標(biāo)準(zhǔn)。合同信息管理子系統(tǒng)的建設(shè)必須要實(shí)現(xiàn)合同管理的全過程管理。合同管理系統(tǒng)的建設(shè)不能僅僅滿足于合同簽訂審批流程的設(shè)定，其應(yīng)該是涵蓋合同簽訂主體識別審查、合同訂立審批、合同履行過程監(jiān)控、合同結(jié)算、合同履行評價和合同統(tǒng)計分析的全過程合同管理的綜合性系統(tǒng)。這也是破解建筑業(yè)企業(yè)地域分散、管理人員合同管理意識不足等的重要措施。

二是要制定統(tǒng)一的企業(yè)基礎(chǔ)信息平臺。信息化建設(shè)缺乏頂層設(shè)計、統(tǒng)一的系統(tǒng)接口和涵蓋企業(yè)項目、人員、設(shè)備和物資等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編碼標(biāo)準(zhǔn)，由各業(yè)務(wù)部門自行實(shí)施，最易造成技術(shù)壁壘和信息孤島。合同管理系統(tǒng)是一個綜合性管理系統(tǒng)，其有別于向物資管理、設(shè)備管理、成本管理和人力資源等業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。由于企業(yè)對外開展各類經(jīng)濟(jì)合同均是通過合同為載體。合同管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)是要滿足所有專業(yè)對外合同簽訂的需要，合同管理系統(tǒng)要做到與其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效融合。構(gòu)建統(tǒng)一的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺實(shí)現(xiàn)合同管理系統(tǒng)管控目的。

3.3 實(shí)現(xiàn)對企業(yè)現(xiàn)有工作制度和流程再造

合同管理信息化建設(shè)通過推動企業(yè)流程重組，促進(jìn)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化。可使企業(yè)信息即時化、管控高效化、管理最優(yōu)化、決策科學(xué)化，降低管理成本，從而提高企業(yè)快速反應(yīng)能力。信息化建設(shè)要求通過對現(xiàn)有工作的流程化和表單化，以實(shí)現(xiàn)合同管理的規(guī)范化，最終實(shí)現(xiàn)合同管理工作的可量化。這就要求我們必須對現(xiàn)有的規(guī)章制度和管理流程進(jìn)行有效的梳理，完善合同管理工作的各個環(huán)節(jié)的流程、明確指標(biāo)和管控措施，為合同管理信息化工作明確目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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